Spookfactuur

Spookfacturen herkennen

Factuurfraude kost Belgische bedrijven jaarlijks veel geld. Volgens de FOD Economie ontvangen duizenden ondernemers elk jaar vervalste facturen of spookfacturen. Die frauduleuze facturen lijken legitiem, maar zijn volledig nep: ze komen van bedrijven die niet bestaan, of voor diensten die nooit geleverd zijn.

Sinds 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-transacties in België. Die regelgeving helpt ook bij het voorkomen van spookfacturen, omdat facturen dan via een gecontroleerd netwerk met geverifieerde deelnemers binnenkomen in plaats van via e-mail.

Wat zijn spookfacturen?

Een spookfactuur is een factuur voor diensten of producten die je nooit besteld hebt en die ook nooit geleverd zijn. Het bedrijf achter de factuur bestaat vaak niet echt, of heeft nooit iets voor je gedaan. De factuur ziet er wel professioneel uit, met een logo, btw-nummer en bankgegevens.

Fraudeurs gebruiken verschillende methodes:

• Facturen voor niet-bestaande abonnementen, zoals webhosting of telefoonlijnen die je nooit afgesloten hebt
• Facturen met opgeblazen bedragen voor diensten die wel geleverd zijn, maar tegen een veel lagere prijs
• Facturen voor producten die je nooit besteld hebt
• Facturen die lijken op echte facturen van bekende leveranciers, met kleine verschillen in bedrijfsnaam of adres

De facturen komen meestal per e-mail binnen, soms per post. Ze bevatten vaak dreigende taal over incassokosten of gerechtelijke stappen als je niet snel betaalt.

Verschil tussen spookfactuur en vervalste factuur

Kenmerk	Spookfactuur	Vervalste factuur
Bedrijf bestaat	Nee, of het heeft nooit iets geleverd	Ja, het bedrijf bestaat wel
Diensten geleverd	Nee	Ja, diensten zijn wel geleverd
Bankrekening	Vaak een buitenlandse of onbekende rekening	Vervangen door de fraudeur; de originele rekening blijft geldig
Herkennen	Controleren of je iets besteld hebt, bedrijf verifiëren	IBAN controleren, contact opnemen met de originele leverancier
Doel	Geld innen voor niet-bestaande diensten	Betalingen onderscheppen

Bij beide soorten fraude geldt: controleer altijd de IBAN voordat je betaalt. Vergelijk de IBAN op de factuur met de IBAN die je eerder van dat bedrijf ontving. Zijn ze verschillend, neem dan direct contact op via een bekend telefoonnummer of e-mailadres, niet via de gegevens op de factuur zelf.

Checklist: hoe herken je een spookfactuur?

• Je hebt niets besteld. Controleer je e-mail, bestelbevestigingen en contracten. Vind je niets, dan is de factuur waarschijnlijk nep.
• Het bedrijf is onbekend. Zoek het bedrijf online op en controleer de Kruispuntbank van Ondernemingen om te zien of het geregistreerd staat.
• Dreigende taal. Legitieme facturen spreken niet over “onmiddellijke betaling vereist” of gerechtelijke stappen. Echte leveranciers sturen eerst een vriendelijke herinnering.
• Vreemde IBAN. Is het een buitenlandse rekening terwijl het bedrijf Belgisch lijkt, of komt de IBAN niet overeen met eerdere facturen? Betaal niet.
• Geen of vage contactgegevens. Staat er alleen een e-mailadres zonder telefoonnummer of adres, wees dan voorzichtig.
• Btw-nummer klopt niet. Controleer het btw-nummer officieel. Bestaat het niet of komt het niet overeen met de bedrijfsnaam, dan is de factuur nep.
• Bedrag lijkt te hoog. Staan er kosten op die je niet herkent, vraag dan uitleg voordat je betaalt.
• Factuur komt uit het niets. Je hebt nooit van het bedrijf gehoord en krijgt plots een factuur.
• Geen ordernummer of referentie. Legitieme facturen bevatten meestal een referentie die je kunt controleren.
• Vreemde producten of diensten. Posten als “webhosting” of “telefoonlijn” die je nooit afsloot, zijn een duidelijk signaal.

Zijn meerdere van deze signalen aanwezig, betaal de factuur dan niet. Neem contact op met je boekhouder of accountant en meld de factuur bij de FOD Economie.

Wat te doen bij een spookfactuur

• Betaal niet, ook niet als er dreigende taal gebruikt wordt. Echte leveranciers begrijpen dat je eerst wilt controleren.
• Bewaar alle documenten: de factuur, de envelop als je hem per post ontving, en alle e-mails. Die heb je nodig voor je aangifte.
• Controleer je administratie: zoek of je iets besteld hebt bij dit bedrijf.
• Neem contact op met je bank als je al betaald hebt. Zij kunnen proberen de betaling terug te draaien, zeker als je snel handelt.
• Doe aangifte bij de politie en neem alle documenten mee.
• Meld bij de FOD Economie via meldpunt.belgie.be. Dat helpt andere bedrijven te waarschuwen en geeft de overheid inzicht in fraudepatronen.
• Waarschuw je medewerkers, zodat zij ook alert zijn op vergelijkbare facturen.

Twijfel je of een factuur legitiem is, neem dan altijd contact op met het bedrijf via een telefoonnummer dat je uit een andere bron kent, niet via de gegevens op de factuur zelf.

Spookfacturen voorkomen

Interne procedures

• Laat alle facturen goedkeuren door minimaal twee personen voordat ze betaald worden
• Controleer altijd de IBAN voordat je betaalt, zeker bij nieuwe leveranciers
• Houd een lijst bij van goedgekeurde leveranciers met hun IBAN-nummers
• Controleer bij nieuwe leveranciers eerst via de Kruispuntbank of het bedrijf bestaat
• Vergelijk nieuwe facturen met eerdere facturen van hetzelfde bedrijf

E-facturatie als bescherming

Omdat Peppol werkt met geverifieerde deelnemers en gecertificeerde Access Points, is het aanzienlijk moeilijker om een spookfactuur het netwerk in te krijgen dan om er een per e-mail te versturen. Elke deelnemer is geïdentificeerd via zijn Peppol-ID, en dat ID is gekoppeld aan een geregistreerd ondernemingsnummer.