Offene Posten in der Buchhaltung: Der komplette Leitfaden für KMU

Was versteht man unter offenen Posten?

Die wichtigste Antwort zuerst: Offene Posten in Ihrer Buchhaltung umfassen sowohl unbezahlte Rechnungen als auch Forderungen gegenüber Ihren Kunden sowie Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten. Offene Posten sind alle Rechnungen, die ausgestellt oder erhalten wurden und noch nicht bezahlt sind. Sie werden in der OPOS-Liste (Offene-Posten-Liste) dokumentiert und organisiert verwaltet.

Weshalb hat das Bedeutung?

Offene Posten wirken sich unmittelbar auf Ihre Liquidität aus. Wie die aktuellen Daten des DATEV Mittelstandsindex (Stand: Juli 2025) zeigen, haben deutsche KMU zunehmend mit Umsatzrückgängen und Liquiditätsengpässen zu kämpfen. Für die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens ist eine effiziente Verwaltung offener Posten daher wichtiger als je zuvor.

Die zwei Arten offener Posten im Detail

1. Forderungen – Wenn Kunden Ihnen Geld schulden

Forderungen entstehen, wenn Sie eine Dienstleistung erbracht oder Waren geliefert haben, aber die Bezahlung noch aussteht. Diese offenen Posten beziehen sich auf Ihre Debitoren (Schuldner).

Praktisches Beispiel: Am 1. Juli 2025 liefern Sie Waren im Wert von 5.950 € (inklusive 19% MwSt.) an einen Kunden. Die Frist für die Zahlung beträgt 30 Tage. Sie haben bis zur Zahlung einen offenen Posten von 5.950 € – eine Forderung.

Relevante Kennzahlen für 2025:

• Durchschnittliche Zahlungsverzögerung in Deutschland: 26 Tage
• 14% der deutschen Firmen kämpfen aufgrund verspäteter Zahlungen mit Liquiditätsengpässen
• 3,8 Millionen KMU in Deutschland müssen offene Rechnungen aktiv verwalten

2. Verbindlichkeiten – Wenn Sie Geld an Lieferanten schulden

Verbindlichkeiten sind die Verpflichtungen, die Sie gegenüber Ihren Kreditoren (Gläubigern) haben. Sie entstehen, wenn Sie Leistungen erhalten haben, für die jedoch noch keine Zahlung erfolgt ist.

Hinweis für Ihre Liquidität: Machen Sie sich die Zahlungsziele zunutze, aber achten Sie darauf, dass Sie keine Skontofristen versäumen! Ein 2%-Skonto auf eine Rechnung über 10.000 € bedeutet eine Ersparnis von 200 €, was sich schnell addiert.

Die Offene-Posten-Buchhaltung: Zwei Ansätze für KMU

Ansatz 1: Offene-Posten-Verwaltung (für Kleinunternehmen)

Diese vereinfachte Methode ermöglicht es, Rechnungen direkt auf die Erfolgskonten zu buchen, ohne den Umweg über Personenkonten zu nehmen. Die offenen Posten werden in einer Liste oder einem Ordnersystem manuell verwaltet.

Vorzüge:

• Erfordert weniger Buchungen
• Leichter für kleine Firmen mit wenigen Transaktionen
• Passt zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Methode 2: Offene-Posten-Buchführung (für größere KMU)

Alle Rechnungen werden hier auf Debitoren- oder Kreditorenkonten erfasst. Nach der Bezahlung werden die Positionen ausgeglichen und aus der OPOS-Liste entfernt.

Der detaillierte Prozess:

1. Erfassung der Rechnung auf dem entsprechenden Personenkonto
2. Kontrolle des Fälligkeitsdatums und des Zahlungseingangs
3. Ausgleich des offenen Postens bei Zahlung („Ausziffern")
4. Archivierung in der Ausgeglichenen-Posten-Buchhaltung

OPOS-Liste: Ihr zentrales Steuerungsinstrument

Die OPOS-Liste (auch bekannt als OPL, OP-Liste oder OPOS) stellt alle unbezahlten Rechnungen systematisch zusammen. Folgende Informationen sind mindestens enthalten:

• Rechnungsnummer und -datum
• Kunde/Lieferant mit Kundennummer
• Rechnungsbetrag (inkl. MwSt.)
• Fälligkeit und Zahlungsziel
• Überfällige Tage
• Mahnstufenstatus

Best Practice: Überprüfen Sie Ihre OPOS-Liste mindestens einmal pro Woche. Es ist ratsam, Zahlungen mit hohem Volumen täglich zu kontrollieren.

Mahnwesen: So handeln Sie bei überfälligen Posten

1. Zahlungserinnerung (nach 7-10 Tagen Verzug): Freundliche Erinnerung an die noch nicht beglichene Rechnung
2. 1. Mahnung (nach 14-21 Tagen): Klarere Aufforderung mit neuer Fristsetzung
3. 2. Mahnung (nach 30 Tagen): Letzte Mahnung mit Drohung weiterer Maßnahmen
4. Inkasso/Mahnverfahren: Einbeziehung eines Inkassounternehmens oder gerichtliches Mahnverfahren

Wichtig: Halten Sie jeden Schritt in Ihrer OPOS-Liste fest. Dies ist nicht nur für die Buchhaltung von Bedeutung, sondern auch als Beleg in rechtlichen Streitigkeiten.

Bedeutung für Liquidität und Unternehmensführung

Offene Posten stellen mehr dar als bloße Buchhaltungseinträge – sie sind ein wesentlicher Faktor für die Gesundheit Ihres Unternehmens:

• Liquiditätsplanung: Hohe Forderungen bedeuten gebundenes Kapital
• Kreditwürdigkeit: Banken prüfen Ihre OPOS-Liste bei Kreditanträgen
• Risikomanagement: Früherkennung von Zahlungsausfällen
• Kundenbeziehungen: Balance zwischen konsequentem Forderungsmanagement und Kundenpflege

Statistik für Deutschland (Juli 2025): Der OP-Saldo (Summe aller offenen Posten) liegt bei deutschen KMU im Durchschnitt bei 15-20% des Jahresumsatzes. Bereits eine Verringerung um 5% kann die Liquidität deutlich erhöhen.

Digitale Lösungen für die Verwaltung offener Posten

Zeitgemäße Buchhaltungssoftware automatisiert die OPOS-Verwaltung deutlich:

• Zahlungen werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen
• Echtzeitübersicht über alle Forderungen und Verbindlichkeiten
• Automatisierte Mahnprozesse mit maßgeschneiderten Mahnstufen
• Einbindung von E‑Rechnungen zur Beschleunigung der Zahlungsabwicklung
• Prognosefunktionen für die Liquiditätsplanung

Tipp: Setzen Sie auf eine Software, die das Valuta-Datum verwaltet, um den tatsächlichen Geldeingang besser zu planen.

Rechtliche Grundlagen nach HGB und Abgabenordnung

Die Offene-Posten-Buchhaltung ist laut § 146 Abs. 5 AO erlaubt, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wesentliche Voraussetzungen:

• Chronologische Ablage der Belege als Grundbuchfunktion
• Tägliche Erfassung der Rechnungsbeträge auf Konten
• Regelmäßige Abstimmung der offenen Posten
• 10-jährige Aufbewahrungspflicht für ausgeglichene Posten

Für Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind, gilt zusätzlich § 243 Abs. 1 HGB: Alle offenen Posten müssen zum Jahresabschluss einzeln erfasst und bewertet werden.

Praktische Tipps für effizientes OPOS-Management

• Klare Zahlungsbedingungen: Legen Sie eindeutige Zahlungsziele auf sämtlichen Rechnungen fest
• Konsequentes Monitoring: Richten Sie regelmäßige Termine für die OPOS-Prüfung ein
• Skontonutzung: Berücksichtigen Sie Skonto in Ihrer Liquiditätsplanung
• Kundenbonität prüfen: Vor allem bei Neukunden und hohen Beträgen
• Mahngebühren: Informieren Sie in den AGB über Mahngebühren
• Dokumentation: Erstellen Sie eine lückenlose Historie für jeden offenen Posten

Kennzahlen zur Überwachung Ihrer offenen Posten

Behalten Sie diese KPIs im Auge:

• DSO (Days Sales Outstanding): Durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang
• Überfälligkeitsquote: Anteil der überfälligen Forderungen am Gesamtbestand
• Debitorenlaufzeit: Durchschnittliche Dauer offener Kundenforderungen
• Kreditorenlaufzeit: Durchschnittliche Zeit bis zur Begleichung eigener Verbindlichkeiten

Wichtige Erkenntnisse

Offene Posten sind bisher nicht bezahlte Forderungen und Verbindlichkeiten – sie binden Kapital und haben unmittelbare Auswirkungen auf Ihre Liquidität.

Eine systematische OPOS-Verwaltung mit regelmäßiger Kontrolle ist für die Unternehmensgesundheit unerlässlich. Setzen Sie auf moderne Software, um das Mahnwesen und den Zahlungsabgleich zu automatisieren. Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Vorgaben nach HGB und Abgabenordnung. Etablieren Sie eindeutige Abläufe: Von der Rechnungsstellung über Mahnungen bis zum Ausgleich.

Die professionelle Verwaltung offener Posten dient nicht einem Selbstzweck, sondern sichert die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Ein effizientes OPOS-Management kann in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten wie 2025 den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Insolvenz ausmachen.