Recevoir des factures électroniques est obligatoire
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA sont tenues de recevoir des factures électroniques structurées pour leurs transactions B2B. Une étude de décembre 2025 montrait pourtant que moins de la moitié des entreprises belges y étaient préparées. Cet article explique pas à pas comment recevoir, traiter et archiver des factures électroniques.
Comment reçoit-on une facture électronique ?
Une facture électronique n’est pas un PDF reçu par e-mail. C’est un fichier numérique structuré au format XML (le plus souvent UBL) que ton logiciel comptable ou de facturation peut lire directement. L’échange passe par le réseau sécurisé Peppol, une norme internationale utilisée dans toute l’Europe.
Le processus de réception est automatique. Dès que tu es enregistré sur Peppol, tes fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement vers ton logiciel. Tu n’as plus à ouvrir d’e-mails, télécharger des pièces jointes ou recopier des données : les données arrivent directement dans ton système, prêtes à être traitées.
Pourquoi dois-tu pouvoir les recevoir ?
L’État belge a rendu la facturation électronique obligatoire pour réduire l’écart de TVA et alléger les charges administratives. L’obligation s’applique à toutes les transactions B2B nationales entre entreprises belges assujetties.
La législation ne fait pas de distinction entre envoi et réception : en tant qu’entrepreneur, tu dois pouvoir faire les deux. Une facture PDF envoyée par e-mail ne répond plus aux exigences légales pour les transactions B2B. Les fournisseurs qui envoient encore des PDF ne sont pas en conformité.
Que se passe-t-il après la réception ?
Recevoir une facture électronique n’est que le début. Le vrai gain de temps réside dans le traitement automatisé qui suit.
Extraction automatique des données
Comme une facture électronique contient des données structurées, le logiciel peut lire directement toutes les informations utiles : nom du fournisseur, numéro de facture, date, montants, taux de TVA et données de paiement. Pas de recopie manuelle, pas d’erreurs d’OCR.
Propositions d’imputation
Un logiciel moderne de gestion des dépenses propose automatiquement une imputation sur la base de l’historique. Tu as déjà acheté chez ce fournisseur ? Le système propose le même compte général et tu n’as plus qu’à confirmer.
Flux d’approbation
Pour les entreprises comptant plusieurs collaborateurs, un flux d’approbation numérique peut être mis en place. La facture est automatiquement transmise à la bonne personne pour accord avant que le paiement ne soit libéré.
Gain de temps
Le traitement manuel d’une facture prend en moyenne 12 minutes. Avec un traitement électronique automatisé, ce délai tombe à environ 2 minutes. Avec 50 factures entrantes par mois, tu économises ainsi plus de 8 heures de travail administratif.
Archiver les factures électroniques
Les factures électroniques reçues doivent être conservées conformément aux prescriptions légales. Depuis la loi du 20 novembre 2022, un délai de conservation de 10 ans s’applique. Il commence le 1er janvier de l’année suivant la date de facture.
Tu peux choisir un archivage numérique ou papier. Le numérique est préférable, car tu conserves alors les avantages de l’automatisation. L’archivage doit répondre à trois exigences :
- Authenticité : l’origine doit être vérifiable
- Intégrité : le contenu ne doit pas avoir été modifié
- Lisibilité : le document doit rester lisible pendant toute la durée
L’archivage dans le cloud est autorisé, pour autant que les factures soient immédiatement accessibles depuis la Belgique en cas de contrôle. Informer conserve toutes les données au sein de l’UE.
Pour les factures liées à des biens immobiliers, des délais plus longs s’appliquent : 15 ans pour le délai de révision des bâtiments, jusqu’à 25 ans pour les constructions neuves sous le régime TVA optionnel.
Période de tolérance de janvier à mars 2026
L’administration belge de la TVA a instauré une période de tolérance de trois mois. De janvier à mars 2026, aucune amende n’a été infligée aux entreprises pas encore entièrement prêtes, à condition qu’elles puissent démontrer avoir entrepris des démarches raisonnables.
Il ne s’agissait pas d’un report général : tu devais prouver ta bonne foi : logiciel commandé, implémentation en cours, attente d’un support technique. Les dossiers étaient évalués individuellement.
Et si ton client n’est pas prêt ?
Tu es prêt en tant que fournisseur, mais ton client ne peut techniquement pas encore recevoir de factures électroniques ? Pendant la période de tolérance, tu pouvais lui délivrer temporairement une facture traditionnelle sans sanction, à condition d’être toi-même en conformité.
Choisir un logiciel de réception
| Critère | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Point d’accès Peppol certifié | Obligatoire pour la conformité légale |
| Propositions d’imputation automatiques | Fait gagner du temps au traitement |
| Intégration avec ta comptabilité | Évite la double saisie |
| Fonction d’archivage | Répond à l’obligation de conservation de dix ans |
| Connexion de paiement | Paiement direct après approbation |
Informer propose une solution complète qui prend en charge l’envoi comme la réception. Avec la banque intégrée, tu peux payer les factures approuvées depuis le même environnement.
Questions fréquentes
Dois-je pouvoir recevoir des factures électroniques en tant qu’entrepreneur B2C ?
Oui. Même si tu ne factures qu’à des particuliers, tu dois pouvoir recevoir les factures électroniques de tes fournisseurs. Tu ne dois pas en envoyer à des particuliers, mais l’obligation de réception s’applique bien.
Combien de temps dois-je conserver les factures reçues ?
Dix ans, à partir du 1er janvier de l’année suivant la date de facture. L’archivage numérique est autorisé si l’authenticité et l’intégrité sont garanties. Pour les biens immobiliers, les délais vont de 15 à 25 ans.
Puis-je recevoir des factures électroniques sans logiciel comptable ?
Non. Pour recevoir des factures via le réseau Peppol, il te faut un logiciel connecté à un point d’accès Peppol. De nombreux fournisseurs proposent des formules d’entrée abordables ou gratuites pour les petites entreprises.
L’obligation de réception vaut-elle aussi sous le régime de la franchise ?
Oui. Les petites entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 25.000 euros et qui relèvent de la franchise de TVA doivent également pouvoir recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs. Il n’y a pas d’exception à l’obligation de réception.