Das Rechnungsdatum: Alles was Sie wissen müssen

Das Datum auf der Rechnung ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen und versenden. Es zeigt den genauen Zeitpunkt an, zu dem die Rechnung verschickt wurde, und sollte niemals vor dem Datum liegen, an dem sie erstellt wurde. Das Rechnungsdatum ist ein wesentlicher Bestandteil jeder korrekten Rechnung und erforderlich für Ihre Buchhaltung und die Einhaltung der Steuervorschriften.

Das Rechnungsdatum als gesetzliche Pflichtangabe

Eine korrekte Rechnung zu schreiben, beinhaltet mehr als nur den Betrag und die Person, die ihn erhalten soll, auf die Rechnung zu setzen. Das deutsche Finanzamt hat klar definiert, welche Informationen auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Zusammen mit dem Datum auf der Rechnung sind dies:

Die Rechnungsnummer in fortlaufender Reihenfolge
Das Lieferdatum oder Leistungsdatum
Der richtige Mehrwertsteuersatz
Name und Adresse des Rechnungsstellers (Rechnungsadresse)
Kundennummer und Bestellnummer (falls vorhanden)
Eine vollständige Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
Anzahl der Artikel, Preis pro Einheit und Artikelnummer
Der Gesamtpreis (Rechnungsbetrag) und die Mehrwertsteuer werden separat ausgewiesen

Der Zusammenhang zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum

In der Geschäftspraxis müssen Sie den Unterschied zwischen dem Rechnungsdatum und dem Leistungsdatum verstehen. Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem die Rechnung erstellt wird, während das Leistungsdatum der Tag ist, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Bei vielen Geschäftsabschlüssen können die beiden Daten gleich sein. In diesem Fall genügt der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" auf der Rechnung.

Besondere Relevanz bei:

Längerfristigen Projekten
Dienstleistungen, die mehrere Perioden dauern
Teilleistungen und Abschlagszahlungen
Nachträglichen Rechnungen, die Sie vergessen haben zu erstellen

Steuerliche Auswirkungen des Rechnungsdatums

Es gibt Zeiten, in denen ein Kunde Ihre Waren oder Dienstleistungen bereits erhalten hat, die Rechnung aber noch nicht erstellt wurde. In diesen Situationen ist besondere Vorsicht geboten:

Grundregel: Das Rechnungsdatum bestimmt immer den Umsatzsteuerzeitraum. Wenn Sie eine Rechnung erst im Juli versenden, obwohl die Leistung bereits im Mai erbracht wurde, müssen Sie die Umsatzsteuer für Juli und nicht für Mai abführen.

Diese Regel hat direkte Auswirkungen auf:

Ihre monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
Den Zeitpunkt, an dem die Umsatzsteuer fällig wird (Fälligkeit)
Den Zeitpunkt, an dem der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann
Das Buchungsdatum in der Buchhaltung

Zahlungsbedingungen und weitere Rechnungsangaben

Sie sollten neben dem Datum auf der Rechnung auch sicherstellen, dass die Zahlungsbedingungen klar sind. Dies teilt der Person, die die Rechnung erhalten hat, mit, wann sie den fälligen Betrag bezahlen muss (Zahlungsziel). Einige gängige Zahlungsbedingungen sind:

Sofort fällig bei Rechnungserhalt
Fällig in 14, 21 oder 30 Tagen (Fälligkeitsdatum)
Mit einem Skontorabatt für schnelle Zahlung (z.B. 2% Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen)

Sie müssen auch klar angeben, wie der Kunde die Rechnung bezahlen kann, und ihm Ihre Bankverbindung mit entsprechender Valuta-Information mitteilen. Wenn jemand nicht bezahlt, können Sie eine Mahnung mit dem ursprünglichen Rechnungsdatum als Referenz versenden.

E-Rechnungen und digitales Rechnungswesen

E-Rechnungen werden im digitalen Zeitalter immer relevanter. Die gleichen Regeln für das Datum auf der Rechnung gelten auch für elektronische Rechnungen. Der Vorteil digitaler Rechnungsprogramme liegt darin, dass sie das Rechnungsdatum automatisch auf den aktuellen Tag setzen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben werden.

Das Rechnungsdatum in der Online-Buchhaltung

Wenn Sie in einem Online-Buchhaltungsprogramm wie InformerOnline eine neue Rechnung erstellen oder eine eingehende Rechnung bearbeiten, können Sie das genaue Datum der Rechnung festlegen. Das System verwendet das Datum auf der Rechnung automatisch für:

Den korrekten Umsatzsteuerbetrag, der zum richtigen Zeitpunkt anfällt
Die automatische Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern
Die Ermittlung von Zahlungsbedingungen und Mahnfristen
Die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen

Das Programm setzt das Rechnungsdatum automatisch auf den Tag der Ausstellung. Das System füllt automatisch alle anderen erforderlichen Informationen aus, wie z.B. die Kundennummer, die Artikelnummer und die Mehrwertsteuersätze. Dies gewährleistet, dass Ihre Rechnungen immer gesetzeskonform sind.