Ein Angebot erstellen: Schritt für Schritt erklärt

Für Unternehmer, Freiberufler und Selbständige ist die Angebotserstellung so selbstverständlich wie der morgendliche Kaffee. Ohne ein vernünftiges Angebot gibt es keine Bestellungen, keine Kunden und verständlicherweise auch keinen Umsatz. Angebote zu erstellen ist jedoch nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Schließlich müssen sie mit den Gesetzen und Vorschriften konform sein. In diesem Artikel erfährst du welche Informationen enthalten sein müssen, worauf du bei der Angebotserstellung achten solltest und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest. 

Was genau ist ein Angebot?  

Die gängige Definition ist wie folgt: Unter Angebot versteht man eine abzugebende Willenserklärung, die alle relevanten Vertragsbestandteile enthält und dadurch anderen zum Abschluss eines Vertrages anregt. Es ist also schon alles von dir vorbereitet und der Abschluss des Geschäfts hängt nur noch von der Zustimmung des Kunden ab.  

Überzeugende Angebote bedeuten mehr Aufträge 

Jedes Unternehmen, jeder Freiberufler und jedes Start-up braucht einen Auftrag, um Umsätze zu generieren. Aber wer kennt es nicht: Nach dem Absenden des Angebots reagiert der Interessent gar nicht mehr! Hier kommen wir zu einem äußerst wichtigen Punkt – das Grundelement für profitablen Vertrieb sind professionell erstellte Angebote. Nur so erhältst du eine Bestellung. Aber es braucht nicht viel, denn solange du über Grundkenntnisse und eine gute Software zur Angebotserstellung verfügst, hast du alles, was du für ein überzeugendes Angebot brauchst. 

Ein Angebot erstellen – das solltest du wissen 

Zunächst wolltest du wissen, dass die Angebote die du erstellst, rechtlich bindend sind. Wenn du also etwas in deinem Angebot verspricht, musst du dies auch einhalten, deshalb musst du dir ganz genau überlegen, was du anbieten möchtest und kannst.  

Angebote schreiben: Schritt für Schritt 

Angebote erstellen gehört zur Kundenakquise. Diese stellt für Selbständige und Unternehmer eine große Herausforderung dar. Sie ist sehr zeitaufwendig und erfordert ein gewisses Maß an Intuition und Ausdauer, denn die meistens kommen mehr Absagen als Zusagen. Das kann besonders dann hart sein, wenn du einen finanziellen Engpass hast und dringend Aufträge benötigst. Wichtig ist hier, einen kühlen Kopf zu bewahren und nicht die Professionalität zu verlieren. Wie zeigen dir, wie du ein professionelles Angebot schreibst.  

Schritt 1: Interesse wecken 

Um das Interesse von potentiellen Kunden zu wecken gibt es verschiedene Methoden. Du kannst auf Messen und Events den direkten Kontakt suchen, oder Werbung schalten. Das hängt natürlich auch von deinem Budget ab.  

Für Start-ups ist die Anfangsphase der Kundenakquise besonders schwierig, da das Angebot bzw. das entsprechende Produkt oder die Dienstleistung neu und damit noch nicht im breiten Markt etabliert ist. Mit zunehmender Dauer der Selbständigkeit wird die Kundenakquise jedoch einfacher.  

Wenn du mehr über die Methoden der Kundenakquise herausfinden möchtest, haben wir hier einen spannenden Blog für dich:  Freiberufler: So findest du Arbeit!

Schritt 2: Recherchiere bevor du dein Angebot abschickst 

Hast du Kunden für dich gewonnen, geht es ans Angebot stellen. Hier solltest du dir Zeit nehmen, denn schließlich hast du den Auftrag noch lange nicht in der Tasche. Du solltest genau wissen, was der Kunde möchte, was du ihm bieten kannst und wie viel Geld du für deine Dienste verlangen kannst. Bevor du also dein Angebot verfasst, solltest du dir die folgenden Fragen stellen, bzw. Die folgenden Punkte mit dem Kunden abklären:  

  1. Zu aller erst solltest du den genauen Umfang der Leistung kennen, um den Auftrag und den Zeitaufwand realistisch planen zu können. 
  2. Kannst du den Wünschen deines potentiellen Kundens überhaupt gerecht werden? Dazu musst du genau im Detail wissen, was dein Kunde erwartet. Frag hier also ganz genau nach und prüfe, was du ihm bieten kannst, was andere nicht haben.  
  3. Prüfe, ob du den Auftrag in der gewünschten Zeit erfüllen kannst. Hast du zu diesem Zeitpunkt noch andere Aufträge? Dann solltest du genau einplanen, ob du die Auftragsfrist einhalten kannst. Schließlich ist dein Ziel, auch noch weitere Aufträge des Kunden zu erhalten.  
  4. Frag den Kunden genau was er möchte, damit du auf besondere Kundenwünsche vorbereitet bist.  

Schritt 3: Ein Angebot erstellen: Diese Punkte gehören unbedingt mit rein 

Wenn du ein Angebot schreiben möchtest, solltest du mehrere Punkte beachten, die unbedingt zum Angebot gehören. Es reicht nicht aus, ein Angebot basierend auf deinen Ideen zu erstellen. Damit dein Angebot den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen die Pflichtangaben im Angebot enthalten sein. Im Vergleich zu den Pflichtangaben für Rechnungen sind die gesetzlichen Anforderungen an Angebote deutlich geringer. Dennoch wird empfohlen, ein möglichst genaues Angebot zu erstellen. Schließlich tust du dir selbst einen großen Gefallen und vermeidest unangenehme Unklarheiten.  

Diese Angaben müssen enthalten sein:  

  • Die Angebotsnummer: Diese ist wie eine Rechnungsnummer. Bei mehreren Angeboten wissen so beide Parteien, um welches Angebot es sich handelt.  
  • Die Anrede: Spreche den Empfänger mit seinem Namen an, damit er weiß, dass das Angebot nur an ihn gerichtet ist. 
  • Einleitung:  Für gewöhnlich beginnst du dein Angebotsschreiben mit folgendem Satz: „Ich danke Ihnen für Ihre Anfrage. In Bezug auf unser letztes Gespräch vom XX.XX.XXXX kann ich Ihnen folgende Leistungen anbieten…“
  • Die Bezeichnung der Leistung
  • Umfang/Menge
  • Dauer
  • Zusatzkosten (optional)
  • Rabatt (optional)
  • Datum des Angebotes: Hier gibst du an, wann du das Angebot erstellt hast
  • Gültigkeitsdauer: Wie lange ist das Angebot zu den vermittelten Konditionen gültig? Dadurch weiß der potentielle Kunde ganz genau, wie viel Zeit er überlegen kann, ob er zustimmen möchte. 
  • Lieferdatum: Hier gibst du an, wann du das Produkt/ die Dienstleistung liefern wirst und wann somit das Geschäft abgeschlossen ist. 
  • Abschluss/Grußformel: Mit deinem freundlichen “Auf Wiedersehen” hinterlässt du ein positives Gefühl. Wir empfehlen: „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und stehen für Rückfragen gerne jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüße XXX.“
  • AGB (falls vorhanden)
  • Zahlungsbedingungen: Wann musst die Zahlung erfolgen? (Binnen 14 Tagen ist üblich)
  • Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort und Gerichtsstand: Halte in deinem Angebot unbedingt fest, dass das versendete Produkt bzw. die jeweilige Leistung bis zur vollständigen Bezahlung dein Eigentum bleibt. Ebenso solltest du auch relevante Angaben zum Erfüllungsort und Gerichtsstand vermerken.

 

Wir hoffen sehr, dass dir diese Anleitung weitergeholfen hat und wünschen dir viel Erfolg!