Rechnungen stellen als FreiberuflerIn: Das sind die Regelungen

Hilfreiche Tipps und Anweisungen zur Rechnungsstellung

Als FreiberuflerIn hast du viele Freiheiten, die ein Angestellter nicht hat. Diese Freiheit bringt aber auch mit sich, dass du dich selbst organisieren musst. Das Schreiben und Versenden von Rechnungen sind für Freiberufler und Selbstständige alltäglich. Diese sind mit genauen Bestimmungen vom Finanzamt verbunden, denn als FreiberuflerIn musst du nicht nur Rechnungen stellen, um dein Honorar zu erhalten, sondern auch, um deine Einnahmen gegenüber dem Finanzamt belegen zu können.

Gerade am Anfang, können beim Erstellen von Rechnungen Fehler auftreten – Die Vorlagen müssen jedoch von Anfang an sitzen. Damit du auf der sicheren Seite bist, zeigen wir dir in diesem Blog alles, was du wissen musst.

Welche Angaben dürfen nicht fehlen?

Für deine Buchhaltung ist es sehr wichtig, dass deine Rechnungen vollständig sind. Diese Punkte müssen enthalten sein:

 

  • Deine Adresse und deine Steuernummer
  • Der Name und die vollständige Adresse des Empfängers
  • Die Rechnungsnummer (als fortlaufende Nummer*)
  • Art der erbrachten Leistung
  • Die Anzahl der Stunden (falls zutreffend)
  • Das Lieferdatum der erbrachten Leistung
  • Das Stundenhonorar (falls zutreffend)
  • Das Nettohonorar
  • Die Steuer:
    • Die Umsatzsteuer (wenn du umsatzsteuerpflichtig bist**)
    • Sonstige Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind.
  • Das Bruttohonorar
  • Das Zahlungsziel
  • Das Datum der Rechnungsstellung und deine Unterschrift

* Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Das heißt, dass deine erste Rechnung im Jahr zum Beispiel das Präfix 00001 hat und die zweite 00002. Durch diese Regelung können Rechnungen besser nachverfolgt werden. Dies ist besonders bei einer möglichen Steuerprüfung wichtig. Das Präfix kannst du frei wählen. Es muss nur nachvollziehbar sein.

** Fehlen die Angaben über die Umsatzsteuer, kann der Empfänger nur den Nettobetrag zahlen, oder muss eine neue, berichtigte Rechnung anfragen. Ist der Rechnungsempfänger nämlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird dieser ganz besonders darauf achten, dass die Angaben über die im Bruttobetrag enthaltende Umsatzsteuer richtig angeführt sind.

Die Fallhöhen der Rechnungsstellung

  1. Du musst deine Rechnung spätestens sechs Monate nach dem Lieferungsdatum ausstellen. Nach diesem Zeitraum gilt die Rechnung als verjährt und der Empfänger ist nicht mehr verpflichtet diese zu zahlen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass du den Überblick über deine Rechnungen behältst.
  2. Auch wenn du Angaben auf der Rechnung vergisst, gilt diese als ungültig und der Empfänger ist nicht verpflichtet zu zahlen. Außerdem wirken unvollständige Rechnungen sehr unprofessionell, weshalb ein einheitliches Rechnungsdesign sehr wichtig ist. In einem Buchhaltungsprogramm kannst du ganz leicht eine Rechnungsvorlage erstellen. Somit bist du immer auf der richtigen Seite und kannst Rechnungen per Mausklick erstellen und versenden.
  3. Deine Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet, dass du deine Rechnungen aufbewahren musst. In Österreich für 7, und in Deutschland für 10 Jahre. Aufbewahren kannst du diese in Papierform, oder elektronisch. Ein Buchhaltungsprogramm erspart dir hier sehr viel Zeit und Aufwand, denn hier werden deine Rechnungen automatisch in der Cloud gespeichert.

Rechnungen in Papierform vs. In elektronischer Form

Wie du in diesem Blog entnehmen konntest, musst du als FreiberuflerIn viele Regelungen beachten, ohne die die Rechnungsstellung nicht erfolgreich ablaufen kann. Deshalb ist es sehr wichtig, dass du dir eine Rechnungsvorlage erstellst und deine Zahlungsströme verfolgst. Somit gehst du sicher, dass deine Rechnungen immer alle Angaben enthalten. Außerdem ist es wichtig, dass du immer den Überblick behältst, um nachvollziehen zu können, ob du deine Rechnung bereits versendet hast und ob diese schon bezahlt wurde.

Versendest du nur Rechnungen in Papierform, musst du Material- und Versandkosten berücksichtigen. Obendrein ist diese Methode nicht umweltfreundlich.

Versendest du Rechnungen in elektronischer Form kannst du Material- und Versandkosten sparen. Die weiteren Vorzüge stellen wir dir im nächsten Abschnitt vor.

Rechnungsstellung mit InformerOnline

Mit dem Buchhaltungsprogramm von informerOnline, kannst du sogar einstellen, dass deine Rechnungen automatisch für dich erstellt werden. Außerdem werden empfangene Zahlungen automatisch registriert. Somit siehst du auch in deiner Übersicht, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. In diesem Fall kannst du mit einem Mausklick eine Zahlungserinnerung versenden. Auf diese Art der Rechnungsstellung behältst du immer den Überblick, bist automatisch Regelkonform und sparst dir deshalb viel Zeit und Sorgen. Außerdem ist InformerOnline eine umweltfreundliche Variante, die obendrein auch noch sehr leicht erschwinglich ist.

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