Facturación sin papel: lo que todo empresario debería saber
Cada vez son más las empresas y autónomos que eligen una solución digital para tramitar sus facturas, en lugar de la tradicional versión en papel.
Sin embargo, hay gente que prefiere continuar con las facturas de papel. ¿Por qué?
A continuación, te enumeramos las principales ventajas de la facturación online, para que elijas la opción que más te conviene.
La facturación sin papel es más rápida
Esto es algo que notan, tanto el emisor como el receptor.
La creación, impresión, ensobrado, franqueo y reparto de un documento lleva un tiempo considerable, que te ahorras si lo haces todo online.
No obstante, no son toda la facturación digital es igual de rápida. Por ejemplo, alguien que crea una factura en su ordenador, la guarda y luego la envía a través de su programa de correo electrónico no elige la solución más eficaz.
La facturación a través de un programa de contabilidad online es más instantánea. Envías tus facturas desde tu sistema de contabilidad online, sin abrir el correo electrónico.
La creación de una factura también es mucho más ágil, porque no necesitas prestar atención a la fecha y el número de la factura. Esto elementos, al igual que muchos otros, se autocompletan.
Sin embargo, quien más nota la diferencia es el receptor. Si envías una factura con un buen programa de contabilidad online, además de recibirse en PDF, se recibe un archivo UBL. Un programa de contabilidad moderno puede reconocer este archivo UBL y procesar la factura con mayor rapidez.
Y, si quieres ser aún más eficiente, puedes hacer que estas facturas se procesen de forma automática con un robot de contabilidad. Esto te ahorrará muchísimo tiempo.
La red PEPPOL es relativamente nueva en el terreno de la facturación online. Con PEPPOL, las facturas se envían a través de una red segura especial y llegan al sistema contable de tu cliente. Es la forma más rápida de hacer llegar tu factura al lugar adecuado y en el momento adecuado.
En PEPPOL encontrarás empresas y autoridades verificadas, nacionales y extranjeras, que, a su vez, también pueden facturar a tus cuentas. Como las facturas se envían por defecto a través de PEPPOL en formato UBL, los documentos se pueden procesar de forma automática en tu sistema contable, sin que tengas que hacer nada. ¡Eso sí es rapidez!
La facturación sin papel es mejor para el medioambiente
Preocuparse por la salud, el medioambiente y la responsabilidad social corporativa (RSC) está de moda. Por ese motivo, resulta extraño que haya empresarios que no opten por la mejor alternativa para el medioambiente.
El envío de una factura online supone un 63% menos de emisiones de CO2 que la facturación tradicional. No solo garantiza rapidez, sino que, también, tiene un impacto mucho menor en el medioambiente.
Obligatoria para trabajar con la Administración Pública
Si envías una factura a un organismo público, es obligatorio que sea electrónica.
Además, no basta con enviar un correo electrónico con un PDF. Debes buscar una solución que cumpla la legislación europea (Directiva 2014/55/UE).
Con PEPPOL, el empresario cumple con todas las normas de la Agencia Tributaria y la Administración Pública: otra razón para utilizar un programa de contabilidad online.
La facturación online es más segura
Algunas personas piensan que una aplicación en la nube es «más peligrosa» que las soluciones tradicionales. Sin embargo, ya se ha demostrado que esto es incierto.
En los últimos años, las soluciones en la nube han realizado grandes inversiones en seguridad (online): los datos se envían y almacenan de forma encriptada y las copias de seguridad se organizan de forma automática.
De este modo, la seguridad queda garantizada. Al contrario de lo que ocurre con muchas empresas que gestionan la seguridad de sus datos financieros fuera de línea. Estas guardan los discos duros y las carpetas en la misma sala que el sistema informático, por lo que, si se produce un robo o un incendio, sus datos financieros podrían acabar perdiéndose.
La facturación online es más flexible
Un navegador y una conexión a internet: es todo lo que necesitas para enviar una factura a cualquier parte del mundo.
Además, llevas tu contabilidad «en el bolsillo». Gracias a las aplicaciones móviles, puedes consultar tus facturas, presupuestos y cualquier dato contable en cualquier momento y lugar.
Las últimas tecnologías, para un empresario o autónomo, suponen más movilidad y flexibilidad.
¿Quieres empezar a facturar sin papel?
Como puedes ver, la facturación online ofrece ventajas importantes frente a las soluciones de facturación tradicionales: más rápida, más segura, mejor para el medioambiente, cumple con la normativa europea y es mucho más flexible.
Esperamos que, si eres autónomo o propietario de una pequeña empresa, a estas alturas ya te estés cuestionando por qué no has optado todavía por la facturación online.
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