E-facturatie is verplicht sinds 1 januari 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor hun B2B-transacties. Een factuur in pdf-formaat per e-mail volstaat niet meer. Facturen moeten via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld in een machineleesbaar formaat zoals UBL of XML.
Deze verplichting is vastgelegd in het Belgische Btw-Wetboek en maakt deel uit van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Het doel is de btw-kloof te verkleinen en de administratieve efficiëntie te verhogen. De FOD Financiën beheert de implementatie.
Voor wie is e-facturatie verplicht?
De e-facturatieplicht geldt voor elke onderneming met een actief Belgisch btw-nummer bij B2B-transacties:
- Alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht grootte of rechtsvorm
- Kmo’s en grote ondernemingen
- Zelfstandigen in hoofdberoep en in bijberoep
- Eenmanszaken en vennootschappen
- Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (jaaromzet onder 25.000 euro)
- Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling
De verplichting geldt zowel voor het verzenden als het ontvangen van e-facturen.
Kleine ondernemingen en de vrijstellingsregeling
Ook ondernemingen met een jaaromzet onder 25.000 euro die genieten van de btw-vrijstellingsregeling vallen onder de e-facturatieplicht. Dit is een veelvoorkomend misverstand. Hoewel deze ondernemingen geen btw-aangifte indienen, moeten ze wel e-facturen kunnen verzenden en ontvangen voor hun B2B-transacties.
B2C-ondernemers: de ontvangstplicht
Werk je uitsluitend voor particulieren? Dan hoef je zelf geen e-facturen te verzenden naar je klanten: B2C-transacties vallen niet onder de verzendplicht.
Maar let op: je moet wél e-facturen kunnen ontvangen van je eigen leveranciers. Stuurt een leverancier je een e-factuur via Peppol, dan moet je die kunnen verwerken. De ontvangstplicht geldt voor alle btw-plichtigen, ongeacht of ze aan bedrijven of particulieren verkopen.
Wie is vrijgesteld?
Niet iedereen valt onder de verplichting. De Belgische wetgeving voorziet in specifieke uitzonderingen.
Artikel 44 Btw-Wetboek: vrijgestelde sectoren
Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn volledig vrijgesteld van de e-facturatieplicht:
- Artsen en tandartsen
- Kinesitherapeuten en verpleegkundigen
- Psychologen en paramedische beroepen
- Onderwijsinstellingen
- Vzw’s met vrijgestelde activiteiten
- Verzekeringsmakelaars
- Bepaalde sociaal-culturele instellingen
Ben je een gemengde btw-plichtige? Dan val je voor je belastbare handelingen wel onder de verplichting, maar niet voor je vrijgestelde activiteiten onder artikel 44.
Forfaitaire btw-regeling: uitstel tot 2028
Ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling krijgen uitstel tot 1 januari 2028. Dit betreft voornamelijk bepaalde kleine handelaars en horecazaken die hun btw forfaitair berekenen. Dat is een tijdelijke uitzondering, geen permanente vrijstelling.
Overige uitzonderingen
- Gefailleerde ondernemingen (geen verzendplicht)
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
- B2C-transacties (facturen aan particulieren)
Boetes en sancties
Wie niet voldoet aan de e-facturatieplicht riskeert administratieve geldboetes van de FOD Financiën. De boetestructuur is progressief opgebouwd:
- Eerste overtreding: 1.500 euro
- Tweede overtreding: 3.000 euro
- Derde en volgende overtredingen: 5.000 euro
Tussen twee overtredingen geldt een bufferperiode van drie maanden. Een nieuwe inbreuk binnen die periode wordt niet als aparte overtreding geteld; na drie maanden start de teller opnieuw.
Tolerantieperiode januari tot maart 2026
De btw-administratie hanteerde een tolerantieperiode van 1 januari tot en met 31 maart 2026. Tijdens die drie maanden werden geen sancties opgelegd als je kon aantonen dat je tijdig en op redelijke wijze voorbereidingen had getroffen, of als de vertraging te wijten was aan omstandigheden buiten je controle, bijvoorbeeld een softwareleverancier die niet klaar was.
Ondernemers die bewust wachtten of geen actie ondernamen kwamen niet in aanmerking voor die tolerantie.
B2B, B2C en B2G: wat is het verschil?
| Type | Verzendplicht | Ontvangstplicht | Vanaf |
|---|---|---|---|
| B2B (bedrijf naar bedrijf) | Ja | Ja | 1 januari 2026 |
| B2C (bedrijf naar particulier) | Nee | Ja (van leveranciers) | 1 januari 2026 |
| B2G (bedrijf naar overheid) | Ja | Ja | 1 maart 2024 |
Voor facturatie aan overheden is e-facturatie al verplicht sinds maart 2024, voor overheidsopdrachten gepubliceerd vanaf die datum. Dat geldt voor contracten met een waarde vanaf 3.000 euro exclusief btw.
Wat is het verschil tussen een pdf en een e-factuur?
Veel ondernemers denken dat ze al e-factureren omdat ze pdf-facturen per e-mail versturen. Dat klopt niet.
Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal document in UBL- of XML-formaat. De ontvanger kan die factuur automatisch inlezen in de boekhoudsoftware, zonder handmatig typen, scannen of overtypen. De data is machineleesbaar.
Een pdf is daarentegen een visuele weergave. De ontvanger moet de gegevens handmatig overnemen of OCR-software gebruiken. Dat is foutgevoelig en tijdrovend.
Fiscale voordelen bij de overstap
120 % kostenaftrek (2024–2027)
Kmo’s en zelfstandigen kunnen een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen op abonnementskosten voor e-facturatiesoftware en op advieskosten voor de implementatie. Betaal je 1.000 euro per jaar voor software, dan mag je 1.200 euro aftrekken van je belastbare winst. Deze maatregel geldt voor de belastbare periodes 2024 tot en met 2027.
20 % investeringsaftrek (vanaf 2025)
Sinds 1 januari 2025 geldt een verhoogde digitale investeringsaftrek van 20 % voor investeringen in e-facturatie. Dat komt bovenop de reguliere afschrijvingen.
VLAIO-ondersteuning
VLAIO biedt opleidingen en een overzicht van goedgekeurde softwarepakketten om Vlaamse ondernemingen te ondersteunen bij de overstap.
Voorbereidingschecklist
- Controleer je btw-status: bepaal of je onder de verplichting valt of in aanmerking komt voor een vrijstelling
- Kies geschikte software: zorg dat je gestructureerde facturen kunt verzenden en ontvangen via Peppol
- Registreer bij Peppol: activeer je Peppol-ID via een gecertificeerd Access Point
- Controleer je stamgegevens: zorg dat alle btw-nummers van klanten en leveranciers correct in je systeem staan
- Test je opzet: verstuur en ontvang testfacturen voordat je volledig overschakelt
Veelgestelde vragen
Val ik onder de verplichting als ik onder de vrijstellingsregeling zit?
Ja. Ondernemingen met een jaaromzet onder 25.000 euro vallen ook onder de e-facturatieplicht voor hun B2B-transacties, ook al dienen ze geen btw-aangifte in.
Ik factureer alleen aan particulieren. Moet ik iets doen?
Je hoeft zelf geen e-facturen te versturen, maar je moet ze wel kunnen ontvangen van je leveranciers. De ontvangstplicht geldt voor alle btw-plichtigen.
Wat als mijn sector vrijgesteld is onder artikel 44?
Verricht je uitsluitend vrijgestelde handelingen, dan ben je volledig vrijgesteld. Ben je een gemengde btw-plichtige, dan geldt de verplichting voor je belastbare handelingen.
Hoe hoog zijn de boetes?
1.500 euro voor een eerste overtreding, 3.000 euro voor een tweede en 5.000 euro voor elke volgende. Tussen twee overtredingen geldt een bufferperiode van drie maanden.