Wat is e-facturatie?
E-facturatie is de geautomatiseerde uitwisseling van een gestructureerd factuurdocument tussen leverancier en klant. In tegenstelling tot een pdf die je per e-mail verstuurt, is een echte e-factuur machineleesbaar. De factuur kan daardoor automatisch worden geïmporteerd in de boekhoudsoftware van de ontvanger, zonder handmatige invoer, scannen of typen.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een digitaal factuurdocument in een gestructureerd formaat zoals UBL of XML. De factuurdata worden rechtstreeks uitgewisseld tussen softwaresystemen via het Peppol-netwerk.
Het verschil met een pdf-factuur per e-mail:
- Een pdf is een visuele weergave die handmatig moet worden overgetypt
- Een e-factuur is machineleesbaar en wordt automatisch verwerkt
- Een pdf voldoet niet aan de Belgische wetgeving voor B2B-transacties
Hoe werkt e-facturatie via Peppol?
Het Peppol-netwerk gebruikt het vierhoekmodel voor de uitwisseling van e-facturen:
- De verzender maakt een factuur in de boekhoudsoftware
- De software stuurt de factuur naar een Peppol Access Point
- Dat Access Point stuurt de factuur naar het Access Point van de ontvanger
- De ontvanger krijgt de factuur automatisch in zijn software
Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die zorgt voor de technische afhandeling, validatie en beveiliging. Alle Access Points moeten gecertificeerd zijn door OpenPeppol.
Je Belgische Peppol-ID
In België heeft je Peppol-ID het formaat 0208: gevolgd door je KBO/BCE-nummer, bijvoorbeeld 0208:0123456789. Via het Peppol Directory op directory.peppol.eu kun je controleren of je klanten al geregistreerd zijn.
Technische standaarden
Belgische e-facturen moeten voldoen aan de Peppol BIS 3.0-standaard, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Peppol BIS gebruikt UBL 2.1 (Universal Business Language) als technische syntax.
Voordelen van e-facturatie
- Automatische verwerking zonder handmatig typen
- Minder fouten door directe data-uitwisseling
- Snellere betalingen door een efficiënter proces
- Lagere administratiekosten
- Betere traceerbaarheid van facturen
- Voldoen aan de Belgische wetgeving
E-facturatie verplicht sinds 2026
De Belgische overheid heeft e-facturatie verplicht gesteld voor alle B2B-transacties sinds 1 januari 2026. De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, inclusief kmo’s, zelfstandigen en kleine ondernemingen.
Fiscale voordelen
De Belgische overheid biedt fiscale stimulansen voor de overstap naar e-facturatie:
- 120 % kostenaftrek voor softwareabonnementen en advieskosten (2024–2027)
- 20 % investeringsaftrek voor digitale investeringen (vanaf 2025)
Meer informatie over subsidies en opleidingen vind je bij VLAIO.
E-facturatiesoftware
Om e-facturen te verzenden en ontvangen heb je facturatiesoftware nodig die verbonden is met het Peppol-netwerk. Die software zorgt voor:
- Het aanmaken van facturen in het juiste formaat (UBL)
- Verzending via een gecertificeerd Access Point
- Ontvangst en verwerking van inkomende e-facturen
- Archivering van de XML- en UBL-bestanden
Met Informer regel je e-facturatie via Peppol zonder technische kennis, en altijd gratis.
Veelgestelde vragen
Is een pdf een e-factuur?
Nee. Een pdf die je per e-mail verstuurt is geen e-factuur volgens de Belgische wetgeving. Een echte e-factuur moet gestructureerd zijn (UBL- of XML-formaat) en via een beveiligd netwerk zoals Peppol worden verzonden. Pdf’s zijn alleen visuele weergaven en kunnen niet automatisch worden verwerkt.
Moet ik e-facturatie gebruiken voor B2C?
Nee, de verplichting geldt alleen voor B2B-transacties. Voor facturen naar particuliere klanten mag je nog steeds papieren facturen of pdf’s per e-mail gebruiken.
Hoe krijg ik een Peppol-ID in België?
Je Peppol-ID wordt automatisch gegenereerd wanneer je je aanmeldt bij een Access Point of e-facturatiesoftware. Het heeft het formaat 0208: gevolgd door je KBO/BCE-nummer. Je kunt je Peppol-ID opzoeken in het Peppol Directory op directory.peppol.eu.
Moet ik mijn hele boekhoudsysteem vervangen?
Nee. De meeste moderne boekhoudsoftware ondersteunt e-facturatie. Je hoeft je bestaande systeem niet te vervangen, maar je moet wel controleren of het voldoet aan de Belgische e-facturatievereisten.
Wat gebeurt er als ik niet compliant ben?
De FOD Financiën heeft sancties vastgelegd: 1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor elke volgende overtreding.
Werkt e-facturatie ook voor internationale klanten?
Ja, het Peppol-netwerk werkt internationaal. Als je klant in een ander land ook Peppol gebruikt, kun je direct e-facturen uitwisselen. Dat maakt internationale handel eenvoudiger.