Die E-Rechnung 2025: Definition und warum deine PDF keine ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Ära der Rechnungsstellung. Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung für B2B-Transaktionen verpflichtend gemacht. Die zentrale Frage für viele Unternehmer lautet: Was genau ist eine E-Rechnung und warum zählt meine bisherige PDF-Rechnung nicht dazu?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Der entscheidende Unterschied liegt zwischen semantischen und visuellen Daten. Eine PDF-Datei enthält nur visuelle Informationen, also ein Bild der Rechnung. Maschinen können diese Daten nicht automatisch auslesen und verarbeiten. Eine echte E-Rechnung hingegen enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten in festgelegten Feldern.

Das Bundesministerium der Finanzen klassifiziert PDF-Rechnungen seit 2025 als sonstige Rechnung. Nur Formate, die der EN 16931 entsprechen, gelten rechtlich als E-Rechnung. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf deine Buchhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Die B2B-Pflicht ab Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Aussage ich habe dem digitalen Empfang nicht zugestimmt gilt nicht mehr. Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format anzunehmen.

Diese Empfangspflicht betrifft sämtliche B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Portale. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, um die Empfangspflicht zu erfüllen, doch die Weiterverarbeitung der strukturierten Daten erfordert geeignete Software.

Für die Pflichtangaben auf der Rechnung gelten weiterhin die Anforderungen des § 14 UStG. Diese müssen nun in strukturierter Form in den entsprechenden XML-Feldern hinterlegt sein. Das Rechnungsdatum und das Lieferdatum werden als maschinenlesbare Datumsformate übertragen.

XRechnung und ZUGFeRD: Die deutschen Formate

Deutschland nutzt zwei Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente. Es wurde ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist dort seit Jahren Standard. Das Format enthält ausschließlich strukturierte Daten in festgelegten Feldern.

ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung, während gleichzeitig maschinenlesbare Daten im Hintergrund enthalten sind. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1.1 erfüllt die Anforderungen der EN 16931 vollständig. Dieses hybride Format erleichtert den Übergang für Unternehmen, die bisher mit PDF-Rechnungen gearbeitet haben.

Beide Formate sind gleichwertig und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl hängt von den eigenen Systemen und den Präferenzen der Geschäftspartner ab. Viele Softwarelösungen für E-Rechnungen unterstützen beide Formate und ermöglichen den automatischen Export.

Übergangsfristen 2027 und 2028

Die nächsten 12 Monate sind das Vorbereitungsjahr für die Ausstellungspflicht. Während die Empfangspflicht bereits gilt, tritt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gestaffelt in Kraft.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen erhalten eine weitere Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann für alle Unternehmen unabhängig von der Größe.

Diese gestaffelten Fristen geben Unternehmen Zeit, ihre Prozesse anzupassen und geeignete Software zu implementieren. Ein frühzeitiger Umstieg auf E-Rechnungen bringt jedoch bereits heute Vorteile durch automatisierte Verarbeitung und schnellere Zahlungseingänge.

Was keine E-Rechnung ist

Viele Unternehmen verschicken bereits digitale Rechnungen per E-Mail. Doch nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Folgende Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931 nicht:

PDF-Dateien ohne eingebettete XML-Daten gelten als sonstige Rechnungen. Auch eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Bilddateien wie JPG oder PNG entsprechen nicht dem geforderten Standard. E-Mails mit Rechnungsinformationen im Textkörper fallen ebenfalls nicht unter die Definition einer E-Rechnung.

Der entscheidende Faktor ist die maschinelle Lesbarkeit der strukturierten Daten. Eine E-Rechnung muss Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze in definierten XML-Feldern enthalten. Nur so können Buchhaltungssysteme die Daten automatisch verarbeiten und die offenen Posten direkt erfassen.

E-Rechnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kleinunternehmer nach § 19 UStG unterliegen grundsätzlich den gleichen Regelungen wie alle anderen Unternehmer. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer. Du musst technisch in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern zu empfangen.

Für die Ausstellung von Rechnungen gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Bis dahin darfst du weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen an deine Kunden senden. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, entfallen einige Pflichtfelder in der E-Rechnung. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung muss jedoch im strukturierten Format hinterlegt werden.

Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben möchtest, bieten moderne Softwarelösungen bereits heute die Möglichkeit, E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen. Der frühe Umstieg spart langfristig Zeit und erfüllt die kommenden Anforderungen.

E-Rechnung vs. EDI: Der Unterschied

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Computersystemen. EDI-Systeme existieren seit Jahrzehnten und nutzen verschiedene proprietäre Formate wie EDIFACT oder ANSI X12. Diese Formate entsprechen nicht der europäischen Norm EN 16931.

Der Gesetzgeber hat jedoch eine Übergangsregelung geschaffen. Unternehmen, die bereits etablierte EDI-Systeme nutzen, dürfen diese bis zum 31. Dezember 2027 weiter verwenden. Voraussetzung ist, dass die übermittelten Daten den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung entsprechen und die korrekte Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

Ab 2028 müssen auch EDI-Nutzer auf EN 16931-konforme Formate umstellen oder ihre Systeme so anpassen, dass sie die strukturierten Daten im geforderten Format ausgeben können. Die Integration von UBL-formatierten Rechnungen in bestehende EDI-Infrastrukturen ist technisch möglich.

Vorteile der E-Rechnung im Überblick

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt messbare Effizienzgewinne. Laut einer Studie des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) spart eine elektronische Rechnung durchschnittlich 11,60 Euro gegenüber der Papierrechnung. Bei hunderten oder tausenden Rechnungen pro Jahr summiert sich dieser Betrag erheblich.

Die automatische Verarbeitung eliminiert manuelle Dateneingabe. Rechnungsdaten fließen direkt in das Buchhaltungssystem und werden automatisch mit Lieferscheinen und Bestellungen abgeglichen. Fehler durch Tippfehler oder falsche Zuordnungen reduzieren sich deutlich.

Das Forderungsmanagement profitiert von schnelleren Durchlaufzeiten. E-Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und können innerhalb von Minuten statt Tagen verarbeitet werden. Dies beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert die Liquidität. Bei Zahlungsverzug lässt sich eine Zahlungserinnerung direkt aus dem System versenden.

Die revisionssichere Archivierung strukturierter Daten erfüllt die Anforderungen der GoBD ohne zusätzlichen Aufwand. Die XML-Dateien sind unveränderbar und enthalten alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format.

DACH-Kontext: Deutschland, Österreich, Schweiz

Die E-Rechnungspflicht betrifft zunächst nur inländische B2B-Transaktionen in Deutschland. Rechnungen an Unternehmen in Österreich oder der Schweiz fallen nicht unter die neue Regelung. Hier gelten weiterhin die bisherigen Anforderungen des jeweiligen Landes.

Österreich hat bereits seit 2014 eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten des öffentlichen Sektors. Das Format ebInterface entspricht ebenfalls der EN 16931. Eine allgemeine B2B-Pflicht wie in Deutschland existiert in Österreich derzeit nicht, wird aber diskutiert.

Die Schweiz ist als Nicht-EU-Land nicht an europäische Normen gebunden. Hier existiert kein verpflichtendes E-Rechnungsformat. Der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt auf freiwilliger Basis, oft über das Swisscom-Netzwerk oder proprietäre Formate. Für grenzüberschreitende Rechnungen zwischen Deutschland und der Schweiz gelten die deutschen Anforderungen für den deutschen Teil der Transaktion.

Bei Geschäften mit österreichischen oder schweizerischen Partnern empfiehlt sich die Absprache über das bevorzugte Format. ZUGFeRD bietet hier Vorteile, da die eingebettete PDF-Komponente auch ohne spezielle Software lesbar ist.

Digitale Bereitschaft nach Branchen

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht variiert stark zwischen verschiedenen Wirtschaftssektoren. Branchen mit hohem Digitalisierungsgrad haben Vorteile bei der Umstellung.

Software-as-a-Service-Anbieter und IT-Dienstleister arbeiten bereits überwiegend mit strukturierten Datenformaten. Hier liegt die geschätzte Compliance-Rate bei über 80 Prozent. Der Großhandel und Finanzdienstleistungssektor erreichen mittlere Werte zwischen 50 und 70 Prozent.

Handwerksbetriebe, Gastronomie und der stationäre Einzelhandel zeigen die größten Lücken. Viele Betriebe arbeiten noch mit Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten. Die Umstellung erfordert hier oft grundlegende Änderungen in den Arbeitsabläufen.