Management von Remote-Teams in Zeiten des Coronavirus (home-office)

In Zeiten des Coronavirus setzen viele Unternehmen auf home-office. Aber wie führt man sein Team richtig, wenn alle von zuhause arbeiten?

Hier kann man viel von digitalen Unternehmen lernen, die schon seit langem teilweise oder komplett in der Cloud zusammenarbeiten. InformerOnline setzt zum Beispiel seit dem Bestehen des Unternehmens auf Teleworking mit Mitarbeitern die sich in den verschiedensten Regionen von Europa befinden. Das Management von Informer hat es dank dieser Erfahrungen geschafft ein System aufzustellen mit dem sich Teams ganz einfach managen lassen, auch wenn diese sich im home-office befinden. Diese Erfahrung ermöglicht es Informer binnen weniger Stunden den kompletten Betrieb auf effizientes home office umzustellen und weiterhin funktionsfähig zu bleiben.

Wir bei Informer haben uns gänzlich dem Dienste von Unternehmern/innen verschrieben. Daher geben wir dir nützliche Tipps wie Teams effizient über home-office gemanagt werden können.

  1. Einfühlvermögen und Kommunikation mit deinen Mitarbeitern

Wenn Mitarbeiter/innen aufgrund des Coronavirus von zuhause arbeiten ist es nicht mehr so einfach sich ein Bild davon zu machen wie es jedem geht und welche die Bedürfnisse jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat.

Es fallen hier die gewohnten persönlichen Gespräche während der Mittagspause oder in der Teeküche weg. Man hat nicht mehr so ein gutes Gefühl für die Stimmung im Team und für die Anliegen jedes einzelnen Teammitglieds.

Aus diesem Grund empfehlen wir einen regen Austausch mit jedem einzelnen Mitarbeiter über Telefon oder Video-Konferenzen zu pflegen. Frage deine Mitarbeiter stets wie es läuft und wie es ihnen geht. Falls diese Hilfe benötigen oder aus irgendeinem Grund Schwierigkeiten haben, bleibe einfühlsam und biete ihnen wo möglich Unterstützung.

Eine bewährte Methode dies zu erreichen ist der so genannte „Coffee-Chat„. Hier wird einmal am Tag bis zu einer Stunde dafür reserviert um einen Gruppenanruf zur Kaffee-Zeit zu tätigen. Dieser bietet die Möglichkeit eines offenen Gesprächs in der Gruppe und im Team. Hier können sowohl geschäftliche Themen aber auch private Anliegen besprochen und diskutiert werden. Dies schafft eine positive Gruppendynamic und gibt auch jedem die Möglichkeit sich offen auszudrücken.

Um den konstanten Austausch mit Mitarbeitern zu erleichtern ist es an dieser Stelle auch empfehlenswert einen online chat für das gesamte Team einzurichten. Ein hilfreiches Tool hierfür ist beispielsweise der messaging anbieter Slack. Hier ist es auch sehr gut für die Gruppendynamic im Team, wenn sich jeder in der Früh mit einem “Guten Morgen” anmeldet und sich genauso am Abend bei Dienstschluss wieder abmeldet. Dies hilft auch den Managern ein besseres Bild darüber zu bekommen wann jemand gerade arbeitet und somit verfügbar ist.

  1. Kläre die Vorgangsweise und schaffe Prioritäten

In Zeiten einer Krise wie der des Coronavirus werden sich die meisten Unternehmen an die neue Situation anpassen müssen. Hier kann sich die Ausrichtung und der Focus dramatisch ändern. Als Hauptziel gilt es oft die Liquidität und profitabelsten Sparten des Unternehmens zu sichern.

Sorge dafür, dass alle Mitarbeiter/innen darüber informiert werden wie weiter vorgegangen wird und gib klare Anweisungen um die Arbeitseffizienz so hoch wie möglich zu halten.

Da es zu Beginn einer Krise auch öfters spezifische Maßnahmen gibt die vorrangig durchgeführt und abgearbeitet werden müssen ist es empfehlenswert wenn mit jedem Mitarbeiter ein kurzes Telefonat zu Beginn der Woche oder des Arbeitstages stattfindet. Nutze dieses Gespräch um zu besprechen welche Themen priorisiert bearbeitet werden müssen.

Es ist auch empfehlenswert eine online To-Do Liste zu erstellen auf die jeder zugreifen kann und auf die jeder Einblick hat. Ein ideales Tool für diesen Zweck ist beispielsweise “Trello.com”.

Ein sehr gutes Tool, das sowohl Managern als auch Mitarbeitern Klarheit darüber schafft, was im home-office erreicht wurde und zukünftig erledigt werden muss, ist das ABCD Modell:

  • A (Achieved): Hier wird vonseiten des Mitarbeiters aufgelistet was erledigt und erreicht worden ist. Zum Beispiel könnte es sich hierbei darum handeln, dass ein Mitarbeiter einen Anruf bei einem Kunden getätigt hat.
  • B (Benefits): Hier wird angeführt was das Erreichte für das Unternehmen bewirkt hat. Wie hat das Unternehmen dadurch profitiert? Wurden z.B. neue Kunden gewonnen?
  • C (Concerns): Unter diesem Punkt werden Sorgen und Fragen vonseiten des Mitarbeiters aufgelistet.
  • D (Do Next): Hier führt ein jeder Mitarbeiter an was er als nächstes tun wird. Welche sind die nächsten Schritte?

Alle Punkte des ABCD Modells werden von jedem Mitarbeiter einmal pro Woche auf einem Blatt Papier ausgefüllt und an den personalverantwortlichen Manager gesendet. Dieser wird sich die Modelle seiner Mitarbeiter durchlesen und vor allem wegen dem Punkt C (Concerns) telefonisch bei dem entsprechenden Mitarbeitern melden um allfällige Sorgen und Fragen zu klären.

  1. Hilfe beim Selbstmanagement

Arbeiten im home-office stellt für viele Mitarbeiter/innen eine komplett neue Situation dar. Es herrschen zuhause unglaublich viele Faktoren die einen von der Arbeit ablenken können. Sei es der Postbote, die spielenden Kinder, die Waschmaschine oder das Haustier. Um möglichst produktiv zu bleiben solltest du versuchen deinen Mitarbeitern/innen ein paar klare Strukturen vorzugeben. Neben den oben bereits erwähnten Tools wie dem morgendlichen Telefonanruf zur Klärung der Arbeitsaufgaben wäre es auch hilfreich klare Uhrzeiten der Mittagspause und der allgemeinen Arbeitszeiten zu vereinbaren.

  1. Schenke deinen Mitarbeitern/innen Vertrauen

Es ist vollkommen verständlich, dass manch ein Manager in Zeiten des Coronavirus besorgt um die möglichen wirtschaftlichen Folgen für dessen Unternehmen ist. Er möchte vermutlich sichergehen, dass jeder Mitarbeiter auch alles daran setzt von zuhause aus so produktiv wie möglich zu sein. Dies gelingt allerdings am ehesten wenn man seinen Mitarbeitern Vertrauen schenkt. Durch die Umsetzung und Einhaltung der oben erwähnten Strukturen und Kommunikationswege hat das Management gleich einen viel besseren Überblick über die Arbeitstätigkeit und Gruppendynamic aller Mitarbeiter. Es ist jedoch unerlässlich, dass man nicht übermäßig kontrolliert sonder mehr auf Vertrauen aufbaut und die nötigen Strukturen und den nötigen Austausch sicherstellt.

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