Los 7 errores más comunes en las facturas
Los errores en las facturas vienen en todos los formatos y tamaños. Grandes y pequeños, inocentes y desastrosos. ¿Cuáles son los que suelen aparecer más a menudo? Te presentamos la lista de los 7 más comunes.
1. Olvidar la identificación obligatoria
Una de las obligaciones de facturación es incluir tu número NIF o, en su caso, el NIF-IVA.
Esta obligatoriedad de mencionar determinados datos identificativos en una factura es algo que se menciona repetidas veces en cualquier fuente de información sobre el tema. Sin embargo, por increíble que parezca, a algunos se les olvida ponerlo.
2. Datos de la contacto incorrectos o incompletos
Una dirección de correo electrónico antigua, números de teléfono que ya no están en uso y contactos que ya no trabajan en la empresa: todos estos son ejemplos de datos incorrectos que siguen apareciendo en las facturas.
Otro error común es dirigir la factura a un número de apartado de correos. Según la normativa vigente, lo único válido es el domicilio fiscal y el apartado de correos se considera una dirección a efectos de notificaciones, pero nunca un domicilio fiscal.
3. Información bancaria obsoleta
Desde el año 2014, el número IBAN es el único indicador admitido para realizar operaciones de cobros y pagos. Ya no es posible utilizar solo la numeración de veinte dígitos de cuenta bancaria.
No obstante, aunque parezca mentira, todavía hay algunas empresas que no incluyen su número IBAN en sus facturas. Esto se debe a que siguen utilizando membretes antiguos, que no han sido modificados para incluir esta actualización.
4. Número de factura erróneo
A pesar de las alternativas disponibles en el mercado, muchas empresas utilizan programas como Word y Excel para crear sus facturas. En estos casos, uno de los principales problemas es que se hace necesario cambiar los números de las facturas manualmente: si te olvidas de cambiarlo, acabarás teniendo dos facturas con el mismo número.
5. Descripción inexacta de productos o servicios
Otro error clásico es reflejar una descripción incorrecta de los productos o servicios o un importe equivocado.
A menudo, el comprador ve una descripción en la factura que no es 100% correcta. Algunos la pagan sin prestar atención, pero lo más adecuado sería realizar una corrección.
Los errores en las facturas pueden conllevar a clientes insatisfechos, por la mala imagen que eso transmite. Además, corregir facturas requiere de mucho tiempo y no suele resultar muy eficiente.
6. Ignorar las normativas adaptadas
Las autoridades fiscales han adaptado ciertas normativas, para determinadas empresas y categorías de productos. Aún así, muchas de las empresas que pertenecen a alguno de estos segmentos no conocen estas normas en profundidad o las desconocen por completo.
En este sentido, un buen consejo es que los empresarios comprueben si existe alguna normativa de este tipo que sea aplicable a su empresa. Se trata de disposiciones de obligado cumplimiento para la Agencia Tributaria y, de no hacerlo, podría tener consecuencias.
7. Cálculo incorrecto del IVA
Las facturas con importes de IVA incorrectos son más comunes de lo que se cree. Estos son algunos ejemplos.
La web de la Agencia Tributaria indica: «Será necesario realizar, para cada operación de adquisición, el redondeo por exceso o por defecto al segundo decimal que corresponda al céntimo de euro más próximo, para la debida determinación de la base imponible». Es decir, que los precios no pueden tener más de dos decimales y se deben redondear: si el tercer decimal es mayor que 5, se redondeará al alza y, si es menor, a la baja.
Por tanto, el IVA también debe redondearse a dos decimales, pero muchos empresarios no lo saben y calculan importes de IVA incorrectos. Aunque sea una cuestión de céntimos y no le den importancia, se trata de normas que hay que cumplir.
Otro ejemplo son las facturas que contienen productos o servicios con distintos tipos de IVA. En estos casos, los productos o servicios deben figurar por separado, según la tarifa aplicable y con su IVA desglosado y detallado.
También debe quedar constancia en la factura de los productos o servicios que estén exentos de IVA. Cuando se suman los subtotales y todos los importes, se obtiene el total del IVA y de la factura.
Desde 2012, las empresas españolas aplican el 21% de IVA, en lugar del 19%, pero, durante un tiempo, muchas empresas siguieron facturando el 19%. Un pequeño fallo que les salió caro, porque, en última instancia, la Agencia Tributaria exige que se pague el 21%.
Este error ya no suele cometerse, pero, si la Administración Pública decide cambiar alguno de los tipos de IVA, podría volver a pasar. Consejo importante: sigue de cerca las actualizaciones de la Administración Pública.
Conclusión
La conclusión más destacada es que son muchos los empresarios que no cumplen con, al menos, uno de los requisitos de facturación de la Agencia Tributaria en sus facturas. Los errores de facturación pueden dar lugar al cuestionamiento de tus clientes o, lo que es peor, de las autoridades fiscales.
Asegúrate de que tus facturas cumplan siempre con todas las obligaciones. ¿Tienes dudas? Comprueba, a continuación, si tu factura las cumple.
