E-Rechnung empfangen: Der vollständige Leitfaden für deutsche Unternehmer 2026

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die XML-Datei liegt im Posteingang, doch wie wird sie lesbar, geprüft und archiviert? Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt den gesamten Prozess vom Empfang bis zur rechtssicheren Aufbewahrung.

Das zentrale E-Mail-Postfach einrichten

Der erste Schritt zum strukturierten E-Rechnungsempfang ist ein dediziertes Postfach. Eine Adresse wie rechnungen@firma.de oder eingang@firma.de bündelt alle eingehenden Rechnungen an einem Ort. Das erleichtert die Übersicht und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung.

Richte Filterregeln ein, die eingehende Nachrichten mit XML-Anhängen oder dem Betreff "Rechnung" automatisch in einen separaten Ordner verschieben. So verhinderst du, dass wichtige Forderungen im allgemeinen Posteingang untergehen. Bei mehreren Standorten oder Abteilungen empfiehlt sich ein gemeinsames Postfach mit definierten Zugriffsrechten.

XML-Dateien lesbar machen

Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei besteht aus maschinenlesbarem XML-Code. Ohne Hilfsmittel siehst du nur Zahlen und Tags. Verschiedene kostenlose Tools wandeln diese Daten in ein lesbares Format um.

Der ELSTER-Viewer der deutschen Finanzverwaltung zeigt XRechnungen als strukturierte Dokumente an. Du lädst die XML-Datei hoch und erhältst eine formatierte Ansicht mit allen Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge und Steuersätze. Alternativ bieten Anbieter wie Informer Invoicing integrierte Viewer, die eingehende Rechnungen automatisch visualisieren.

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Die PDF-Ansicht zeigt die menschenlesbare Version, während die XML-Daten für die automatische Verarbeitung genutzt werden. Beide Formate sind gleichwertig gültig.

Die Validierung vor der Verarbeitung

Bevor eine E-Rechnung in die Buchhaltung übernommen wird, prüfst du ihre technische und inhaltliche Korrektheit. Die Validierung stellt sicher, dass alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Business Rules wie BT-10 (Käuferreferenz) oder BT-29 (Verkäufer-Identifikation) definieren, welche Informationen eine konforme E-Rechnung enthalten muss. Online-Validatoren wie der KoSIT-Validator prüfen XRechnungen auf Einhaltung dieser Regeln. Ein grünes Ergebnis bedeutet: Die Rechnung erfüllt alle formalen Anforderungen.

Bei Fehlermeldungen kontaktierst du den Rechnungssteller und bittest um eine korrigierte Version. Eine nicht-konforme E-Rechnung sollte nicht in die Buchhaltung übernommen werden, da sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt Probleme verursachen kann.

E-Rechnung empfangen ohne Software: kostenlose Optionen

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine spezialisierte Buchhaltungssoftware für den E-Rechnungsempfang. Für Kleinunternehmer und Selbstständige mit geringem Rechnungsvolumen existieren kostenlose Alternativen.

Der ELSTER-Viewer ist kostenfrei nutzbar und zeigt alle relevanten Rechnungsdaten an. Die Daten können manuell in eine Tabelle oder ein einfaches Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Diese Methode eignet sich für Unternehmen mit weniger als zehn eingehenden Rechnungen pro Monat.

Für ZUGFeRD-Rechnungen reicht ein Standard-PDF-Reader. Die eingebetteten XML-Daten werden zwar nicht automatisch verarbeitet, aber die PDF-Darstellung enthält alle notwendigen Informationen für die manuelle Erfassung.

XML-Anhänge versus eingebettete ZUGFeRD-PDFs

E-Rechnungen erreichen dich in zwei Hauptformaten. XRechnungen kommen als separate XML-Dateien im Anhang einer E-Mail. ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF-Dateien mit integriertem XML-Datensatz.

Bei XRechnungen ist die XML-Datei der rechtlich bindende Beleg. Eine eventuell beigefügte PDF-Visualisierung dient nur der Lesbarkeit und hat keine rechtliche Relevanz. Bei ZUGFeRD gilt ebenfalls die XML-Komponente als maßgeblich, auch wenn die PDF-Ansicht identische Informationen zeigt.

Rechnungssoftware wie Informer Invoicing erkennt beide Formate automatisch und extrahiert die relevanten Daten. Manuelle Verarbeitung erfordert bei XRechnungen einen Viewer, bei ZUGFeRD genügt die PDF-Ansicht für die Erstprüfung.

Spam- und Sicherheitsfilter anpassen

XML-Dateien werden von E-Mail-Sicherheitssystemen häufig als potenziell gefährlich eingestuft. E-Rechnungen landen dann im Spam-Ordner oder werden komplett blockiert. Eine Anpassung der Filterregeln verhindert dieses Problem.

Erstelle eine Whitelist für bekannte Absenderdomains deiner Lieferanten und Dienstleister. Konfiguriere den E-Mail-Server so, dass XML-Anhänge von vertrauenswürdigen Quellen durchgelassen werden. Bei cloudbasierten E-Mail-Diensten findest du diese Einstellungen in den Administrationsoptionen unter Sicherheit oder Spam-Filter.

Prüfe regelmäßig den Spam-Ordner auf fälschlich aussortierte Rechnungen. Besonders bei neuen Geschäftsbeziehungen landen E-Rechnungen anfangs oft im falschen Ordner, bis der Absender als vertrauenswürdig eingestuft wird.

Dublettenprüfung einrichten

Doppelt erfasste Rechnungen verursachen fehlerhafte Buchungen und im schlimmsten Fall doppelte Zahlungen. Eine systematische Dublettenprüfung verhindert diese kostspieligen Fehler.

Jede E-Rechnung enthält eine eindeutige Rechnungsnummer im Feld BT-1. Bei der Erfassung prüft die Buchhaltungssoftware automatisch, ob diese Nummer bereits existiert. Bei manuellem Empfang führst du eine Liste aller eingegangenen Rechnungsnummern und gleichst neue Eingänge gegen diese ab.

Zusätzlich zur Rechnungsnummer kannst du die Kombination aus Lieferanten-ID und Rechnungsdatum als Prüfkriterium verwenden. Das verhindert auch die doppelte Erfassung von Rechnungen mit identischen Nummern von unterschiedlichen Lieferanten.

Die 10-Jahres-Regel: rechtssichere Archivierung

E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Eine 2026 empfangene Rechnung muss bis mindestens Ende 2036 archiviert werden.

Das Ausdrucken und Abheften einer E-Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, dass elektronische Belege in ihrer ursprünglichen Form archiviert werden müssen. Die XML-Datei ist das Original, nicht ein PDF-Ausdruck.

Ein revisionssicheres Archivsystem speichert E-Rechnungen unveränderbar und protokolliert jeden Zugriff. Cloud-basierte Lösungen wie Informer Ausgabenmanagement erfüllen diese Anforderungen automatisch. Bei lokaler Speicherung achtest du auf regelmäßige Backups und Zugriffsprotokollierung.

Automatische Verarbeitung einrichten

Die manuelle Bearbeitung einer E-Rechnung dauert durchschnittlich 12 Minuten. Automatisierte Systeme reduzieren diesen Aufwand auf etwa 2 Minuten pro Rechnung. Bei 50 monatlichen Eingangsrechnungen spart das über 8 Stunden Arbeitszeit.

[VISUAL: Vergleichsgrafik "Manuell vs. Automatisiert" - Zeitaufwand pro Rechnung: 12 Min. manuell, 2 Min. automatisiert]

Moderne Buchhaltungssoftware liest eingehende E-Rechnungen automatisch aus, extrahiert die relevanten Daten und schlägt passende Buchungssätze vor. Die Integration mit dem Zahlungsverkehr ermöglicht die automatische Erstellung von Überweisungsaufträgen nach erfolgter Freigabe.

Für die Einrichtung einer automatisierten Verarbeitung verbindest du dein E-Mail-Postfach mit der Buchhaltungssoftware. Neue E-Rechnungen werden automatisch importiert, validiert und zur Prüfung bereitgestellt. Nach manueller oder regelbasierter Freigabe erfolgt die Buchung und Zahlungsabwicklung ohne weitere Eingriffe.

E-Mail-Organisation und Betreffzeilen-Standards

Einheitliche Betreffzeilen erleichtern das Auffinden und Sortieren von E-Rechnungen. Bitte deine Lieferanten, einen standardisierten Betreff zu verwenden: "Rechnung [Nummer] vom [Datum] - [Firmenname]" ermöglicht eine sofortige Zuordnung ohne Öffnen der Nachricht.

Erstelle Ordnerstrukturen nach Jahren und Monaten oder nach Lieferanten. Eine klare Systematik hilft bei der Suche nach bestimmten Rechnungen und erleichtert die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen. Die Ordnerstruktur sollte der Archivstruktur entsprechen, sodass E-Mails und archivierte Rechnungen einander zugeordnet werden können.

Peppol als Empfangskanal

Neben E-Mail etabliert sich das Peppol-Netzwerk als standardisierter Übertragungsweg für E-Rechnungen. Über Peppol erhältst du Rechnungen direkt in deine Buchhaltungssoftware, ohne den Umweg über E-Mail-Postfächer und manuelle Downloads.

Die Teilnahme am Peppol-Netzwerk erfordert einen zertifizierten Access Point. Viele Buchhaltungsanbieter integrieren diese Funktion bereits. Deine eindeutige Peppol-ID teilst du Geschäftspartnern mit, die dann Rechnungen direkt an dein System senden können.