Peppol: het netwerk achter de Belgische e-facturatieplicht
Sinds 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige bedrijven in België wettelijk verplicht hun B2B-facturen via het Peppol-netwerk te versturen en te ontvangen. De FOD Financiën kondigde een tolerantieperiode aan voor het eerste kwartaal van 2026: bedrijven die aantoonbaar voorbereidingen hebben getroffen, kregen tot eind maart 2026 de tijd zonder sancties. Dat was uitdrukkelijk geen uitstel van de verplichting zelf.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten zoals facturen veilig en gestandaardiseerd uitwisselen. Vergelijk het met e-mail voor facturen: er is een afzender, een ontvanger en een betrouwbaar netwerk dat de bezorging garandeert.
Het netwerk werkt via gecertificeerde toegangspunten (Access Points) die als tussenstations fungeren. Je boekhoudsoftware verbindt met een Access Point, dat de factuur via het Peppol-netwerk naar het Access Point van je klant stuurt. Van daaruit komt de factuur automatisch in het boekhoudsysteem van de ontvanger terecht.
Wereldwijd zijn meer dan 1,4 miljoen organisaties aangesloten op Peppol, verspreid over meer dan 50 landen. In België coördineert de Belgian Peppol Authority (BPA), ondergebracht bij FOD BOSA, het gebruik van het netwerk. De technische standaarden worden beheerd door OpenPeppol, een internationale non-profitorganisatie.
Waarom is Peppol verplicht in België?
De verplichting sluit aan bij de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), die alle lidstaten verplicht over te schakelen op gestructureerde elektronische facturatie. België loopt daarmee voorop binnen de EU.
Voor overheidsopdrachten (B2G) is e-facturatie via het Mercurius-platform al verplicht sinds 1 maart 2024. De B2B-verplichting van 2026 is de logische volgende stap.
Wie moet Peppol gebruiken?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die B2B-transacties uitvoeren: eenmanszaken, zelfstandigen, bv’s, nv’s en alle andere rechtsvormen die btw-aangifte doen.
Concreet betekent dit dat je geen pdf-facturen of papieren facturen meer mag versturen naar andere bedrijven. Alle B2B-facturen moeten in gestructureerd UBL-formaat via het Peppol-netwerk worden verzonden.
Hoe werkt Peppol technisch?
Het Peppol-netwerk is opgebouwd uit twee lagen. De backbone vormt de centrale infrastructuur die alle Access Points met elkaar verbindt. Gecertificeerde softwareleveranciers en dienstverleners beheren de Access Points waarmee bedrijven verbinden.
Elke deelnemer krijgt een Peppol-ID. In België is dat gebaseerd op je KBO/BCE-nummer, in het formaat 0208:0123456789. Dat ID deel je met je zakelijke partners zodat zij facturen naar je kunnen versturen.
Facturen worden verstuurd volgens de Peppol BIS 3.0-standaard, gebaseerd op de Europese norm EN 16931 met UBL 2.1 als technische syntax. Dat is een gestructureerd XML-bestand waarin alle factuurgegevens op een vooraf bepaalde manier zijn georganiseerd. Je software genereert dat automatisch. Je ziet er zelf niets van, maar de gestructureerde opbouw zorgt ervoor dat de factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt.
In 5 stappen starten met Peppol
- Stap 1: controleer je huidige software. Vraag je softwareleverancier of je huidige boekhoud- of facturatiepakket Peppol ondersteunt.
- Stap 2: registreer je Peppol-ID. Je softwareleverancier regelt doorgaans de registratie. Bij Informer is de Peppol-registratie gratis inbegrepen en wordt je Peppol-ID aan je KBO/BCE-nummer gekoppeld.
- Stap 3: voer testfacturen uit. Verstuur eerst testfacturen naar je eigen bedrijf of naar een testpartner, zodat je controleert of ze correct worden gegenereerd en ontvangen.
- Stap 4: integreer met je boekhouding. Zorg dat inkomende Peppol-facturen automatisch worden verwerkt en koppel je bankrekening voor automatische betalingsverwerking.
- Stap 5: informeer je partners. Deel je Peppol-ID met je zakelijke contacten: in je e-mailhandtekening, op je website en actief richting leveranciers en klanten.
Voordelen van Peppol
- Tijdsbesparing: facturen worden automatisch verwerkt zonder handmatige invoer.
- Minder fouten: gestructureerde data elimineert typefouten en verkeerde boekingen. De factuurgegevens worden één op één overgenomen.
- Snellere betaling: facturen komen direct in het systeem van je klant, zonder vertraging door post of handmatige verwerking.
- Lagere kosten: geen papier, postzegels of printkosten. Een studie van de Universiteit Hasselt in opdracht van het Agentschap Administratieve Vereenvoudiging raamde de kostprijs van een papieren B2B-factuur in 2012 op 12,08 euro; volgens de federale overheid bespaar je met e-facturatie tot 9 euro per factuur.
Fiscale voordelen
De Belgische overheid stimuleert de digitale transitie. Je kunt gebruikmaken van een verhoogde investeringsaftrek van 20 % op de aankoop van facturatiesoftware. Daarnaast geldt een verhoogde kostenaftrek van 120 % op de aanschafprijs, wat betekent dat je meer kunt aftrekken dan je daadwerkelijk hebt betaald.
Boetes bij niet-naleving
De FOD Financiën heeft sancties vastgelegd voor bedrijven die na de tolerantieperiode niet voldoen aan de e-facturatieverplichting:
- Eerste overtreding: 1.500 euro
- Tweede overtreding: 3.000 euro
- Derde en volgende overtredingen: 5.000 euro per overtreding
De tolerantieperiode van het eerste kwartaal van 2026 gold alleen voor bedrijven die aantoonbaar voorbereidingen hadden getroffen. Om daarop aanspraak te maken moest je minimaal kunnen aantonen: een overeenkomst met een Peppol-compatibele softwareleverancier of Access Point, een geregistreerd Peppol-ID en documentatie van je implementatietraject.
Blik vooruit: e-reporting vanaf 2028
België werkt aan een uitbreiding van het systeem met e-reporting, gepland voor 2028. Dit zogenaamde 5-corner model voegt de belastingdienst toe als vijfde partij, die realtime inzicht krijgt in alle B2B-transacties. Die ontwikkeling past binnen het Europese ViDA-initiatief.
Daarnaast veranderde vanaf januari 2026 de btw-afrondingsregel: afronding is alleen nog toegestaan op het totaalbedrag per btw-tarief, niet meer per factuurregel. Controleer of je software die wijziging correct verwerkt.
Peppol-software kiezen
Informer is volledig voorbereid op de Belgische e-facturatieverplichting en fungeert als gecertificeerd Peppol Access Point, wat betekent dat je geen aparte dienstverlener nodig hebt.
- Gratis Peppol-registratie inbegrepen
- Automatische generatie van UBL-facturen bij elke factuur die je verstuurt
- Klantenbeheer met Peppol-ID-opslag per relatie
- Automatische import en verwerking van inkomende Peppol-facturen
- Belgische btw-regelgeving volledig ondersteund
Veelgestelde vragen
Wat is een Peppol-ID?
Een Peppol-ID is je unieke identificatie binnen het Peppol-netwerk, vergelijkbaar met een e-mailadres. In België is dat gebaseerd op je KBO/BCE-nummer, in het formaat 0208:0123456789. Je deelt dit ID met zakelijke partners zodat zij facturen naar je kunnen versturen.
Moet ik als kleine zelfstandige ook Peppol gebruiken?
Ja. Als je btw-plichtig bent en facturen stuurt naar andere bedrijven (B2B), geldt de verplichting ook voor jou. De grootte van je onderneming speelt geen rol. Alleen btw-vrijgestelde activiteiten en B2C-transacties vallen buiten de verplichting.
Wat gebeurt er met mijn bestaande EDI-koppeling?
Bestaande EDI-verbindingen kunnen blijven bestaan als beide partijen daarmee instemmen en de uitwisseling voldoet aan de EN 16931-standaard. In de praktijk stappen veel bedrijven over naar Peppol vanwege de eenvoudigere en goedkopere implementatie.
Kan ik nog pdf-facturen versturen?
Naar particulieren (B2C) wel, naar bedrijven (B2B) niet meer. Een pdf is geen gestructureerde factuur en voldoet niet aan de wettelijke eisen voor B2B-transacties in België.
Wat als mijn klant geen Peppol gebruikt?
Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige Belgische onderneming Peppol-facturen kunnen ontvangen, dus in B2B zou dat niet meer mogen voorkomen. Kun je een zakelijke relatie toch niet vinden in het Peppol Directory, neem dan contact op: waarschijnlijk is de registratie nog niet afgerond.
Hoeveel kost Peppol?
De kosten zitten verwerkt in je facturatiesoftware. Bij Informer is Peppol-gebruik inbegrepen zonder extra kosten per factuur. Sommige andere aanbieders rekenen wel een bedrag per verzonden of ontvangen factuur.