Was ist das Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist Teil der Finanzverwaltung und gibt einen Überblick über das Bargeld in der Geschäftskasse. Es bietet ist eine einfache Form der Buchführung und hilft dabei, die Bewegungen des Bargelds über einen längeren Zeitraum zu verfolgen. Daher ist es wichtig, es genau und täglich zu führen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Jeder, der Bareinnahmen hat, muss diese auch aufzeichnen. Allerdings muss dies nicht jeder in der speziellen Form eines Kassenbuchs tun.

Wer seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss Rechnung (EÜR) ermittelt, ist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Es genügt, wenn eine einfache Liste mit allen Bargeldbewegungen erstellt wird, also mit allen Einnahmen und Ausgaben, Privateinlagen und -entnahmen. Für bilanzierende Unternehmen, deren Verbuchungen von Einnahmen und Ausgaben sehr viel komplexer sind, wie beispielsweise eine GmbH, ist das Führen eines Kassenbuchs, neben der doppelten Buchführung hingegen eine Verpflichtung.

Sie müssen über eine reale Kasse verfügen, die die direkte Barentnahmen für Ausgaben, wie beispielsweise das Vorstrecken von Reisekosten, ermöglicht.

Anlegen eines Kassenbuches

Für die Erstellung kannst du ein Formularbuch oder ein digitales Kassenbuch verwenden. In beiden Fällen ist es wichtig, dass alle Ein- und Ausgaben erfasst werden und es regelmäßig aktualisiert wird. Für die Erstellung des Kassenbuches gibt es unterschiedliche Kostenarten:

Reservierungskosten: Dies sind Ausgaben, die nicht monatlich anfallen, aber dennoch wichtig sind. Denke an Elektrogeräte, Urlaub, Kleidung, Schuhe und die Instandhaltung deines Hauses und Gartens. Es ist ratsam jeden Monat Geld für diese Ausgaben beiseite zu legen, damit du immer etwas für diese Art von Ausgaben bereithaltest.

Fixe Ausgaben: Unter fixen Ausgaben versteht man Kosten, welche regelmäßig wiederkehren. Beispielsweise deine Miete, eine Hypothek, Abonnements, Strom und Steuern. Diese Ausgaben können monatlich notiert werden oder einmalig in der Jahresübersicht aufgeschrieben werden.

Haushaltsausgaben: Das sind Ausgaben, welche du jede Woche ausgibst, zum Beispiel für deine Einkäufe bei der Drogerie.

Beim Buchen der Bargeldbewegungen über das Kassenbuch werden folgende Daten erfasst:

  • Das Datum des Geschäftsvorfalls
  • Die Belegnummer und der Buchungstext
  • Der Steuersatz
  • Die Einnahme, Ausgabe, Privateinlage oder Privatentnahme
  • Die Umsatzsteuer
  • Der aktuelle Kassenstand

Führung des Kassenbuchs

Das Kassenbuch enthält den Anfangsbestand der Kasse zum aktuellen Datum. Alle Bargeldbewegungen der Kasse werden nun chronologisch addiert bzw. subtrahiert. Das Saldo der Kasse ergibt den Bargeldbestand.

Kassenbuch vs. Kassenbericht

Einen Kassenbericht erstellen sollte jeder, der Bareinnahmen hat – unabhängig davon ob eine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht oder nicht. Im Kassenbericht werden allerdings keine einzelnen Geschäftsvorfälle registriert. Stattdessen wird mit Hilfe eines Kassenberichts die Gesamtsumme aller Bareinnahmen des Tages (Tageslosung) ermittelt.

Dazu muss der Inhalt der Kasse täglich nach Geschäftsschluss gezählt und inkl. Zählprotokoll im Kassenbericht aufgezeichnet werden. Der Kassenbericht muss dabei retrograd – also rückläufig – geführt werden, so sieht es das Muster vor.

Führung des Kassenberichts

Vom Kassenbestand am Tagesende werden zuerst die Privateinlagen abgezogen. Anschließend werden die Privatentnahmen addiert. Nun wird in einem letzten Schritt noch der Kassenbestand am Tagesanfang abgezogen. Übrig bleibt die Tageslosung (Bareinnahmen des Tages).

Das Kassenbuch in deinem Online-Buchhaltungsprogramm

Im Online-Buchhaltungsprogramm InformerOnline kannst du all deine Einnahmen und Ausgaben bequem über das Kassenbuch verfolgen. Über Bank / Kassa hast du einen wunderbaren Überblick über deine einen Einnahmen und Ausgaben.

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