Peppol: Das europäische Netzwerk für elektronische Rechnungen

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online und bezeichnet ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Mit über 380.000 registrierten Teilnehmern in Europa hat sich Peppol zum führenden Übertragungskanal für E-Rechnungen entwickelt.

Dieser Leitfaden erklärt dir, wie das Peppol-Netzwerk funktioniert, welche Kosten entstehen und wie du eine Peppol-ID beantragst.

Das Roaming-Prinzip: So funktioniert Peppol

Peppol funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie internationale Mobilfunknetze. Das Roaming geschieht im Hintergrund, ohne dass du technische Einstellungen vornehmen musst.

• Access Points: Diese übernehmen die Rolle der Mobilfunkbetreiber. Jeder Teilnehmer verbindet sich mit einem Access Point seiner Wahl.
• Sichere Zustellung: Der Access Point stellt Rechnungen an jeden anderen Teilnehmer im Netzwerk zu, unabhängig davon, welchen Anbieter der Empfänger nutzt.
• Interoperabilität: Ein deutsches Unternehmen benötigt keinen direkten Draht zu einer ausländischen Behörde; der Access Point lokalisiert den Empfänger automatisch.

Peppol Directory: Geschäftspartner im Netzwerk finden

Das Peppol Directory (directory.peppol.eu) ist ein öffentliches Verzeichnis aller Teilnehmer. Hier kannst du prüfen, ob deine Partner bereits E-Rechnungen empfangen können.

• Suchkriterien: Unternehmensname, Land oder Peppol-ID.
• B2G in Deutschland: Für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung das vorgeschriebene Format. Die Leitweg-ID des Empfängers dient dabei als eindeutige Adresse im Netzwerk.

Sicherheit und Verschlüsselung: Schutz vor Rechnungsbetrug

E-Mail-Rechnungen sind anfällig für Manipulationen (z. B. CEO-Fraud). Peppol eliminiert dieses Risiko durch:

1. Verschlüsselung: Kommunikation nach dem AS4-Standard.
2. Authentifizierung: Alle Teilnehmer nutzen digitale Zertifikate.
3. Validierung: Die Pflichtangaben einer Rechnung werden automatisch geprüft.
4. Transparenz: Du erhältst Zustellbestätigungen in Echtzeit, was bei der Forderungsverwaltung hilft.

Internationale Kompatibilität: Peppol öffnet Türen

Das Netzwerk expandiert weltweit. Länder wie Singapur, Australien und Neuseeland nutzen Peppol bereits als nationalen Standard.

• Europa-Trend: Frankreich, Polen und Belgien erweitern kontinuierlich ihre Peppol-Kapazitäten.
• Regulatorik: Die E-Rechnungspflicht breitet sich aus. Wer jetzt investiert, ist für die B2B-Pflicht ab 2025 bestens aufgestellt.

Peppol Access Point: Anbieter und Verbindung

Dein Access Point ist der technische Zugang zum Netzwerk. Er übernimmt Verschlüsselung, Validierung und Archivierung.

• Integration: Moderne Software wie Informer Invoicing integriert die Peppol-Funktionalität direkt.
• Zertifizierung: Achte auf die Zertifizierung durch OpenPeppol, um Sicherheitsstandards zu garantieren.

Peppol Kosten: Preismodelle im Vergleich

Die Kosten variieren je nach Anbieter:

• Transaktionsbasiert: Abrechnung pro Rechnung (ca. 0,20 € bis 1,50 €). Ideal für geringes Volumen.
• Monatliche Pauschalen: Bieten Planungssicherheit (ab ca. 15 €/Monat).
• Einsparungspotenzial: Manuelle Verarbeitung kostet oft 10 € bis 30 € pro Dokument – Peppol amortisiert sich daher schnell durch Zeitersparnis.

Peppol-ID beantragen: Schritt für Schritt

Die Peppol-ID ist deine eindeutige Adresse. Sie basiert meist auf deiner Umsatzsteuer-ID oder D-U-N-S-Nummer.

1. Provider wählen: Registrierung erfolgt über deinen Access Point.
2. Daten übermitteln: Firmenname, Rechtsform, USt-IdNr. bereitstellen.
3. Freischaltung: Erscheint im Directory meist innerhalb weniger Werktage.

Peppol BIS 3.0: Der Nachrichtenstandard

Peppol BIS 3.0 legt fest, wie Datenfelder strukturiert sein müssen.

• Basis: Basiert auf UBL 2.1, einem internationalen XML-Standard.
• Kompatibilität: Die deutsche XRechnung ist vollständig kompatibel.
• Präzision: Felder wie Rechnungsdatum und Lieferdatum sind exakt definiert.

Peppol vs. E-Mail: Direkter Vergleich

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Peppol lässt sich nahtlos in Forderungsmanagement-Systeme integrieren. Bei offenen Posten hast du durch den Zustellnachweis eine bessere Basis für die Zahlungserinnerung.

Peppol für verschiedene Geschäftsmodelle

• B2G: Unverzichtbar für Geschäfte mit Behörden (XRechnung-Pflicht).
• B2B: Zunehmend relevant durch die Pflicht, ab 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
• Automatisierung: Wiederkehrende Rechnungen profitieren massiv vom Wegfall manueller Schritte.

Die Zukunft des Peppol-Netzwerks

Die Roadmap von OpenPeppol sieht Erweiterungen für den gesamten Beschaffungsprozess vor. Initiativen wie die Einführung der E-Rechnung in immer mehr Ländern werden die Netzwerkeffekte verstärken: Je mehr Teilnehmer, desto wertvoller das System für alle.

Wichtigste Erkenntnisse

1. Zukunftssicher: Peppol erfüllt die kommenden gesetzlichen Anforderungen für 2025/2027.
2. Sicher: Schützt effektiv vor Manipulation und Rechnungsbetrug.
3. Effizient: Senkt die Prozesskosten um bis zu 80 % durch Automatisierung.
4. Global: Vernetzt Unternehmen über Grenzen und Kontinente hinweg.