E-facturen ontvangen is verplicht
Sinds 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht gestructureerde elektronische facturen te ontvangen voor B2B-transacties. Toch bleek uit onderzoek van december 2025 dat minder dan de helft van de Belgische bedrijven daar klaar voor was. Dit artikel legt stap voor stap uit hoe je e-facturen ontvangt, verwerkt en archiveert.
Hoe ontvang ik een e-factuur?
Een e-factuur is geen pdf die je via e-mail ontvangt. Het is een gestructureerd digitaal bestand in XML-formaat (meestal UBL) dat rechtstreeks door je boekhoud- of facturatiesoftware kan worden ingelezen. De uitwisseling gebeurt via het beveiligde Peppol-netwerk, een internationale standaard die in heel Europa wordt gebruikt.
Het ontvangstproces verloopt automatisch. Zodra je geregistreerd bent op Peppol, kunnen leveranciers hun facturen rechtstreeks naar je software sturen. Je hoeft geen e-mails te openen, bijlagen te downloaden of gegevens over te typen: de factuurdata komt direct in je systeem terecht, klaar voor verwerking.
Waarom moet je e-facturen kunnen ontvangen?
De Belgische overheid heeft e-facturatie verplicht gesteld om de btw-kloof te dichten en administratieve lasten te verminderen. De verplichting geldt voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
De wetgeving maakt geen onderscheid tussen verzenden en ontvangen: als ondernemer moet je beide kunnen. Een pdf-factuur via e-mail voldoet niet meer aan de wettelijke eisen voor B2B-transacties. Leveranciers die nog pdf’s sturen, handelen niet conform de regelgeving.
Wat gebeurt er nadat je een e-factuur ontvangt?
Het ontvangen van een e-factuur is slechts het begin. De echte tijdwinst zit in de geautomatiseerde verwerking die daarna volgt.
Automatische gegevensextractie
Omdat een e-factuur gestructureerde data bevat, kan de software alle relevante informatie direct uitlezen: leveranciersnaam, factuurnummer, datum, bedragen, btw-tarieven en betalingsgegevens. Geen handmatig overtypen, geen OCR-fouten.
Boekingsvoorstellen
Moderne uitgavenbeheersoftware doet automatisch een boekingsvoorstel op basis van historische data. Kocht je eerder bij dezelfde leverancier? Dan stelt het systeem dezelfde grootboekrekening voor en hoef je alleen te bevestigen.
Goedkeuringsworkflow
Voor bedrijven met meerdere medewerkers kan een digitale goedkeuringsworkflow worden ingesteld. De factuur gaat automatisch naar de juiste persoon voor akkoord voordat de betaling wordt vrijgegeven.
Tijdsbesparing
Handmatige factuurverwerking kost gemiddeld 12 minuten per factuur. Met geautomatiseerde e-factuurverwerking daalt dat naar ongeveer 2 minuten. Bij 50 inkomende facturen per maand bespaar je zo meer dan 8 uur administratietijd.
E-facturen archiveren
Ontvangen e-facturen moet je bewaren volgens de wettelijke voorschriften. Sinds de wet van 20 november 2022 geldt een bewaartermijn van 10 jaar. De termijn start op 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum.
Je mag kiezen voor digitale of papieren archivering. Digitaal verdient de voorkeur, omdat je dan de voordelen van automatisering behoudt. De archivering moet voldoen aan drie eisen:
- Authenticiteit: de herkomst moet verifieerbaar zijn
- Integriteit: de inhoud mag niet gewijzigd zijn
- Leesbaarheid: het document moet gedurende de hele termijn leesbaar blijven
Cloudarchivering is toegestaan, zolang de facturen bij een controle onmiddellijk toegankelijk zijn vanuit België. Informer slaat alle gegevens op binnen de EU.
Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben gelden langere bewaartermijnen: 15 jaar voor de herzieningstermijn bij gebouwen, tot 25 jaar voor nieuwbouw onder het optionele btw-regime.
Tolerantieperiode januari tot maart 2026
De Belgische btw-administratie stelde een tolerantieperiode van drie maanden in. Van januari tot en met maart 2026 werden geen boetes opgelegd aan ondernemingen die nog niet volledig klaar waren, mits zij konden aantonen dat ze redelijke stappen hadden ondernomen.
Dat was geen algemeen uitstel: je moest bewijzen dat je te goeder trouw was: software besteld, implementatie lopend, wachtend op technische ondersteuning. Gevallen werden individueel beoordeeld.
Wat als je klant nog niet klaar is?
Ben je als leverancier wel klaar, maar kan je klant technisch nog geen e-facturen ontvangen? Dan mocht je tijdens de tolerantieperiode tijdelijk een traditionele factuur uitreiken zonder sancties, op voorwaarde dat jij als leverancier zelf wel compliant was.
Software kiezen voor e-facturen ontvangen
| Criterium | Waarom van belang |
|---|---|
| Peppol-gecertificeerd Access Point | Verplicht voor wettelijke compliance |
| Automatische boekingsvoorstellen | Bespaart tijd bij verwerking |
| Integratie met je boekhouding | Voorkomt dubbele invoer |
| Archiveringsfunctie | Voldoet aan de tienjarige bewaarplicht |
| Betaalkoppeling | Directe betaling na goedkeuring |
Informer biedt een complete oplossing voor e-facturatie die zowel verzenden als ontvangen ondersteunt. Met geïntegreerd bankieren kun je goedgekeurde facturen direct betalen vanuit dezelfde omgeving.
Veelgestelde vragen
Moet ik als B2C-ondernemer ook e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. Ook als je alleen aan particulieren factureert, moet je e-facturen kunnen ontvangen van je leveranciers. Je hoeft zelf geen e-facturen te versturen aan particulieren, maar de ontvangstplicht geldt wel.
Hoe lang moet ik ontvangen e-facturen bewaren?
Tien jaar, vanaf 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum. Digitale archivering is toegestaan mits authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn. Voor onroerend goed gelden langere termijnen van 15 tot 25 jaar.
Kan ik e-facturen ontvangen zonder boekhoudprogramma?
Nee. Om e-facturen te ontvangen via het Peppol-netwerk heb je software nodig die verbonden is met een Peppol Access Point. Veel aanbieders hebben betaalbare of gratis instapversies voor kleine ondernemingen.
Geldt de ontvangstplicht ook onder de vrijstellingsregeling?
Ja. Kleine ondernemingen met een omzet onder 25.000 euro die onder de btw-vrijstellingsregeling vallen, moeten ook e-facturen kunnen ontvangen van hun leveranciers. Er is geen uitzondering voor de ontvangstplicht.