8 consejos para una gestión eficaz de deudores
La teoría es sencilla: tú suministras tus productos o servicios y el cliente abona su factura a tiempo.
Si la práctica también lo fuera, no habría tantos empresarios con problemas de liquidez y no existiría la gestión de deudores.
Por desgracia, la realidad es otra y a muchos empresarios les viene bien prestar atención a unos cuantos consejos sobre cómo gestionar las cuentas pendientes. Por eso, en este artículo ofrecemos 8 consejos para una gestión eficaz de deudores.
1. Sé muy consciente de con quién haces negocios
Imagínate que contacta contigo un cliente potencial que sabes que tiene problemas financieros. ¿Te atreverías a entregarle tus productos o servicios a cuenta o tendrías la precaución de pedirle el pago por adelantado? Los empresarios deben tomar decisiones difíciles, sobre todo considerando la situación económica actual.
Resulta sencillo saber por qué debes exigir el pago por adelantado a este cliente: necesitas asegurar tus ingresos. Pero, ¿qué pasa si no tienes información sobre un cliente potencial?
Resulta extraño y poco rentable hacer una investigación exhaustiva para cada cliente nuevo que contacte con nosotros. Sin embargo, cuando se trata de determinados bienes y servicios, no está de más realizarlas. Por ejemplo, podrías empezar por buscar en Google a la persona o empresa que te ha contactado y ver qué información aparece.
También puedes acudir a organismos externos, como las agencias de informes crediticios. Estas agencias poseen una gran base de datos de información crediticia y, en algunos casos, te pueden asesorar sobre los riesgos de realizar entregas superiores a ciertos importes a un determinado cliente.
Como ves, hay diversas formas de saber con quién estás haciendo negocios y conocerlas puede ahorrarte muchos problemas en el futuro.
2. Tus facturas, siempre claras
Si el acuerdo de venta no está redactado con claridad, las cosas podrían salir de forma diferente a como te la habías imaginado. Por eso, es recomendable elaborar una factura correcta, especificando todas las obligaciones de facturación. Cuanto más claro sea el acuerdo, mejor sabrán ambas partes a qué atenerse y más fácil será que todo salga bien y de forma fluida.
3. Envía tus facturas cuanto antes
Algunos empresarios fijan una fecha en su calendario para enviar las facturas como, por ejemplo, al final de la semana o del mes. Cuanto más tardes en enviarles tu factura, más tardará en pagarte.
Por eso, es mejor que envíes tus facturas justo después de realizar la venta. Así, no solo te aseguras recibir el pago más pronto, sino que te ayuda a tener en mente todos los detalles, para no cometer errores o incorrecciones cuando la prepares.
Hoy en día, gran parte de la facturación se realiza de forma digital, por lo que es mejor si las facturas también las envías de esta forma. Además, por correo electrónico le llega más rápido al cliente y, cuanto antes la reciba, antes recibirás el cobro.
4. Mantén una buena gestión de las facturas pendientes
Si tu contabilidad es un desastre, no podrás llevar un buen control de las facturas impagadas. Por eso, siempre debes mantener al día tu facturación.
Conocer el estado de todas tus facturas con un simple vistazo también te permite intervenir más rápido y de la forma más adecuada, en caso necesario.
Por lo tanto, una gestión óptima de los deudores comienza con un sistema de facturación bien organizado.
5. Trata a tus deudores con educación
Por desgracia, muchas empresas y agencias de cobro de morosos se sienten obligadas a emplear comunicaciones agresivas o, incluso, amenazantes.
Sin embargo, la primera vez que te diriges a un deudor para notificarle que tiene una factura impagada, es aconsejable ser educado. Puede darse el caso de que se le haya pasado realizar el pago. Si te presentas, de repente, con un mensaje fuera de tono, estás amenazando tu relación con ese cliente.
En principio, puedes enviar un recordatorio de pago, prestando mucha atención al lenguaje y la forma de expresarte. Por ejemplo, si envías un «primer» recordatorio de pago, da la impresión de que vas a enviar más; en este caso, el deudor lo puede interpretar como un «tiempo muerto», hasta que llegue el segundo y quedarse esperando, sin hacer nada.
Si el recordatorio no surte efecto, puedes continuar con una reclamación de impagados. Después de esto, y solo si es necesario, puedes pasar la reclamación a una agencia de cobro de morosos. En este caso, ya puedes emplear un tono mucho más contundente.
No obstante, ten en cuenta una serie de precauciones. Por ejemplo, no lo hagas al día siguiente de haber enviado un recordatorio de pago, ya que los mensajes que envíes al deudor deben ser consecuentes.
Una cosa es cierta: el cliente debe cumplir con sus obligaciones de pago. No hay más. Sin embargo, adoptar una postura muy agresiva nunca es la mejor solución.
6. No te limites a enviar cartas
Alguien que solo recibe cartas sobre cobros de deudas puede tirarlas a la basura, sin más. Existen otros métodos para que los empresarios se pongan en contacto con un deudor: puedes llamarle por teléfono o hablar con él en persona.
Tal vez, haya una explicación razonable para el retraso y te enterarás mejor en una conversación personal que enviando cartas a ciegas. También puedes configurar otros tipos de avisos, como recordatorios por SMS o, incluso, por WhatsApp.
7. Si aún no has recibido el pago, pasa al «plan C»
Si consideramos que el progreso fluido de una reclamación de pago es el plan A y el procedimiento de cobro de deudas es el plan B, en algunos casos, también puede haber un plan C.
Si un deudor no paga, todavía hay alguna cosa que puedes intentar. Eso sí, siempre estudiando la normativa exacta por la que se rigen estas últimas opciones.
Por ejemplo, realizar una «compensación de deudas». Si un cliente te debe dinero, pero tú también tienes una factura pendiente con él, en principio, pueden liquidarse los saldos deudores y acreedores. Para ello, tienen que cumplirse una serie de requisitos. Además, la compensación de deudas debe verse reflejada en una “factura de compensación”, que ha de contar con la aprobación del deudor.
Infórmate muy bien antes de poner en marcha un plan C.
8. Facturas incobrables e IVA
Si un deudor sigue sin realizar un pago después de todos los intentos, la factura puede declararse incobrable. Este triste estado indica que has aceptado que la deuda no va a saldarse.
Sin embargo, lo normal es que ya hayas pagado a la Agencia Tributaria el IVA de esta factura. Si cumples con ciertos requisitos, siempre puedes recuperarlo -o, al menos, intentarlo-.
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