Wie stelle ich Mitarbeiter ein?

Du hast ein Unternehmen gegründet und möchtest jetzt Mitarbeiter einstellen? Dann musst du einiges beachten. Arbeitsvertrage müssen erstellt, und Versicherungen abgeschlossen werden. Wie du das am besten anstellst, zeigen wir dir in diesem Blog!

Dieser Beitrag beeinhaltet:

  • Wie melde ich einen Mitarbeiter an
  • Wie setze ich einen Arbeitsvertrag auf
  • Die Zusammensetzung des Gehalts
  • Die Lohnabrechnung
  • Abzuschließende Versicherungen
  • Die Verarbeitung der Lohnzettel in deiner Buchhaltung

Beim Einstellen von Mitarbeitern musst du eine Vielzahl an gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen beachten. Hier können auch kleinste Fehler lange währen und dich viel Geld kosten, weshalb du diese Aufgabe nicht auf die leichte Schulter nehmen solltest.

Einen Mitarbeiter anmelden

Jeder Mitarbeiter der Teilzeit bzw. Vollzeit angestellt ist, muss vor dem Arbeitsantritt bei dem zuständigen Sozialversicherungs- und zur Unfallversicherungsträger und bei der Krankenkasse oder ggf. beim Gesundheitsamt angemeldet werden.Hierzu musst du deine Beitragskontonummer und der Arbeitsnehmer seine Versicherungsnehmer bereithalten, bzw. diese anfordern.

Die folgenden Unterlagen brauchst du für die Anmeldung:

  • Daten des Arbeitgebers (Beitragskontonummer etc.)
  • Namen des Arbeitnehmer
  • Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum beider Parteien
  • Tag des Arbeitsbeginns
  • Versicherungsumfang (Voll- oder Teilversicherung)
  • Beschäftigungsbereich (Arbeiterin/Arbeiter, Angestellte/Angestellter etc.)
  • Beginn der betrieblichen Vorsorge
  • ob ein freier Dienstvertrag vorliegt

Für die Anmeldung fallen keine Gebühren an.

Einen Arbeitsvertrag aufsetzen

Sobald du Personal anstellst, muss ein Arbeitsvertrag erstellt und unterschrieben werden. Dieser wird zur Absicherung beider Parteien aufgestellt, da sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sowohl Rechte als auch Pflichten haben. Diese werden im Vertrag unter den einzelnen Punkten verschriftlicht.

Vorab sollte geklärt werden, ob der Mitarbeiter befristet oder unbefristet angestellt werden soll. Wie viele Stunden er die Woche arbeitet, wie viel Lohn er für seine Arbeit bekommt und ob er Geringfügig, Teilzeit oder Vollzeit arbeitet.

Damit du weißt, was ein Arbeitsvertrag beinhaltet haben wir hier eine Checkliste für dich:

  1. Name und Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitsgeber
  2. Der Beginn und die Dauer des Arbeitsverhältnisses
  3. Der Arbeitsort (Adresse)
  4. Die Art der Tätigkeit: Hier sollen die Arbeitsaufgaben beschrieben werden
  5. Die Entlohnung: Die Höhe, die Zusammensetzung und die Fälligkeit
  6. Die Arbeitszeiten
  7. Die Vereinbarten Urlaubszeiten
  8. Die Kündigungsfrist
  9. Mögliche Hinweise auf kollektivrechtliche Regelungen(Tarifverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen)

Die Zusammenstellung des Gehalts

Natürlich bedeutet die Einstellung von Personal auch, dass Personalkosten verursacht werden, denn du musst ihnen monatliche Löhne zahlen. Es fällt monatlich ein Bruttogehalt an, das bedeutet, dass du auch für die zusätzlichen Lohnsteuern und für die gesetzliche Versicherung aufkommst. Dies sind etwa 30% des Bruttogehalts. Die restlichen 70% gehen als Gehalt an den Arbeitnehmer. Bei der Zusammenstellung des Arbeitsentgelts musst du die folgenden Dinge beachten:

  • Die Lohnsteuer
  • Das Krankenversicherungsgesetz;
  • Arbeitnehmerversicherungen
  • Rentenkassen
  • Urlaubsgeld
  • Aus- und Weiterbildungen
  • Reisekosten

Außerdem erhält der Arbeitnehmer eine monatliche Lohnabrechnung. Dies ist ein schriftliches Dokument, auf dem die Zusammensetzung des Gehalts ersichtlich wird.

Die Lohnabrechnung enthält mindestens diese Angaben:

  • Das Bruttogehalt
  • Die Beitragsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge
  • Die Pflichtbeiträge für die Sozialversicherung
  • Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer
  • Die Lohnsteuer

Abzuschließende Versicherungen

Wenn du Mitarbeiter einstellst, gehst du als Arbeitgeber Risiken ein. Während der Arbeitszeiten bist du für das Wohlergeben deiner Mitarbeiter zuständig. Du musst nicht nur sicher gehen, dass deine Mitarbeiter die nötigen Materialien und Räumlichkeiten haben, sondern auch, dass sie sicher sind. Dies beinhaltet natürlich auch Sicherheitsgrundlagen, die eingehalten werden müssen.

Damit du abgesichert bist, falls deinen Arbeitern (trotz der Sicherheitsgrundlagen) etwas passiert, musst du eine Reihe von Versicherungen abschließen. Sehr wichtig sind zum Beispiel die Betriebshaftpflichtversicherung und die Haftpflichtversicherung. Außerdem kannst du eine Krankengeldversicherung oder eine kollektive Unfallversicherung abschließen. Diese sind nicht obligatorisch. Sie werden abgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer großen Risiken ausgesetzt ist.

Die Verarbeitung der Lohnzettel in deiner Buchhaltung

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