Der vollständige Leitfaden zu den Anforderungen an Rechnungen für 2025

Die ordnungsgemäße Ausstellung von Rechnungen ist für kleine und mittlere Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben und unerlässlich für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Fehlerhafte Rechnungen können zu Zahlungsverzögerungen, Problemen bei der Vorsteuerabzugsfähigkeit und im schlimmsten Fall zu zusätzlichen Steuerzahlungen führen. Dieser detaillierte Leitfaden erklärt die wesentlichen Anforderungen an Rechnungen und welche Angaben an Rechnungen enthalten sein müssen, um häufige Fehler zu vermeiden.

Die wesentlichen Änderungen für 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Transaktionen zwischen Geschäftsinhabern mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland E-Rechnungen verwenden. Das Wachstumschancengesetz schreibt diese Anforderungen an Rechnungen vor, die für nahezu alle Geschäftsinhaber gelten. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Datenformat (EN16931) erstellt werden und ersetzt in vielen Fällen herkömmliche Papier- und PDF-Rechnungen.

Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom (Stand Dezember 2024) ergab, dass nur 45% der deutschen Unternehmen technisch in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen. Das zeigt erheblichen Handlungsbedarf auf.

Die 10 zentralen Angaben an Rechnungen

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen die folgenden Anforderungen an Rechnungen erfüllt werden und jede ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Leistungsempfänger

Die Anschrift muss nicht die Geschäftsadresse sein; jede Adresse, unter der das Unternehmen postalisch erreichbar ist, genügt. Das Bundesfinanzgericht hat dies in mehreren Entscheidungen aus dem Jahr 2018 bestätigt. Entscheidend ist die Erreichbarkeit zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung.

Bei dieser Angabe müssen sowohl Rechnungssteller als auch Leistungsempfänger vollständig und korrekt erfasst werden.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Sie können entweder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Steuernummer vom Finanzamt angeben. Die 8-stellige Steuernummer (z.B. 123/45678) ist ausreichend; die Angabe der Finanzamtsnummer ist nicht erforderlich.

3. Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum der Rechnungsstellung muss gut lesbar sein. Dies ist besonders relevant für die Einhaltung der Rechnungsstellungsfristen.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein, aber nicht lückenlos. Sie können verschiedene Nummernsysteme für Filialen, Zeiträume oder Geschäftsbereiche verwenden. Auch alphanumerische Kombinationen sind zulässig, wie z.B. B-2025-07-001.

5. Art und Umfang der Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass die Leistung eindeutig identifizierbar ist. "Beratungsdienstleistung" ist unzureichend; "Steuerberatung für Jahresabschluss 2024, 8 Stunden" ist angemessen.

6. Lieferdatum oder Leistungsdatum

Die korrekte Zuordnung der Umsatzsteuer hängt vom Lieferdatum oder Leistungsdatum ab. Die Angabe des Monats ist ausreichend, beispielsweise: "Leistungszeitraum: Juli 2025".

7. Aufschlüsselung nach Steuersätzen

Der Rechnungsbetrag muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden. Bei gemischten Lieferungen mit 7% und 19% Umsatzsteuer ist eine eindeutige Aufschlüsselung erforderlich.

8. Vereinbarte Entgeltminderungen

Rabatte, Boni oder Skonti müssen ausgewiesen werden. Eine einfache Formulierung wie "2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen" ist ausreichend.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der Steuersatz (19% oder 7%) und der zu entrichtende Steuerbetrag müssen separat ausgewiesen werden. Bei Steuerbefreiungen muss ein Hinweis auf Steuerbefreiung erfolgen.

10. Einzelpreis und Gesamtbetrag

Bei mehreren Artikeln müssen Menge, Einzelpreise und der Gesamtbetrag klar ersichtlich sein.

Zusätzliche Angaben an Rechnungen in besonderen Situationen

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Für grenzüberschreitende Transaktionen sind zusätzliche Anforderungen erforderlich, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers und ein Hinweis zur Steuerbefreiung.

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, sollten aber einen deutlichen Hinweis anbringen: "Keine Steuer ausgewiesen aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."

Reverse-Charge-Verfahren

Der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ist erforderlich, wenn die Leistung dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, wie bei Bauleistungen.

Gutschriftsverfahren

Beim Gutschriftsverfahren muss der Leistungsempfänger die Rechnung deutlich als "Gutschrift" kennzeichnen.

Vereinfachte Anforderungen an Rechnungen für Kleinbeträge

Rechnungen bis zu 250 Euro brutto unterliegen vereinfachten Bestimmungen. Folgende Angaben an Rechnungen sind für Kleinbetragsrechnungen ausreichend:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Art und Umfang der Leistung
• Gesamtbetrag und Steuersatz
• Bei Steuerbefreiung entsprechender Hinweis

Bei Kleinbetragsrechnungen entfallen die Angaben zu Kundeninformationen, Steuernummer und fortlaufender Rechnungsnummer.

Praktische Tipps für die Erfüllung der Anforderungen

Zahlungsbedingungen klar definieren

Auch wenn gesetzlich nicht vorgeschrieben, sollten Sie Zahlungsbedingungen klar angeben: wann die Zahlung fällig ist und wie sie zu erfolgen hat. Dies beschleunigt den Zahlungseingang erheblich.

Gerichtsstand angeben

Bei neuen Geschäftsbeziehungen kann die Angabe des Gerichtsstands und Erfüllungsorts spätere Streitbeilegungen erleichtern.

Bankverbindung aufführen

Die vollständige Bankverbindung mit IBAN und BIC erleichtert die Zahlungsabwicklung.

Digitale Rechnungsstellung etablieren

Ab 2025 werden E-Rechnungen zur Pflicht. Die Investition in professionelle Rechnungssoftware lohnt sich, da diese die Vollständigkeit aller erforderlichen Angaben an Rechnungen gewährleistet und Fehler reduziert.

Systematische Archivierung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen dürfen nicht in Papierform archiviert werden; sie müssen digital gespeichert bleiben.

Häufige Fehler bei den Anforderungen an Rechnungen und deren Konsequenzen

Fehlende Rechnungsnummer

Die Rechnung ist ungültig und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, wenn keine fortlaufende Nummer vorhanden ist.

Unzureichende Leistungsbeschreibung

Bei zu vagen Angaben kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Falscher Steuersatz

Bei zu niedrig ausgewiesener Steuer muss der Rechnungssteller dennoch den korrekten Steuerbetrag auf den Bruttobetrag entrichten.

Fehlende Steuernummer

Ohne Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und anfechtbar.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die ordnungsgemäße Erfüllung der Anforderungen an Rechnungen ist nicht nur Pflichterfüllung, sondern Grundlage erfolgreicher Geschäftstätigkeit. Ab 2025 werden mit der E-Rechnungspflicht die Anforderungen verschärft. Die Digitalisierung eröffnet jedoch auch neue Möglichkeiten zur Prozessoptimierung.

Zentrale Handlungsschritte:

• Aktuelle Rechnungsvorlagen prüfen und alle notwendigen Angaben an Rechnungen kontrollieren
• E-Rechnungsumstellung vorbereiten und entsprechende Systeme implementieren
• Mitarbeiterschulungen zu neuen Anforderungen an Rechnungen durchführen
• Digitale Rechnungsversendung etablieren
• Checklisten für verschiedene Rechnungstypen erstellen

Die systematische Umsetzung dieser Maßnahmen sichert nicht nur die rechtliche Compliance, sondern verbessert auch die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse und reduziert das Risiko kostspieliger Fehler.

‍