Worauf musst du bei einem Buchhaltungsprogramm achten?

Die 10 wichtigsten Punkte

Du bist UnternehmerIn und möchtest deine Buchhaltung selbst erledigen und dabei Geld sparen? Dann ist ein Buchhaltungsprogramm genau das Richtige für dich! Doch wie wählst du unter den vielen Anbietern? In diesem Blog zeigen wir dir, worauf du bei deiner Suche achten musst.

Was ist wichtig in einem Buchhaltungsprogramm?

Buchhaltungsprogrammen sind heutzutage mit den neusten Technologien ausgestattet. Viele der Features automatisieren Prozesse für dich, für die du sonst viel Zeit brauchen würdest. Doch nicht jedes Feature ist für dich von Bedeutung. Deshalb ist es wichtig, ein Programm zu findet, dass auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Im Folgenden zeigen wir dir, worauf du achten musst.

1. Automatisierung alltäglicher Aufgaben

Ein Sammelbegriff, der häufig für die Automatisierung in der Buchhaltung verwendet wird, ist Robotic Accounting. Je mehr Roboter für die Automatisierung sorgen, desto weniger musst du selbst erledigen, und darum geht es letztendlich. Aufgaben die dir abgenommen werden sind z.B. das Laden, Erkennen und Verarbeiten von Rechnungen, aber auch die Verknüpfung und Verarbeitung von Banktransaktionen. All diese kleinen Dinge, die wirklich getan werden müssen, um eine ordnungsgemäße Online-Buchhaltung durchzuführen. Je besser dies in einem Buchhaltungsprogramm geregelt ist, desto mehr Zeit sparst du tatsächlich.

Hier erfährst du mehr über Robotic Accounting

2. Online-Rechnungsstellung

Einer der elementarsten und alltäglichsten Dinge des Unternehmertums ist das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Versendest du keine Rechnungen, erhältst du kein Geld. Daher ist es wichtig, die Abrechnungsmöglichkeiten in einem Buchhaltungsprogramm beim Vergleich richtig zu bewerten. Die folgenden Punkte sind wichtig:

  1. Online-Rechnungen können direkt an Kunden gesendet werden.
  2. Die Zahlungsbedingungen können sich nach deinen Wünschen ändern.
  3. Verschiedene Zahlungsoptionen können hinzugefügt werden.
  4. Rechnungsstellung über Peppol möglich (der Standard für die Rechnungsstellung an die Regierung).
  5. Rechnungen im eigenen Corporate Design gestalten.
  6. Die Rechnungen müssen alle Rechnungsanforderungen erfüllen.

Hier erfährst du mehr über die Rechnungsstellung

3. Bequeme direkte Verknüpfungen

Um so effizient wie möglich arbeiten zu können, laufen die meisten Prozesse online ab. Hierfür werden viele verschiedene Apps und Tools verwendet. Hier ist es natürlich praktisch, wenn du Apps, die für deine Buchhaltung relevant sind, mit deiner Buchhaltung verknüpfen kannst. Hierdurch können viele Schritte gespart werden.

Diese Verknüpfungen sind besonders praktisch:

  • Banken
  • Zahlungsanbieter
  • Inkassobüros
  • Tools zur Gehaltsabrechnung
  • Tools zur Reiseregistrierung
  • POS-Systeme
  • Berichterstattungssoftware
  • Tools zur Zeiterfassung.

4. Klare Finanzübersicht

Wenn du deine Buchhaltung selbst führst, kannst du dir eine gute Finanzübersicht zum Vorteil machen. Deshalb ist es wichtig, dass dein Buchhaltungsprogramm dir diese Übersicht auf einen Blick bietet. Natürlich kann man in Excel auch selbst Übersichten erstellen, aber da passiert schnell ein Fehler. In einen guten Buchhaltungsprogramm wird deine Finanzstatus mit jeder Zahlung aktualisiert. Dies ist wiederum am besten möglich, wenn du deine Bankapps verknüpfen und deinen Rechnungsverkehr automatisieren kannst. Dann wird dir dein Echtzeit-Status auf deinem Dashboard angezeigt.

5. Mahnwesen

Wahrscheinlich hast du schon einmal erlebt, dass ein Kunde eine Rechnung aus welchen Gründen auch immer nicht bezahlt. Erst einmal ist es dann wichtig, dass dein Programm dies bemerkt und dir zeigt, dass die Frist abgelaufen ist. Gute Buchhaltungsprogramme haben auch ein Mahnwesen. Das heißt du kannst deinem Kunden jetzt eine Zahlungserinnerung senden und hoffen, dass die Zahlung bald eintrifft, damit diese automatisch verrechnet werden kann. Achte also darauf, dass dein Programm ein effizientes Mahnwesen hat.

6. Steuerberater integrieren

Wo es früher üblich war, als Freiberufler oder KMU die Buchhaltung komplett von einem externen Buchhalter erledigen zu lassen, gibt es heute eine neue Art der Zusammenarbeit mit einem Finanzdienstleister. Als UnternehmerIn führst du die Buchhaltung selbst und dein Steuerberater dient lediglich der Kontrolle und Beratung. Damit das möglich ist, ist es wichtig, dass dein Berater Zugang zu deinen Daten hat. Idealerweise hat gibt dein Programm also deinen Berater kostenlosen Zugang, damit ihr online Zusammenarbeiten könnt.

Hier erfährst du mehr über die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

7. Gütezeichen und Auszeichnungen

Um die Sicherheit und Zuverlässigkeit deiner Daten zu gewährleisten, sind Buchhaltungsprogramme mit Gütezeichen zertifiziert. In der Welt der Buchhaltung ist beispielsweise das Trustmark Reliable Bookkeeping ein Zeichen für Zuverlässigkeit. Achte also darauf, dass dein Programm auf jeden Fall ein solches Gütesiegel trägt.

8. Preis

Der Preis ist wahrscheinlich das Erste, das vielen auffällt, wenn sie ein Buchhaltungsprogramm vergleichen. Es ist hier besonders wichtig, dass du genau vergleichst, was du wo für dein Geld bekommst. Es gibt sicherlich Programme, die bekannter sind, weil sie mehr in Werbung investieren. Das heißt aber nicht, dass sie die Besten sind, geschweige denn die Preiswertesten. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Pakete unbedingt.

Hier hast du eine Übersicht über unsere Preise und Pakete

9. Eignung für dein Unternehmen

Jedes Unternehmen ist anders und hat unterschiedliche Ansprüche. Dies wirkt sich auch auf die Buchhaltung aus. Sehr offensichtlich wird dies, wenn es um Rechnungen geht. Der Rechnungsprozess ist einer der wichtigsten und aufwendigsten Prozesse der Buchhaltung. Stellst und erhältst du also relativ wenige Rechnungen, braucht du wahrscheinlich auch nur ein kleineres Buchhaltungspaket. Wenn das ganze bei dir komplexer wird, brauchst du schon eine größere und umfangreichere Software.

10. Nachhaltige Rechnungslegung

An Nachhaltigkeit kommt man heutzutage nicht mehr vorbei. Unternehmerische Nachhaltigkeit kann einen sehr großen Beitrag leisten. Mit einem Buchhaltungsprogramm hilfst du schon einmal dabei Papier zu sparen! Schau‘ dir jetzt an, welche anderen Option dein Buchhaltungsprogramm dir bietet, um die Umwelt gemeinsam zu schützen.

Hier findest du all unsere Funktionen

Wir hoffen, dass dir dieser Blog auf der Suche nach dem perfekten Buchhaltungsprogramm weiter geholfen hat! Schau gerne mal bei unseren Angeboten vorbei 🙂