Las cinco grandes ventajas de la facturación digital

En el pasado, las empresas esperaban recibir facturas solo una vez al día: cuando pasaba el cartero. Hoy en día, el envío físico de una factura en un sobre es, cada vez, menos habitual, mientras que la facturación digital está en pleno auge.

Aún así, ¿es necesario abandonar la «tradición» de la facturación en papel? ¿Tiene ventajas la facturación digital? Nosotros pensamos que sí y por eso hoy compartimos contigo las cinco grandes ventajas de la facturación digital.

1. La facturación digital ahorra mucho tiempo

El envío tradicional de facturas llevaba bastante tiempo. Tras crear la factura en un programa especial -o simplemente en Word o Excel-, había que imprimirla, meterla en un sobre y sellarla. Luego, había que enviarla por correo y el cliente tardaba, al menos, un día laborable en recibirla. 

Los empresarios que empezaron a enviar facturas como archivos adjuntos por correo electrónico ya pudieron saltarse alguno de esos pasos. Sin embargo, después de crear la factura, tenían que ir a su programa de mensajería, escribir un correo al cliente y buscar la factura en PDF para enviarla como archivo adjunto.

Hoy en día, todo esto puede hacerse de forma mucho más rápida. Si creas una factura en un programa de facturación o contabilidad online, esta se envía desde el mismo programa al correo electrónico del cliente con solo pulsar un botón.

2. Procesamiento más rápido

La facturación digital permite un procesamiento más rápido de tus datos financieros. Un primer ejemplo es que, al enviar una factura desde un programa de contabilidad, esta se procesa inmediatamente en tus registros, por lo que ya no es necesario introducir los datos manualmente. 

Además, no solo tus facturas de venta, sino también la tramitación de tus facturas de compra puede acelerarse enormemente con la facturación digital. 

Los programas de contabilidad modernos, como InformerOnline, también pueden procesar facturas digitales, por lo que gran parte del procesamiento de las facturas pasa a automatizarse. Un aspecto importante para agilizar el procesamiento de las facturas digitales es el UBL.

Quien envía y recibe sus facturas digitalmente ya no puede ignorar las facturas en UBL. El Lenguaje Universal de los Negocios (UBL, por sus siglas en inglés) es un estándar digital desarrollado por OASIS para la gestión electrónica empresarial y, entre otras cosas, para la elaboración de facturas. Mediante la aplicación del UBL, las facturas se envían y se leen digitalmente. Esto te ofrece una garantía del 100% de que tus datos se procesarán automáticamente y sin errores.

3. La información es más accesible

Los que crean sus facturas con un programa especial de facturación o contabilidad se decantan, cada vez más, por una solución online. La gran ventaja de esto es que un navegador y una conexión a internet es todo lo que necesitas para consultar tus registros contables.

Además del acceso online a través de un navegador, cada vez más programas ofrecen una aplicación móvil. Por ejemplo, con la aplicación InformerOnline, puedes ver tus facturas en tu smartphone desde cualquier lugar. Así podrás consultar tu contabilidad en cualquier momento y lugar, lo que facilita enormemente el acceso a tus datos financieros.

4. Los datos financieros son más seguros

Quienes utilizan un programa de facturación online o de contabilidad para facturar digitalmente también se benefician de la estructura de seguridad de estos sistemas. Las facturas de venta se almacenan en la nube. El almacenamiento en la nube se lleva a cabo en múltiples ubicaciones físicas, por lo que tus datos están siempre a salvo si sucede algo en una ubicación. 

Esto puede garantizar incluso una seguridad aún mayor de tus facturas que en las situaciones tradicionales. Imagínate que se produce un incendio en tu empresa. ¿Estarían seguros los datos guardados en los ordenadores y en los archivos?

Por lo tanto, al facturar digitalmente también gestionarás mejor la seguridad de tus datos financieros.

5. Es mejor para el medioambiente

Comprenderás que la forma tradicional de facturar no solo es más lenta, en algunos aspectos, sino también más cara. Al fin y al cabo, imprimir la factura, comprar el sobre y franquear la carta cuestan dinero. Imprimir o copiar las facturas de compra también cuesta dinero. 

Al facturar digitalmente y automatizar la tramitación, evitas una avalancha de papel físico. De este modo, también estás dando un paso más hacia un entorno más eficiente de oficina sin papel.

Finalmente: 2 consejos

Ahora que hemos hablado de las cinco grandes ventajas de la facturación digital, también me gustaría darte dos consejos que pueden beneficiar a cualquier empresario o autónomo.

Consejo 1: solicita facturas de compra digitales

Si actualmente te llegan las facturas de compra por correo, comprueba si tu proveedor también envía facturas digitales. A veces, incluso hay que pagar un extra para recibir la factura por correo. En tal caso, siempre será mejor empezar a recibir las facturas por correo electrónico.

Consejo 2: procesa tus facturas digitalmente

Si utilizas un programa de contabilidad online, tus facturas de venta se procesan automáticamente. Por ejemplo, una herramienta para la gestión de deudores te permite conocer mejor tus finanzas. Pero, si también procesas tus facturas de compra de forma digital, puedes dar un golpe de timón con la automatización de tu flujo de facturación.

Con InformerOnline, por ejemplo, es posible enviar directamente por correo electrónico una factura de compra a tu departamento de contabilidad. Si el proveedor también admite el UBL, la factura se contabiliza incluso de forma casi automática.