Die digitale Buchhaltung – 4 Schritte zur papierlosen Buchführung!
Eine manuelle Buchhaltung mit Aktenordnern gefüllt mit Papierrechnungen und Belegen ist schon lange nicht mehr aktuell. Diese Arbeitsweise ist nicht nur umweltschädlich, sondern bedeutet auch noch zusätzlichen Aufwand. Eine digitale Buchhaltung spart dir viel Zeit, denn es müssen keine Unterlagen mehr abgetippt, geordert oder gesucht werden. In diesem Blog zeigen wir dir, wie du in 4 Schritten auf eine papierlose Buchführung umsteigen kannst.
Weshalb eine digitale Buchhaltung?
Durch eine digitale Buchhaltung können Unternehmen ihre Buchführung deutlich effizienter gestalten und Ressourcen einsparen. Natürlich braucht es auch Zeit, Rechnungen, die in Papierform empfangen werden einzuscannen, oder abzufotografieren, dennoch ist dieser Zeitaufwand sehr viel geringer als bei der manuellen Buchhaltung. Werden alle, für die Buchhaltung relevanten, Unterlagen digital gespeichert, können diese auch digital verwaltet und geordnet werden. Somit sparst du dir viel Zeit, falls einmal Unterlagen gesucht werden. Außerdem sind alle deine Unterlagen vor Umwelteinflüssen wie Wasserschäden etc. geschützt.
Hast du ein Buchhaltungsprogramm, musst du nur mehr ein Foto von deinen Unterlagen machen und kannst dieses per App oder am Laptop hochladen. Alle Unterlagen werden chronologisch für dich gespeichert. Durch Robotic Accounting können Rechnungsinformationen sogar automatisch ausgelesen werden, damit du diese nicht mehr manuell abtippen musst.
Dies sind nur ein paar Beispiele deiner Vorteile. Wenn du mehr erfahren möchtest, erfährst du hier mehr.
1. Schritt: Eröffne ein digitales Geschäftskonto
Zunächst einmal ist es wichtig, dass du ein digitales Geschäftskonto einrichtest, auf dem alle deine Geldflüsse ein und aus gehen. Dies ist der erste Schritt, um deinen gesamten Zahlungsverkehr zu digitalisieren. Je nach Geschäftsform gibt es hier unterschiedliche Geschäftskonten. Um deine Finanzen besser zu ordnen, macht es oftmals Sinn, mehr als ein Geschäftskonto zu führen.
Ist dein Zahlungsverkehr digitalisiert, kannst du deine Konten mit deinem Buchhaltungsprogramm koppeln, damit alle deine Transaktion automatisch im Programm vermerkt werden. Dadurch behältst du immer den Überblick über deine Geldflüsse und kannst deine Finanzen besser planen. Außerdem musst du keine Kontoauszüge mehr ausdrucken.
2. Schritt: Belege und Quittungen digitalisieren
Natürlich bedeutet der Wechsel auf eine digitale Buchhaltung erst einmal einen Arbeitsaufwand. Dieser Aufwand kann abschreckend sein, weshalb viele erst gar nicht anfangen. Dennoch ist es wichtig sich vor Augen zu führen, dass eine digitale Buchhaltung für einen langfristigen Erfolg die weitaus bessere Lösung ist. Digitale Lösungen für deine Buchhaltung werden immer effizienter und kaum ein erfolgreiches, großes Unternehmen kommt ohne aus.
Im zweiten Schritt fängt nun also die Umstellung an. Alle Quittungen und Belege, die für deine Buchhaltung relevant sind, werden abfotografiert oder eingescannt und digital oder in einem Buchhaltungsprogramm gespeichert. Ist dieser Schritt vollendet, kannst du loslegen und alle deine Unterlagen nur mehr digital verwalten. Du wirst sehen, wie praktisch das ist!
3. Schritt: Vorteile der digitalen Buchhaltung für dich nutzen
Hast du alle deine Unterlagen und notwenigen Daten in einem Buchhaltungsprogramm wie InformerOnline eingespeichert, kannst du von vielen praktischen Features Gebrauch machen. Jetzt macht die digitale Buchhaltung erst richtig Spaß. Hast du deine ersten Angebote und Rechnungen digital erstellt, kann das Programm von dir lernen und in Zukunft automatisch Rechnungen, Angebote und Mahnungen aussenden, wenn du das möchtest. Du siehst also, dass du eine Menge Zeit sparen kannst. Außerdem wird die Fehlerquote deutlich verringert, da du nichts mehr manuell eintippen musst.
Durch das integrierte Mahnwesen wirst du außerdem automatisch darauf hingewiesen, wenn ein Zahlungseingang noch aussteht. Das gleiche gilt natürlich auch für Rechnungen, die du noch Zahlen musst. Dir kann also nichts mehr entgehen.
4. Schritt: Integriere deine/n SteuerberaterIn
Natürlich kannst du deine Buchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm auch komplett selbst erledigen. Bist du AnfängerIn empfehlen wir dir dennoch, dass du dir von einem/einer SteuerberaterIn bei schwierigeren Sachen unter die Arme greifen lässt. Besonders beim Jahresabschluss ist es nie falsch, wenn du diese noch einmal von einem Experten absegnen lässt.
Mit einer digitalen Buchhaltung geht das sogar noch einfacher. Benutzt du ein Buchhaltungsprogramm wie InformerOnline, kann sich dein Berater kostenlos in dein Programm einloggen und die Unterlagen einsehen, die du ihm frei gibst. Somit sparst du dir viel Zeit und Mühe und kannst sicher sein, dass deine Daten vollständig und korrekt sind. Waren einst das Ordnen und zusammenfassen die Hauptaufgaben von SteuerberaterInnen, rückt jetzt die Beratungstätigkeit in den Vordergrund. Von dieser Zusammenarbeit kannst du also noch viel mehr profitieren als bei der manuellen Buchhaltung.
Du siehst also, wie sinnvoll und praktisch der Umstieg auf die digitale Buchhaltung ist. Worauf wartest du noch?
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