Een correcte factuur opstellen in België
Sinds 1 januari 2026 is elektronisch factureren verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België: facturen naar andere bedrijven ga je via het Peppol-netwerk versturen. Deze gids legt uit hoe je een correcte factuur opstelt, wat er verplicht op moet staan en hoe je aan de e-facturatieregels voldoet.
Wat betekent dit voor jouw bedrijf?
- Alle facturen naar andere bedrijven elektronisch versturen via Peppol
- Elektronische facturen kunnen ontvangen van andere bedrijven
- Een Peppol Access Point gebruiken om facturen te versturen en te ontvangen
- Je facturatiesoftware koppelen aan dat Access Point
B2C-facturen hoef je niet elektronisch te versturen, maar de ontvangstplicht geldt wel: je moet e-facturen van je leveranciers kunnen verwerken.
Tijdlijn
| Datum | Wat er geldt |
|---|---|
| 1 maart 2024 | B2G verplicht voor overheidsopdrachten vanaf 3.000 euro excl. btw |
| 1 januari 2026 | De B2B-verplichting ging in |
| 1 januari tot 31 maart 2026 | Tolerantieperiode: geen sancties als je aantoonbaar voorbereidingen trof. Die periode is voorbij |
| Sinds 1 april 2026 | Volledige handhaving, met boetes bij niet-naleving |
| 1 januari 2028 | Einde uitstel voor ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling |
Compliancechecklist
- Je facturatiesoftware ondersteunt Peppol of kan aan een Access Point gekoppeld worden
- Je hebt een Peppol Access Point gekozen en geconfigureerd
- Je kunt Peppol-ID’s van klanten opvragen en opslaan
- Je team is getraind in het gebruik van e-facturatie
- Je hebt een back-upplan voor als het systeem uitvalt
Wat moet er op een correcte factuur staan?
Verplichte vermeldingen voor alle facturen
- Factuurnummer: uniek, opeenvolgend en zonder hiaten
- Factuurdatum: de datum waarop de factuur wordt opgemaakt
- Vervaldatum: de uiterste betaaldatum (standaard 30 dagen na factuurdatum voor B2B)
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer
- Klantgegevens: naam en adres van de klant
- Btw-nummer van de klant: bij B2B-transacties binnen de EU
- Omschrijving: duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid: aantal, gewicht of volume
- Eenheidsprijs: prijs per eenheid exclusief btw
- Totaalbedrag exclusief btw
- Btw-tarief: 6 %, 12 % of 21 %
- Btw-bedrag: het berekende bedrag
- Totaalbedrag inclusief btw: het eindbedrag dat de klant betaalt
Extra verplichtingen voor B2B-facturen
- Peppol-ID van je eigen bedrijf
- Peppol-ID van de klant
- Btw-nummer van de klant bij intracommunautaire leveringen
- De vermelding “intracommunautaire levering” bij leveringen binnen de EU
Taalvereisten
Facturen moeten in het Nederlands zijn voor bedrijven in Vlaanderen en in het Nederlands of Frans voor bedrijven in Brussel. Voor Waalse bedrijven is Frans verplicht.
Voor klanten buiten België mag je een vertaling toevoegen, maar de Nederlandse of Franse versie heeft voorrang bij geschillen.
Hoe maak je een correcte factuur?
Stap 1: verzamel alle gegevens
- Klantgegevens: naam, adres, btw-nummer bij B2B, Peppol-ID
- Je eigen bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer, Peppol-ID
- Details van de levering: wat, hoeveel, wanneer geleverd
- Prijzen: eenheidsprijs exclusief btw
- Btw-tarief: welk percentage geldt voor deze levering
Stap 2: kies een factuurnummer
Gebruik een uniek, opeenvolgend nummer zonder hiaten, bijvoorbeeld FAC-2026-001, 2026/001 of INV-001-2026. Je mag elk jaar opnieuw beginnen of doorlopend nummeren, sla alleen nooit een nummer over.
Stap 3: bepaal de factuur- en vervaldatum
De factuurdatum is de datum waarop je de factuur opmaakt. Voor de vervaldatum geldt:
- B2B: standaard 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen
- B2C: een redelijke termijn, meestal 14 tot 30 dagen
Stap 4: beschrijf de levering
- Voor goederen: type, merk, model, serienummer indien van toepassing
- Voor diensten: wat je hebt gedaan, wanneer, hoeveel uur of dagen
- Voor projecten: de fase of het onderdeel van het project
Vermijd vage omschrijvingen als “diverse diensten” of “goederen”. Wees specifiek: een onduidelijke omschrijving is een van de meest voorkomende redenen voor discussie over een factuur.
Stap 5: bereken de bedragen
Bereken in deze volgorde:
- Totaal exclusief btw: hoeveelheid × eenheidsprijs
- Btw-bedrag: totaal exclusief btw × btw-percentage
- Totaal inclusief btw: totaal exclusief btw + btw-bedrag
Let op de afrondingsregel die sinds januari 2026 geldt: afronden mag alleen nog op het totaalbedrag per btw-tarief, niet meer per factuurregel.
Stap 6: verstuur via Peppol
Voor B2B-facturen verstuur je via je Peppol Access Point. Je software zet de factuur automatisch om naar het juiste UBL-formaat. Voor particulieren mag je nog steeds een pdf of papieren factuur gebruiken.
Belgische btw-tarieven
| Tarief | Waarvoor |
|---|---|
| 21 % | Het standaardtarief voor de meeste goederen en diensten |
| 12 % | Bepaalde diensten, waaronder sociale huisvesting en horeca-maaltijden |
| 6 % | Basisproducten zoals voeding, water, boeken, personenvervoer en bepaalde renovatiewerken |
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik mijn factuur uiterlijk opmaken?
Uiterlijk de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin de goederen of diensten geleverd zijn.
Mag ik nog pdf-facturen sturen?
Naar particulieren wel, naar bedrijven niet meer. Voor B2B-transacties is een gestructureerde factuur via Peppol verplicht.
Wat als ik een fout maak in een factuur?
Je past een verzonden factuur nooit aan. Maak een creditnota op om de oorspronkelijke factuur te corrigeren, en maak daarna een nieuwe correcte factuur.
In welke taal moet mijn factuur staan?
Nederlands voor Vlaanderen, Frans voor Wallonië, Nederlands of Frans voor Brussel. Een vertaling toevoegen mag, maar de officiële taalversie heeft voorrang bij geschillen.
Moet mijn factuurnummering doorlopend zijn?
Ja. De nummering moet uniek en opeenvolgend zijn, zonder hiaten. Ontbrekende nummers zijn een klassiek aandachtspunt bij een btw-controle.