UBL

Wat is UBL precies?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard voor elektronische documenten, ontwikkeld door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). UBL gebruikt XML om facturen, orders en andere zakelijke documenten in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te coderen.

Een UBL-factuur is geen pdf. Het is een gestructureerd XML-bestand dat automatisch kan worden verwerkt door boekhoudsoftware, ERP-systemen en andere bedrijfsapplicaties. Handmatige invoer wordt daarmee overbodig, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.

In België gebruikt het Peppol-netwerk UBL 2.1 als basisformaat, uitgebreid met de Belgische UBL.BE-standaard. Die combinatie zorgt ervoor dat facturen voldoen aan zowel internationale als Belgische vereisten.

UBL in België: wat verandert er?

Sinds 1 januari 2026 moeten alle btw-geregistreerde bedrijven in België die facturen versturen aan andere Belgische bedrijven (B2B) dat doen via het Peppol-netwerk in UBL-formaat. Die verplichting geldt voor alle facturen, ongeacht het bedrag.

Facturen moeten worden verstuurd via een gecertificeerd Peppol Access Point. Het gebruik van e-mail, pdf-bijlagen of andere niet-gestructureerde formaten voldoet niet meer aan de vereisten.

Wie is verplicht om UBL-facturen te gebruiken?

• Alle btw-geregistreerde bedrijven in België
• B2B-facturen (bedrijf naar bedrijf)
• Facturen binnen België; grensoverschrijdende facturen volgen later, in juli 2030
• Alle facturen, ongeacht het bedrag

Zelfstandigen zonder btw-nummer zijn voorlopig niet verplicht, maar kunnen wel vrijwillig overstappen op UBL-facturatie.

UBL.BE: de Belgische standaard

UBL.BE is een Belgische uitbreiding van de internationale UBL-standaard, specifiek ontwikkeld voor het Peppol BIS 3-formaat. De standaard wordt beheerd door UBL.BE vzw en zorgt ervoor dat UBL-facturen voldoen aan alle Belgische fiscale en administratieve vereisten.

UBL.BE bouwt voort op UBL 2.1 en voegt Belgische velden en validatieregels toe. Zo verstuur je facturen die internationaal compatibel zijn én volledig voldoen aan de Belgische regelgeving. Wanneer je via Peppol factureert aan Belgische klanten, gebruik je automatisch het UBL.BE-formaat.

Hoe werkt UBL met Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine: een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig elektronische documenten uitwisselen. Wereldwijd zijn meer dan 1,4 miljoen organisaties aangesloten, verspreid over meer dan 50 landen.

Het netwerk werkt volgens het principe “connect once, connect to everyone”. Je sluit je één keer aan via een Peppol Access Point en kunt daarna automatisch communiceren met alle andere aangesloten bedrijven.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde serviceprovider die de verbinding verzorgt tussen jouw bedrijf en het Peppol-netwerk. Je hebt er een nodig om UBL-facturen te kunnen versturen en ontvangen.

Veel facturatiesoftware, waaronder Informer, biedt geïntegreerde Peppol Access Point-functionaliteit. Je hoeft dan geen aparte provider te kiezen.

Het Peppol-netwerk gebruikt de AS4-beveiligingsstandaard, waardoor gegevens veiliger worden verzonden dan via traditionele e-mailfacturatie.

Hoe werkt UBL technisch?

Een UBL-factuur is een XML-bestand dat gestructureerd is volgens de UBL-specificaties. Het bevat alle factuurgegevens in een hiërarchische structuur die zowel door mensen als door machines te lezen is.

Het proces verloopt zo:

• Je maakt een factuur aan in je facturatiesoftware
• De software converteert die automatisch naar UBL-XML
• De UBL-factuur wordt via het Peppol-netwerk naar je klant verzonden
• De klant ontvangt de factuur in zijn systeem
• De boekhoudsoftware van de klant verwerkt de factuur automatisch

UBL gebruikt een gestandaardiseerde XML-structuur met secties voor factuurgegevens, leveranciersinformatie, klantgegevens, factuurregels en btw-berekeningen. Elke sectie heeft velden die volgens de specificaties moeten worden ingevuld.

UBL-versies

De huidige UBL-standaard is versie 2.4, goedgekeurd door OASIS in juni 2024. België gebruikt UBL 2.1 via het Peppol BIS 3-formaat. Alle UBL-versies vanaf 2.0 zijn achterwaarts compatibel.

UBL versus pdf: waarom een pdf niet meer voldoet

Veel bedrijven denken dat een pdf-factuur hetzelfde is als een elektronische factuur. Dat klopt niet. Facturen moeten machineleesbaar zijn, wat betekent dat ze in een gestructureerd formaat verzonden moeten worden.

Aspect	Pdf-factuur	UBL-factuur
Machineleesbaar	Nee, vereist handmatige invoer	Ja, volledig automatisch verwerkbaar
Verwerkingstijd	Minuten tot uren per factuur	Seconden, volledig automatisch
Foutgevoeligheid	Hoog, door handmatige invoer	Laag, geautomatiseerde validatie
Voldoet aan EN 16931	Nee	Ja, volledig compliant
Verzending via Peppol	Niet mogelijk	Ja, standaardformaat

De Europese norm EN 16931 vereist dat elektronische facturen machineleesbaar zijn. Pdf-bestanden zijn visuele representaties zonder gestructureerde data. UBL-XML bevat alle factuurgegevens in een formaat dat direct kan worden geïmporteerd in boekhoudsoftware.

Voordelen van UBL-facturen

Kostenbesparing

Je bespaart papier- en drukwerkkosten, postzegels en verzendkosten, handmatige verwerkingstijd, en de kosten van fouten en correcties.

Automatische verwerking

UBL-facturen kunnen volledig automatisch worden verwerkt. Wanneer een klant een UBL-factuur ontvangt, importeert zijn boekhoudsoftware die direct: geen handmatige invoer, directe verwerking, automatische btw-berekening en validatie, en onmiddellijke beschikbaarheid voor betaling.

Snellere betalingen

Omdat UBL-facturen direct verwerkt kunnen worden, worden ze sneller goedgekeurd en betaald.

Minder fouten

Handmatige invoer is foutgevoelig. UBL-facturen elimineren die fouten door automatische verwerking en validatie: minder correcties, minder vertragingen en betere klantrelaties.

Compliance en audit trail

UBL-facturen via Peppol bieden een volledige audit trail. Elke factuur wordt geregistreerd en kan worden getraceerd, wat helpt bij btw-controles en administratieve verificaties.