Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is de eerste, informele stap in het debiteurenbeheer wanneer een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft. Het is een vriendelijke herinnering aan een klant dat een factuur nog niet betaald is.
Het verschil met een formele aanmaning zit vooral in de toon. Een betalingsherinnering is vriendelijker en minder confronterend, maar heeft dezelfde juridische functie wanneer ze een duidelijke betalingsaanvraag bevat.
In België heeft een betalingsherinnering dezelfde juridische gevolgen als een aanmaning volgens het Wetboek van Economisch Recht. Een debiteur komt in verzuim wanneer de betalingsherinnering duidelijk de betaling eist en de vervaldatum is verstreken.
Wettelijke vereisten in België
De 8-dagenregel
De Belgische wetgeving kent een wachttijd van 8 dagen na de vervaldatum voordat je een betalingsherinnering mag versturen. Die periode geeft klanten de tijd om betalingen te verwerken en houdt rekening met bankverwerkingsdagen.
Na die 8 dagen kun je een eerste betalingsherinnering versturen. Het is verstandig om een nieuwe betalingstermijn van 7 tot 10 dagen te geven: genoeg tijd voor de klant, zonder je debiteurenbeheer onnodig te vertragen.
Btw-implicaties
Betalingsherinneringen hebben geen directe invloed op de btw-aangifte. De btw blijft gebaseerd op de factuurdatum, niet op de datum van de herinnering. Wel maak je in je boekhouding best duidelijk onderscheid tussen openstaande facturen en facturen waarvoor al een herinnering is verstuurd.
De Belgische btw-tarieven zijn 21 % voor de meeste goederen en diensten, 6 % voor basisproducten en 12 % voor bepaalde diensten. Die tarieven blijven ongewijzigd op de betalingsherinnering.
Juridische gevolgen van niet-betaling
Wanneer een klant na een betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, treden automatisch juridische gevolgen in werking:
- Verzuimrente: 8 % per jaar vanaf de vervaldatum
- Schadevergoeding: eventuele extra kosten door de betalingsachterstand
- Invorderingskosten: redelijke kosten voor het innen van de vordering
Die gevolgen gelden automatisch wanneer de betalingsherinnering correct is opgesteld en de vervaldatum verstreken is.
Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?
Verstuur de eerste herinnering 8 tot 10 dagen na de vervaldatum. Die periode houdt rekening met bankverwerkingsdagen en voorkomt dat je een herinnering stuurt terwijl de betaling al onderweg is.
Stappen bij niet-betaling
- Eerste betalingsherinnering: 8 tot 10 dagen na vervaldatum, vriendelijke toon
- Tweede herinnering: 7 dagen na de eerste, iets formeler
- Laatste aanmaning: 7 dagen na de tweede, met aankondiging van juridische stappen
- Invorderingsprocedure: na de laatste aanmaning, overdracht aan een incassobureau of advocaat
Wat moet erin staan?
Een rechtsgeldige betalingsherinnering bevat:
- Volledige bedrijfsgegevens: adres en contactgegevens van je onderneming
- Klantgegevens: het correcte adres van de debiteur
- Duidelijke onderwerpregel: bijvoorbeeld “Betalingsherinnering factuur 2026-1234”
- Factuurdetails: nummer, datum en openstaand bedrag inclusief btw
- Nieuwe betalingstermijn: met een concrete datum, niet relatief
- Bankgegevens: actuele IBAN en BIC
- Factuurkopie: als bijlage toegevoegd
Een opmerking over mogelijke betalingsoverlap (“Mocht je betaling dit schrijven kruisen…”) voorkomt irritatie wanneer de klant al betaald heeft.
Voorbeeld: template betalingsherinnering
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [nummer] van [datum]
Geachte heer/mevrouw,
Bij het doorlopen van onze openstaande posten hebben wij opgemerkt dat factuur [nummer] van [datum] nog niet is betaald. De overeengekomen betalingstermijn van [datum] is inmiddels verstreken.
Wij verzoeken je vriendelijk het openstaande bedrag uiterlijk [nieuwe datum] over te maken op de volgende rekening:
- Rekeninghouder: [jouw bedrijf]
- IBAN: [jouw IBAN]
- BIC: [jouw BIC]
- Mededeling: factuur [nummer]
Een kopie van de betreffende factuur hebben wij ter informatie bijgevoegd. Bij vragen over de factuur, of als je een betalingsregeling wilt treffen, bereik je ons op [telefoonnummer] of [e-mailadres].
Mocht je betaling dit schrijven kruisen, dan mag je deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet, [handtekening]
Stapsgewijs een betalingsherinnering opstellen
- Controleer de vervaldatum: wacht minimaal 8 dagen na de vervaldatum voordat je de herinnering verstuurt
- Verzamel alle gegevens: factuurnummer, datum, bedrag, klantgegevens en je bankgegevens
- Kies een duidelijke onderwerpregel: noem het woord betalingsherinnering en het factuurnummer
- Stel een concrete nieuwe termijn: een datum, geen “binnen 14 dagen”
- Voeg de factuurkopie toe: zodat de klant niets hoeft op te zoeken
- Leg vast dat je verstuurd hebt: je hebt dat nodig als de vordering escaleert
Automatiseren met facturatiesoftware
Handmatig bijhouden welke facturen vervallen zijn, kost tijd en wordt snel vergeten. Met Informer zie je in één overzicht welke verkoopfacturen openstaan en verstuur je een herinnering in twee klikken. Werkt de herinnering niet, dan start je vanuit hetzelfde scherm een invorderingsprocedure.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik wachten voor ik een herinnering stuur?
Minimaal 8 dagen na de vervaldatum. Die wachttijd houdt rekening met bankverwerkingsdagen.
Mag ik meteen rente aanrekenen?
De verzuimrente van 8 % per jaar loopt vanaf de vervaldatum, mits je betalingsherinnering correct is opgesteld en de vervaldatum verstreken is.
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Vooral de toon. Juridisch hebben beide dezelfde gevolgen zodra ze duidelijk de betaling eisen en de vervaldatum verstreken is.
Wat als de klant na alle herinneringen niet betaalt?
Dan draag je de vordering over aan een incassobureau of advocaat. Vanuit Informer start je die procedure rechtstreeks vanuit je administratie.