Was ist der Lieferschein?
Der Lieferschein ist ein Dokument, das Auskunft zu den gelieferten Waren gibt. Somit kann der Kunde anhand diesem den Wareneingang kontrollieren. Zugleich kann der Lieferschein auch als Rechnung dienen und ist in der Regel der Lieferung beigelegt. Für den Lieferschein selbst gibt es keine gesetzlichen Vorgaben und der Lieferant ist nicht verpflichtet einen zu erstellen. Wenn aber einer ausgestellt wird, muss er den Mindestanforderungen an Geschäftsbriefen entsprechen. Die grundlegenden Angaben wären somit:
- Der Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Kunden
- Ausstellungsdatum
- Datum der Lieferung der Waren
- Beschreibung der in der Bestellung enthaltenen Waren
- Menge jeder Warenart
- Optional: Unterschrift und Stempel des Kunden, der die Lieferung bestätigt hat
Grundsätzlich stimmen die am Lieferschein dokumentierten Waren mit den gelieferten Waren, sowie den Angaben auf der Rechnung überein. Somit enthält er die Stückzahl, Gewicht, Lieferdatum und die Kosten.
Auch gilt der Lieferschein als Geschäftsunterlage und muss nach § 132 BAO sieben Jahre lang aufbewahrt werden, auch wenn er gleichzeitig als Rechnung genutzt wird. Meistens werden die Lieferscheine digital aufbewahrt, dabei ist es wichtig, dass das Dokument und besonders der Eingangsstempel gut zu erkennen sind.
Zusätzliche Details, die ein Lieferschein enthalten kann
Während ein Lieferschein normalerweise keine Produktpreise enthält, entscheiden sich manche Unternehmen dafür, diese abhängig von der Branche und den zu liefernden Produkten aufzunehmen. Alternativ oder zusätzlich können einzelne Produkte nach ihrer eindeutigen Produktnummer aufgelistet werden. Ein Lieferschein kann auch die Bankinformationen des Verkäufers als Bestätigung oder zusätzliche Erinnerung für Zahlungszwecke enthalten.
Lieferscheine bei Informer Invoicing
Wird der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung genutzt, kann dieser wie jede Rechnung bei Informer Invoicing digitalisiert, gespeichert und verbucht werden. Wird er als separates Dokument gehandelt, kann dieser der passenden Rechnung beigefügt werden. Somit ist alles jederzeit auffindbar und die Fristen werden auf jeden Fall eingehalten, ganz einfach und unkompliziert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das Auskunft über die gelieferten Waren gibt und dem Kunden zur Wareneingangskontrolle dient.
Kann ein Lieferschein auch als Rechnung verwendet werden?
Ja, der Lieferschein kann zugleich als Rechnung dienen und ist in der Regel der Lieferung beigelegt.
Ist ein Lieferant gesetzlich verpflichtet, einen Lieferschein zu erstellen?
Nein, für den Lieferschein gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, und der Lieferant ist nicht verpflichtet, einen zu erstellen.
Welche grundlegenden Angaben muss ein ausgestellter Lieferschein enthalten?
Er muss den Namen und die Adresse des Verkäufers und des Kunden, das Ausstellungsdatum, das Datum der Warenlieferung, die Beschreibung der Waren und die Menge jeder Warenart enthalten.
Wie lange muss ein Lieferschein aufbewahrt werden?
Sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, wie alle Geschäftsunterlagen nach § 132 BAO, auch wenn der Lieferschein zugleich als Rechnung dient.
Welche zusätzlichen Details kann ein Lieferschein enthalten, die normalerweise nicht enthalten sind?
Obwohl Produktpreise normalerweise nicht enthalten sind, kann ein Lieferschein diese, eindeutige Produktnummern oder Bankinformationen des Verkäufers enthalten.