Qu’est-ce qu’un rappel de paiement ?
Un rappel de paiement est la première étape, informelle, de la gestion des débiteurs lorsqu’une facture reste impayée après son échéance. C’est un rappel courtois adressé à un client dont la facture n’a pas encore été réglée.
La différence avec une mise en demeure formelle tient surtout au ton. Un rappel de paiement est plus amical et moins frontal, mais il remplit la même fonction juridique dès lors qu’il contient une demande de paiement claire.
En Belgique, un rappel de paiement a les mêmes conséquences juridiques qu’une mise en demeure selon le Code de droit économique. Le débiteur est en défaut lorsque le rappel exige clairement le paiement et que la date d’échéance est dépassée.
Exigences légales en Belgique
La règle des 8 jours
La législation belge prévoit un délai d’attente de 8 jours après l’échéance avant de pouvoir envoyer un rappel de paiement. Ce délai laisse aux clients le temps de traiter leur paiement et tient compte des jours de traitement bancaire.
Passé ces 8 jours, tu peux envoyer un premier rappel. Il est judicieux d’accorder un nouveau délai de paiement de 7 à 10 jours : assez de temps pour le client, sans retarder inutilement ta gestion des débiteurs.
Implications TVA
Les rappels de paiement n’ont pas d’incidence directe sur la déclaration de TVA. La TVA reste basée sur la date de facture, et non sur celle du rappel. Il est toutefois recommandé de distinguer clairement dans ta comptabilité les factures simplement impayées de celles ayant déjà fait l’objet d’un rappel.
Les taux de TVA belges sont de 21 % pour la plupart des biens et services, 6 % pour les produits de base et 12 % pour certains services. Ces taux restent inchangés sur le rappel.
Conséquences juridiques du non-paiement
Lorsqu’un client ne paie toujours pas après un rappel, des conséquences juridiques s’appliquent automatiquement :
- Intérêts de retard : 8 % par an à compter de la date d’échéance
- Indemnisation : les frais supplémentaires liés au retard de paiement
- Frais de recouvrement : les frais raisonnables engagés pour recouvrer la créance
Ces conséquences s’appliquent automatiquement dès lors que le rappel est correctement établi et que l’échéance est dépassée.
Quand envoyer un rappel de paiement ?
Envoie le premier rappel 8 à 10 jours après l’échéance. Ce délai tient compte des jours de traitement bancaire et évite d’envoyer un rappel alors que le paiement est déjà en route.
Étapes en cas de non-paiement
- Premier rappel : 8 à 10 jours après l’échéance, sur un ton amical
- Deuxième rappel : 7 jours après le premier, un peu plus formel
- Mise en demeure finale : 7 jours après le deuxième, avec annonce de démarches judiciaires
- Procédure de recouvrement : après la mise en demeure, transfert à une société de recouvrement ou à un avocat
Que doit contenir un rappel ?
- Données complètes de ton entreprise : adresse et coordonnées
- Données du client : l’adresse correcte du débiteur
- Objet clair : par exemple « Rappel de paiement facture 2026-1234 »
- Détails de la facture : numéro, date et montant impayé TVA comprise
- Nouveau délai de paiement : avec une date concrète, pas relative
- Coordonnées bancaires : IBAN et BIC à jour
- Copie de la facture : jointe en annexe
Une mention sur un éventuel croisement des courriers (« Si ton paiement croise ce courrier… ») évite les frictions lorsque le client a déjà payé.
Modèle de rappel de paiement
Objet : Rappel de paiement facture [numéro] du [date]
Madame, Monsieur,
En parcourant nos postes ouverts, nous avons constaté que la facture [numéro] du [date] n’a pas encore été réglée. Le délai de paiement convenu du [date] est désormais dépassé.
Nous te prions de bien vouloir verser le montant impayé au plus tard le [nouvelle date] sur le compte suivant :
- Titulaire du compte : [ton entreprise]
- IBAN : [ton IBAN]
- BIC : [ton BIC]
- Communication : facture [numéro]
Une copie de la facture concernée est jointe à titre d’information. Pour toute question sur la facture, ou si tu souhaites convenir d’un plan de paiement, tu peux nous joindre au [numéro de téléphone] ou à l’adresse [adresse e-mail].
Si ton paiement croise ce courrier, tu peux considérer ce rappel comme sans objet.
Cordialement, [signature]
Établir un rappel, étape par étape
- Vérifie la date d’échéance : attends au moins 8 jours après l’échéance
- Rassemble les données : numéro de facture, date, montant, coordonnées du client et données bancaires
- Choisis un objet clair : mentionne le mot rappel et le numéro de facture
- Fixe un nouveau délai concret : une date, pas « sous 14 jours »
- Joins la copie de la facture : pour que le client n’ait rien à rechercher
- Conserve une trace de l’envoi : tu en auras besoin si la créance s’envenime
Automatiser avec un logiciel de facturation
Suivre manuellement les factures échues prend du temps et s’oublie vite. Avec Informer, tu vois dans un seul aperçu quelles factures de vente sont impayées et tu envoies un rappel en deux clics. Si le rappel reste sans effet, tu démarres une procédure de recouvrement depuis le même écran.
Questions fréquentes
Combien de temps dois-je attendre avant d’envoyer un rappel ?
Au moins 8 jours après la date d’échéance. Ce délai tient compte des jours de traitement bancaire.
Puis-je facturer des intérêts immédiatement ?
Les intérêts de retard de 8 % par an courent à partir de la date d’échéance, pour autant que ton rappel soit correctement établi et que l’échéance soit dépassée.
Quelle différence entre un rappel et une mise en demeure ?
Surtout le ton. Juridiquement, les deux ont les mêmes effets dès lors qu’ils exigent clairement le paiement et que l’échéance est dépassée.
Et si le client ne paie toujours pas après tous les rappels ?
Tu transfères la créance à une société de recouvrement ou à un avocat. Depuis Informer, tu démarres cette procédure directement depuis ta comptabilité.