Seit 2014 ist ebInterface der verbindliche Standard für elektronische Rechnungen an österreichische Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde speziell für den österreichischen Markt entwickelt. Dieser Leitfaden erklärt dir die technischen Besonderheiten von ebInterface, seine Einsatzgebiete und wie du es für deine E-Rechnung in Österreich nutzt.
ebInterface: Das österreichische XML-Format
ebInterface ist der österreichische Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde ursprünglich für den österreichischen öffentlichen Sektor entwickelt. Seit dem 1. Jänner 2014 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen im ebInterface-Format einreichen.
Eine ebInterface-Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten ohne visuelle Darstellung. Computer können diese Daten direkt verarbeiten, während Menschen eine spezielle Software zur Anzeige benötigen. Die Pflichtangaben einer Rechnung werden in einem definierten Schema übertragen, was die automatische Prüfung und Verarbeitung durch österreichische Behörden ermöglicht.
Technische Merkmale von ebInterface
- Syntax: Verwendet UBL 2.1 (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII.
- Format: Reines XML-Format nach österreichischem Standard, basierend auf EN 16931.
- Übermittlung: Erfolgt meist über das Peppol-Netzwerk oder spezielle Portale österreichischer Behörden.
- B2G-Pflicht: Seit 2014 verpflichtend für alle Rechnungen an österreichische öffentliche Auftraggeber.
ebInterface vs. XRechnung und ZUGFeRD
Für österreichische Unternehmen, die auch mit deutschen Geschäftspartnern arbeiten, sind die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant. Beide Formate sind ebenfalls EN 16931-konform und können für den Austausch mit deutschen Partnern genutzt werden.
XRechnung: Das deutsche Format für Behörden
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Das Format basiert ebenfalls auf EN 16931 und wurde vom IT-Planungsrat als verbindlicher Standard für die deutsche öffentliche Verwaltung festgelegt. Seit 2020 müssen Lieferanten Rechnungen an deutsche Bundesbehörden im XRechnung-Format übermitteln.
Für österreichische Unternehmen, die Rechnungen an deutsche Behörden stellen, ist XRechnung erforderlich. Eine ebInterface-Rechnung wird von deutschen Behörden nicht akzeptiert.
ZUGFeRD: Das Hybridformat für den B2B-Bereich
ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Dieses Hybridformat löst ein praktisches Problem: Empfänger ohne spezialisierte Buchhaltungssoftware können die Rechnung einfach als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig ermöglicht das eingebettete XML die automatische Verarbeitung im Hintergrund. ZUGFeRD wird häufig für den Austausch mit deutschen B2B-Partnern verwendet, da es EN 16931-konform ist.
Profile und Konformitätsstufen von ZUGFeRD
ZUGFeRD definiert verschiedene Profile, um unterschiedliche Anforderungen abzudecken:
- MINIMUM: Enthält nur grundlegende Buchhaltungsdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und UID-Nummer.
- BASIC: Erfüllt die Mindestanforderungen der EN 16931 für eine vollständige Rechnung.
- COMFORT: Erweitert BASIC um Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und präzise Angaben zum Lieferdatum.
- EXTENDED: Bietet den vollen Funktionsumfang für komplexe Prozesse, branchenspezifische Felder und mehrere Lieferadressen.
- XRECHNUNG: Ein spezielles Profil, das ZUGFeRD-Dokumente kompatibel mit den Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung macht.
Die Entscheidungsmatrix: Wann welches Format?
Die Wahl zwischen den Formaten hängt primär von deinem Kundenstamm ab.
Vergleich: ebInterface vs. XRechnung vs. ZUGFeRD
ERP-Kompatibilität und Umsetzung
Führende Systeme unterstützen heute ebInterface und die deutschen Formate:
- BMD und RZL: Die in Österreich verbreiteten Programme für Steuerberater und Bilanzbuchhalter verarbeiten E-Rechnungen für die Übertragung an den Steuerberater.
- SAP (Business One / S/4HANA): Native Unterstützung über das Output Management.
- Lexoffice / sevDesk: Automatisierte Erstellung beim Rechnungsversand.
- Informer: Ermöglicht es dir, einfach eine E-Rechnung zu erstellen und validiert automatisch gegen die aktuellen Regeln, um Fehler zu vermeiden. Unterstützt ebInterface für österreichische Behörden und XRechnung/ZUGFeRD für deutsche Partner.
Validierung und Pflichtfelder
Um sicherzustellen, dass deine Dokumente nicht abgelehnt werden, ist die Einhaltung der Business Terms (BT) nach EN 16931 entscheidend.
Wichtige Pflichtfelder im Überblick:
- BT-1 (Rechnungsnummer): Eindeutige Kennung.
- BT-2 (Rechnungsdatum): Pflicht in allen Formaten.
- BT-44 bis BT-52 (Käuferdaten): Name und Adresse. Bei XRechnung zusätzlich die Leitweg-ID für deutsche Behörden.
- BT-110 bis BT-115 (Steuer): Aufschlüsselung der Sätze und Beträge. In Österreich: 20%, 10% oder 13%.
Wenn du beim Rechnungen schreiben unsicher bist, helfen dir Begriffe aus der E-Rechnung Fachsprache weiter. Auch zusätzliche Informationen wie Rabatte oder Referenzen zum Lieferschein müssen korrekt in den XML-Tags abgebildet werden.
E-Rechnungspflicht in Österreich
Seit dem 1. Jänner 2014 besteht in Österreich die E-Rechnungspflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Diese müssen im Format ebInterface ausgestellt werden. Für den B2B-Bereich existiert derzeit noch keine allgemeine Pflicht, jedoch wird eine Ausweitung diskutiert.
Österreichische Unternehmen, die auch mit deutschen Geschäftspartnern arbeiten, sollten zusätzlich die Formate XRechnung (für deutsche Behörden) und ZUGFeRD (für deutsche B2B-Partner) unterstützen, da diese ebenfalls EN 16931-konform sind.
Was du jetzt tun kannst
Die technologische Umstellung ist komplex, aber mit den richtigen Tools bewältigbar. Überprüfe zunächst, welchen Anteil deiner Kunden österreichische Behörden ausmachen, um zu entscheiden, ob du primär ebInterface benötigst oder auch deutsche Formate unterstützen musst.
Für österreichische Unternehmen ist ebInterface seit 2014 der Standard für B2G-Geschäfte. Moderne Buchhaltungssoftware wie Informer unterstützt alle relevanten Formate und erleichtert die Umstellung erheblich.