Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est l’échange automatisé d’un document de facture structuré entre un fournisseur et son client. Contrairement à un PDF envoyé par e-mail, une véritable facture électronique est lisible par machine. Elle peut donc être importée automatiquement dans le logiciel comptable du destinataire, sans saisie manuelle, sans scan et sans recopie.
Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document numérique dans un format structuré comme UBL ou XML. Les données sont échangées directement entre systèmes logiciels via le réseau Peppol.
La différence avec une facture PDF envoyée par e-mail :
- Un PDF est une représentation visuelle qui doit être recopiée manuellement
- Une facture électronique est lisible par machine et traitée automatiquement
- Un PDF ne répond pas à la législation belge pour les transactions B2B
Comment fonctionne la facturation via Peppol ?
Le réseau Peppol utilise le modèle à quatre coins :
- L’expéditeur crée une facture dans son logiciel comptable
- Le logiciel envoie la facture à un point d’accès Peppol
- Ce point d’accès transmet la facture au point d’accès du destinataire
- Le destinataire reçoit automatiquement la facture dans son logiciel
Un point d’accès Peppol est un prestataire certifié qui assure le traitement technique, la validation et la sécurité. Tous les points d’accès doivent être certifiés par OpenPeppol.
Ton identifiant Peppol belge
En Belgique, ton identifiant Peppol a le format 0208: suivi de ton numéro BCE, par exemple 0208:0123456789. Via le Peppol Directory sur directory.peppol.eu, tu peux vérifier si tes clients sont déjà enregistrés.
Normes techniques
Les factures électroniques belges doivent respecter la norme Peppol BIS 3.0, fondée sur la norme européenne EN 16931. Peppol BIS utilise UBL 2.1 (Universal Business Language) comme syntaxe technique.
Les avantages de la facturation électronique
- Traitement automatique, sans saisie manuelle
- Moins d’erreurs grâce à l’échange direct des données
- Paiements plus rapides grâce à un processus plus efficace
- Coûts administratifs réduits
- Meilleure traçabilité des factures
- Conformité à la législation belge
Obligatoire depuis 2026
L’État belge a rendu la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B depuis le 1er janvier 2026. L’obligation s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les PME, les indépendants et les petites entreprises.
Avantages fiscaux
L’État belge propose des incitants fiscaux pour accompagner la transition :
- 120 % de déduction des frais pour les abonnements logiciels et les frais de conseil (2024–2027)
- 20 % de déduction pour investissement pour les investissements numériques (depuis 2025)
Tu trouveras plus d’informations sur les subsides et les formations auprès du VLAIO.
Logiciel de facturation électronique
Pour envoyer et recevoir des factures électroniques, il te faut un logiciel de facturation connecté au réseau Peppol. Ce logiciel assure :
- La création de factures au bon format (UBL)
- L’envoi via un point d’accès certifié
- La réception et le traitement des factures électroniques entrantes
- L’archivage des fichiers XML et UBL
Avec Informer, tu gères la facturation électronique via Peppol sans compétences techniques, et gratuitement jusqu’au 1er janvier 2029.
Questions fréquentes
Un PDF est-il une facture électronique ?
Non. Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la législation belge. Une véritable facture électronique doit être structurée (format UBL ou XML) et transmise via un réseau sécurisé comme Peppol. Les PDF ne sont que des représentations visuelles et ne peuvent pas être traités automatiquement.
Dois-je utiliser la facturation électronique en B2C ?
Non, l’obligation ne concerne que les transactions B2B. Pour les factures adressées à des particuliers, tu peux toujours utiliser des factures papier ou des PDF par e-mail.
Comment obtenir un identifiant Peppol en Belgique ?
Ton identifiant est généré automatiquement lorsque tu t’inscris auprès d’un point d’accès ou d’un logiciel de facturation électronique. Il a le format 0208: suivi de ton numéro BCE. Tu peux le retrouver dans le Peppol Directory sur directory.peppol.eu.
Dois-je remplacer tout mon système comptable ?
Non. La plupart des logiciels comptables modernes prennent en charge la facturation électronique. Tu n’as pas besoin de remplacer ton système existant, mais tu dois vérifier qu’il répond aux exigences belges.
Que se passe-t-il si je ne suis pas en conformité ?
Le SPF Finances a fixé des sanctions : 1.500 euros pour une première infraction, 3.000 euros pour une deuxième et 5.000 euros pour chaque infraction suivante.
La facturation électronique fonctionne-t-elle avec des clients étrangers ?
Oui, le réseau Peppol est international. Si ton client d’un autre pays utilise également Peppol, vous pouvez échanger directement des factures électroniques. Cela simplifie le commerce international.