8 pasos a seguir cuando no te han pagado una factura
Casi todas las empresas tienen que lidiar con eso en algún momento: actualizar constantemente la cuenta bancaria, a la espera de recibir el pago de un cliente. Todo eso mientras el plazo de pago ya pasó hace una semana… En este blog encontrarás 8 consejos para seguir recibiendo tu dinero y evitar problemas financieros.
Pero primero: condiciones de pago según la Ley
La Ley establece que hay 30 días naturales de plazo para pagar una factura desde la fecha en la que se recibió la mercancía o se prestó el servicio, esto en el caso de que no se haya fijado un plazo entre las dos partes. Y el proveedor debe entregar la factura en un plazo no mayor a 15 días desde la entrega de bienes o servicios.
En cambio, si se ha acordado un día concreto de pago entre las partes implicadas este plazo se puede ampliar, siempre y cuando no supere los 60 días naturales tras la recepción de la factura. Esto a excepción de facturas emitidas a las Administraciones Públicas y para empresas de alimentos perecederos, las cuales mantienen el plazo máximo de 30 días naturales.
Ahora que ya sabes las condiciones de pago según la ley, echa un vistazo a los pasos a seguir cuando no han pagado tu factura.
1. Comprueba si no has cometido ningún error.
El que estemos esperando un pago no siempre es por culpa del cliente…Tal vez te olvidaste de enviar la factura, así que antes de señalar con el dedo, comprueba si lo has hecho todo bien. Por ejemplo, asegurate que la dirección de correo electrónico y el nombre sean los correctos, revisa las condiciones de pago que has establecido y verifica si se envió correctamente el correo electrónico.
Finalmente, asegurate de incluir los requisitos de factura obligatorios como son nombre completo del particular o de la empresa, dirección y NIF.
2. Envía un primer recordatorio
¿No has recibido ningún pago después del plazo establecido inicialmente? Entonces es el momento del verdadero primer paso de la gestión de deudores: ¡enviar el primer recordatorio! Trata de ser amigable y comprensivo en este primer recordatorio, pero siempre manten una voz formal. Podría ser que el cliente simplemente se olvidó de pagar la factura o que su pago cruzó el recordatorio. En esos casos, el dinero suele transferirse rápidamente.
3. Llamar al cliente
Todo muy bien con ese primer recordatorio, pero si después de haberlo enviado aún no obtienes el pago o alguna respuesta, es hora de dar el siguiente paso. ¡Llama a tu cliente! Esto es un poco más personal, y de esta manera puedes preguntarle al cliente por qué la factura aún no se ha pagado. Manten un tono amistoso aquí también, para evitar asustar al cliente.
4. Envía un segundo recordatorio
¿Llamar por teléfono tampoco fue exitoso? ¿Te prometió el pago, pero aún no lo has recibido? Bueno, aquí estamos de nuevo, volviendo a los recordatorios, pero esta vez un poco diferente. En comparación con el primer recordatorio, el segundo recordatorio es más convincente y podría incluir algunos costos adicionales.
¡Atención! Si tu cliente es un particular, deberás enviar un segundo recordatorio en algún momento. ¿Tu cliente es una empresa? Entonces no estás obligado a enviar uno, aunque es recomendable.
Contenido del segundo recordatorio
Un segundo recordatorio es una nota formal en la que:
- Haces referencia a la factura, las posibles llamadas y el primer recordatorio;
- Estableces un plazo de pago final de 14 días;
- Notificas al cliente de los posibles costos de recobro y acciones legales si no se cumple con el pago.
Es aconsejable enviar el segundo recordatorio por correo certificado con acuse de recibo y guardar una copia para tus propios registros. Sin embargo, es aún más inteligente ahorrar papel y enviar el segundo recordatorio a través de un programa profesional, como InformerOnline.
5. Enviar una notificación previa al recobro
En caso de que un segundo recordatorio tampoco logre nada, es hora de presentar oficialmente el posible proceso de recobro. Para ello, envía un ultimo plazo de 14 días, que le da al cliente una última oportunidad de cumplir con el pago antes de que la cobro se transfiera a una empresa de recobro. Menciona los posibles costos adicionales que esto implica y notifica a tu cliente sobre los últimos 14 días para pagar.
6. Transferir el caso a una agencia de cobro
Es hora de iniciar el procedimiento de recobro tan pronto como hayan pasado los últimos 14 días. Esto significa que una agencia de recobro se hará cargo del proceso de cobro del pago, causando costos adicionales para el moroso.
Sin embargo, existen algunas reglas en torno a estos costos, que pueden diferir según el país de la empresa. Asegúrate de consultar siempre las leyes y reglamentos sobre los costos de recobro antes de iniciar el proceso.
7. Ir a la corte
Afortunadamente, no muchas facturas llegan a esta etapa final, pero si la agencia de cobro no puede solucionar el conflicto, solo queda una cosa por hacer: ir a la corte y dejar que el juez dicte una sentencia. Asegúrate de verificar si dispones de un seguro legal, para poder contratar a un abogado o experto legal. Tu experto legal le enviará al moroso una citación. En otras palabras: se le pedirá a su cliente que comparezca ante el juez.
8. ¡Considera cada paso que das!
Este paso final es probablemente el más importante. ¿Realmente merece la pena hacer todos estos pasos si la factura vale 10€? Siempre evalúa si el esfuerzo merece los posibles ingresos.
Envía recordatorios de manera fácil y rápida
Enviar recordatorios es algo que todo emprendedor puede hacer fácilmente desde un programa. Con el sistema de facturación en línea InformerOnline, las facturas con tu estilo propio se envían rápida y fácilmente. Cuando la factura no está pagada, puedes enviar recordatorios con solo 2 clics.
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