Was ist die Vor- und Nachfakturierung?
Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen einem Kunden eine Rechnung schickt, noch bevor die Produkte geliefert wurden. Dies wird als Vorfakturierung bezeichnet. Ein Unternehmen kann sich aber auch dafür entscheiden, die Rechnung erst dann zu versenden, wenn die Produkte oder Dienstleistungen geliefert worden sind. Dies wird als Nachfakturierung bezeichnet.
Vor- und Nachteile
Vorfakturierung. Dank der Vorfakturierung vermeidest du als Unternehmer ein bestimmtes Risiko. Nämlich das Risiko, dass dein Kunde nicht für die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen bezahlt. Wenn du eine Rechnung im Voraus schickst, kannst du dir sicher sein, dass du keine Zahlungsschwierigkeiten haben wirst. Schließlich lieferst du die Produkte nur, wenn du die Zahlung erhalten hast.
Dadurch wird auch zusätzliche Arbeit vermieden. Sollte der Kunde nicht zahlen, müsstest du ihm eine Mahnung oder eine Zahlungsaufforderung schicken. Das kann zur Verschwendung deiner Zeit führen. Allerdings hat die Vorabfakturierung auch einen Nachteil. Das kann den Kunden abschrecken, denn manchmal begehen Unternehmen auf diese Weise Betrug.
Die Kunden könnten Angst haben, dass sie zwar bezahlen, aber dann die Produkte nicht erhalten. Daher solltest du immer genau überlegen, ob du Vorabrechnungen versenden möchtest.
Nachfakturierung. Bei der Nachfakturierung sind die Vor- und Nachteile eigentlich entgegengesetzt zu denen der Vorfakturierung. Der größte Vorteil der Nachfakturierung ist, dass du das Vertrauen des Kunden hast. Schließlich erhalten sie zuerst das Produkt oder die Dienstleistung, die sie benötigen. Erst dann erhalten sie eine Rechnung.
Auf diese Weise können die Kunden sicher sein, dass sie nicht betrogen werden können, und werden eher bei dir bestellen. Der Nachteil der Nachfakturierung ist natürlich, dass du als Unternehmen deinem Geld hinterherlaufen musst. Die Menschen haben deine Dienstleistung bereits in Anspruch genommen, müssen aber noch dafür bezahlen. Deshalb musst du dafür sorgen, dass deine Rechnung klare Zahlungsbedingungen enthält.
Dazu gehören Dinge wie das endgültige Zahlungsdatum und die Zahlungsmethode. Auf diese Weise verringerst du das Risiko, dass Kunden ihre Bestellung nicht bezahlen. Bleibt die Zahlung dennoch aus? Danach beginnt, wie bereits beschrieben, das Schuldnermanagement und ein etwaiges Inkassoverfahren.
Welche Fristen gelten für die Fakturierung?
Für die Fakturierung gelten jeweils eigene gesetzliche Fristen für Kunden und für Unternehmen.
- Fristen für den Kunden: Kunden müssen bei der Fakturierung Zahlungsfristen einhalten. In der Regel enthält jede Rechnung eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsdatum. Bei Überschreiten der Frist entsteht automatisch Zahlungsverzug.
- Fristen für den Rechnungssteller: Der Gesetzgeber hat den Zeitraum für die Rechnungsstellung befristet. Somit müssen Unternehmen ihre Lieferungen oder Leistungen innerhalb von sechs Monaten nach Übergabe der Ware oder Fertigstellung der Leistung gegenüber den Empfängern abrechnen.
- Aufbewahrungsfristen für Kunden: Privatkunden trifft in Österreich keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Unternehmerische Kunden müssen Eingangsrechnungen wie alle Belege sieben Jahre aufbewahren.
- Aufbewahrungsfristen für Rechnungssteller: Unternehmer müssen ihre Unterlagen der Fakturierung als steuerlich bedeutsame Unterlagen über einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahren (§ 132 BAO).