Buchhaltungssoftware in Österreich
Egal ob in einem Unternehmen oder als Selbstständiger: das Thema Buchhaltung ist für jeden besonders wichtig und von großer Relevanz. Verschiedene Buchhaltungssoftwares bieten hier die Lösung. Je nach Art werden nicht nur die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben enorm erleichtert, sondern ebenfalls die Finanzbuchhaltung. Welche Software jedoch für welches Unternehmen am Besten geeignet ist, hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab, sondern auch von der Komplexität der Buchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ist eine Buchhaltungsoftware so wichtig?
- Vorteile einer Buchhaltungssoftware
- Worauf muss man achten
- Online oder Offline Buchhaltung?
- Gesetzliche Voraussetzungen
Warum ist eine Buchhaltungssoftware so wichtig?
Um es in einem Satz zu sagen: eine Buchhaltungssoftware kann sowohl Zeit, als auch Geld sparen. Bei der traditionellen Buchhaltung ging immer viel Zeit verloren. Sei es beim sammeln von Belegen, der manuellen Rechnungsstellung oder der Übergabe des Sammelordners an den Steuerberater. Steigt man auf die digitalisierte Buchhaltung um, so denken viele der Softwares bereits automatisch mit: mithilfe einer entwickelten Intelligenz ist es ausreichend wenn man Rechnungen abfotografiert um diese anschließend automatisch in das System zu übertragen und einzupflegen. Je nach Software kann auch die richtige Verbuchung der Rechnung automatisch ausgeführt werden. Außerdem können diese Rechnungen automatisch abgeglichen und Überweisungen ebenfalls automatisch vollzogen werden.
Einige Softwares bieten zudem noch die Verknüpfung mit der Bank an. Eingehende Zahlungen können somit direkt mit den Rechnungen verknüpft werden. Der Vorteil hierbei ist, dass man direkt sehen kann, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden. Gibt es zwischen der Software und der Bank eine Verbindung in Form von Online Banking, können Eingangsrechnungen ebenfalls direkt beglichen werden. Folglich ist es für das Unternehmen sehr einfach und schnell einzusehen, welche Rechnungen noch beglichen werden müssen bzw. welche Rechnungen von Kunden noch offen sind bzw. nicht beglichen wurden.
Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert zudem die Kommunikation mit dem Steuerberater. Viele der Softwares besitzen einen DATEV-Export womit die Buchungssalden ganz einfach an den Steuerberater übertragen werden können. Es muss allerdings nicht unbedingt ein DATEV-Export sein. Es gibt auch andere Dienste, wie BMD, dvo oder RZL. Die Buchhaltungssysteme sind in der Lage, die Daten so aufzubereiten, dass sie einfach zu exportieren sind und im Programm des Steuerberaters weiter verarbeitet werden können.
Vorteile einer Buchhaltungssoftware
Zusammengefasst sind hier nochmal die Vorteile die eine Buchhaltungssoftware bietet:
- Digitale Verwaltung der Belege
- Automatisierte/Einfache Buchung von Einnahmen und Ausgaben
- Einfaches Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Dokumenten
- Übersicht der Finanzen (Dashboards)
- Einsparung von Kosten in Bezug auf Papier & Lagerung der Dokumente
- Komfortable Rechnungsverwaltung (Offene Posten Liste, Rechnungseingangsbuch)
Worauf muss man bei einer Buchhaltungssoftware achten?
Entscheidet man sich für eine Buchhaltungssoftware, so muss man darauf achten, was diese Software kann und was die Software für das Unternehmen können muss. Eine gute Buchhaltungssoftware muss mehr können als einfach nur Zahlen zusammenzurechnen. Hier sind ein paar Beispiele, was eine Buchhaltungssoftware können sollte:
- Angebotserstellung
- Verbuchung von Belegen und Rechnungen
- Buchführung
- Kassenbuch
- Rechnungs- und Mahnwesen
Da die Buchhaltung auch viele gesetzliche Vorschriften hat, sollte man beim Erwerb einer Buchhaltungssoftware darauf achten, dass sämtliche erforderliche Funktionen erfüllt werden. Dazu zählen:
- Einnahmen Ausgaben Rechnung
- Doppelte Buchhaltung
- Proffesionelle Rechnungsvorlagen
- Passender Kontenrahmen
- Debitoren oder Kreditorenverwaltung
- Leichte Bedienung
- Eingabekontrolle
- Integrierte Steuerformulare
- Auswertung auf Knopfdruck
- Offene Posten Verwaltung und Mahnwesen
- Integration von Bankkonten
- Automatisierte Buchungsvorlagen
Online oder Offline?
Ob ein Unternehmen sich für eine Online oder Offline Buchhaltung entscheidet, hängt ganz von der Struktur des Unternehmens ab. Egal wofür man sich jedoch entscheidet, man sollte sowohl die Vorteile als auch die Nachteile des jeweiligen kennen. Die Offline Buchhaltung lässt sich jederzeit bedienen – auch wenn im Moment kein Internet vorhanden ist. Da die Offline Buchhaltung jedoch installiert werden muss, hat man nicht die Möglichkeit, von überall auf die Buchhaltung zugreifen zu können. Das ist jedoch der große Vorteil der Online Buchhaltung, da sie meist auf einem cloudbasierten Dienst basiert. Dies scheint auch der Grund zu sein, dass sich cloudbasierte Buchhaltungen immer mehr an Beliebtheit erfreuen. Durch die große Flexbilität überzeugt die Online Buchhaltung immer mehr Nutzer.
Ein weiterer großer Vorteil der Online Buchhaltung ist, dass im Punkt der Datensicherheit und Rechtskonformität, diese immer wieder aktualisiert werden. Somit sind diese beiden Bereiche immer auf dem neuesten Stand. Das ist besonders für die Aufbewahrungsfrist von digitalen Belegen sehr wichtig.
Welche Voraussetzungen hat das Bundesministerum für Finanzen?
Um wegen seiner Buchhaltung nicht abgemahnt oder bestraft zu werden, ist es unerlässlich die Aufbewahrungspflichts für Belege des Finanzamts zu erfüllen. Die Aufbewahrungspflicht besteht in Österreich für 7 Jahre, in Deutschland sind es sogar 10 Jahre. Zu den Belegen zählen:
- Kontoauszüge
- Belege
- Geschäftspapiere
- Aufstellung der Einnahmen
- Aufstellung der Ausgaben
Zudem hat die Aufbewahrungsfrist den Vorteil, dass man immer eine Übersicht der firmeneigenen Einnahmen und Ausgaben hat. Außerdem ist die digitale Aufbewahrung der Belege in einer Buchhaltungssoftware platzsparend und sie können sicher für den vorgeschrieben Zeitraum des Finanzamts verwahrt werden.
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