Was ist ein Beleg?
Ein Beleg bezeichnet grundsätzlich einen Nachweis für eine Ein- oder Ausgangsrechnung, bzw. ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsfall enthält. Der Begriff ist ein Überbegriff und bezieht sich auch auf Quittungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons und andere geschäftliche Handlungen, die finanzielle Auswirkungen haben und daher in der Buchhaltung dokumentiert werden müssen. In der Buchführung sind Belege somit unerlässlich und es darf keine Buchung ohne Beleg durchgeführt werden. Zusätzlich fallen Belge unter die Aufbewahrungspflicht und müssen in Österreich mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.
Außerdem wird zwischen Fremd- und Eigenbelegen bzw. externen und internen Belegen unterschieden.
Fremdbelege/ Externe Belege
Hierunter fallen alle Dokumente mit Kosten bzw. Gutschriften, welche von anderen Unternehmen bzw. Lieferanten an uns gestellt werden.
Zu den externen Belegen gehören beispielsweise:
- Eingangsrechnungen
- Quittungen
- Schecks
- Handelsbriefe
- Eingangsgutschriften
- Bankbelege
- Postbelege
Eigenbelege/ Interne Belege
Damit sind Ausgangsrechnungen gemeint, also die Belege bzw. Geschäftsdokumente, die das Unternehmen selbst ausstellt.
Darunter fallen:
- Entnahmebelege
- Gehaltslisten
- Ausgangsrechnungen
- Ausgangsgutschriften
- Nachweise über Retouren und Umbuchungen
Zudem kann beim Verlust eines Beleges ein spezieller Eigenbeleg erstellt werden. Dieser ist jedoch an besondere Anforderungen gebunden, damit dieser Steuerrechtlich gültig ist.
Belege bei InformerOnline
In unserer online Buchhaltung können Belege über unsere App oder Chatbot ganz einfach fotografiert & hochgeladen werden. Mit der Zusatzfunktion OCR, werden Daten wie Rechnungsnummer usw. auch automatisch von unserem Erkennungsroboter erfasst und durch Robotic Accounting verarbeitet und verbucht. Der Beleg wird anschließend automatisch gespeichert und ist jederzeit abrufbar. So sparst du nicht nur Zeit und Archivierungskosten, sondern hilfst auch der Umwelt!
