Lieferschein: Sämtliche Komponenten für KMU in Deutschland 2025

Was ist ein Lieferschein genau und welche Rolle spielt er für Sie?

Jede Warenlieferung zwischen Absender und Empfänger wird durch einen Lieferschein festgehalten. Artikel, Mengen und Lieferdaten sind in diesem Begleitdokument aufgeführt, jedoch fehlen die Preise. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, nutzen fast alle deutschen Unternehmen Lieferscheine als Standard in ihrer Warenwirtschaft.

In Ihrem Unternehmen hat der Lieferschein drei wichtige Funktionen. Er fungiert als Kontrollinstrument beim Wareneingang, dokumentiert die ordnungsgemäße Übergabe und bietet Ihnen rechtlichen Schutz bei Reklamationen. Eine aktuelle Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 zeigt, dass 55 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisiert haben, einschließlich der Digitalisierung von Lieferscheinen.

Pflichtangaben und rechtliche Grundlagen

Um die Funktion eines Lieferscheins zu erfüllen, sind einige Mindestangaben erforderlich. Vollständige Namen und Adressen von Absender und Empfänger sind die Grundlagen. Jede Lieferung kann lückenlos verfolgt werden, dank einer einzigartigen Nummer auf dem Lieferschein. Das Lieferdatum ist der genaue Zeitpunkt, an dem die Waren übergeben wurden.

Eine detaillierte Auflistung aller gelieferten Artikel mit genauer Bezeichnung und Menge ermöglicht es den Empfängern, die Vollständigkeit zu überprüfen. Kennzeichnen Sie ausstehende Positionen bei Teillieferungen deutlich. Der Bezug zu früheren Geschäftsvorgängen wird durch die Angabe der Bestell- oder Auftragsnummer hergestellt.

GmbHs müssen die zusätzlichen Anforderungen des Handelsgesetzbuches beachten. Vollständiger Firmenwortlaut gemäß Handelsregistereintrag, Handelsregisternummer, zuständiges Registergericht und die Namen der Geschäftsführer müssen angegeben werden. Diese Informationen sind ähnlich den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen und helfen, die Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr zu gewährleisten.

Aufbewahrungspflichten gemäß Bürokratieentlastungsgesetz 2025

Die Aufbewahrungsfristen erfuhren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eine grundlegende Änderung. Lieferscheine, die als Belege fungieren, müssen ab dem 1. Januar 2025 nur noch 8 Jahre statt der bisherigen 10 Jahre aufbewahrt werden. Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war, fallen unter diese Verkürzung.

Die Genauigkeit der Aufbewahrungspflicht wird durch die Festlegung der verschiedenen Lieferscheintypen bestimmt. Laut § 147 AO sind einfache Lieferscheine ohne Zahlungsinformationen Handelsbriefe, die man 6 Jahre lang aufbewahren muss. Lieferungen mit Preisangaben oder wenn er als Rechnung fungiert, unterliegen der 8-jährigen Frist für Buchungsbelege.

Die Frist beginnt nicht mit dem Erstellungsdatum, sondern nach dem Ende des Kalenderjahres. Alle im März 2024 ausgestellten Lieferscheine sind bis Ende 2032 zu archivieren. Firmen, die ihre Gewinnermittlung über eine Einnahmenüberschussrechnung machen, müssen Rechnungen nur bis zur Zahlung archivieren.

Digitale Lieferscheine im Vergleich zu Papierformaten

Die Digitalisierung bewirkt einen Wandel in der Verwaltung von Lieferscheinen bei deutschen KMU. Digitale Lieferscheine reduzieren die Verschwendung von Papier, beschleunigen die Abläufe und erleichtern das Archivieren. Die elektronische Übermittlung in Echtzeit sorgt dafür, dass Empfänger sofort über eingehende Lieferungen informiert werden.

Es gibt Situationen, in denen Papierlieferscheine trotzdem gerechtfertigt sind. Sie benötigen keine technische Infrastruktur und bieten einen physischen Nachweis direkt bei der Ware. Ein handschriftlicher Empfangsbeweis des Empfängers auf dem Papierlieferschein wird nach wie vor als ein starkes Indiz für die Warenübernahme angesehen.

Es ist möglich, digitale Lieferscheine in bestehende Warenwirtschaftssysteme einzufügen, was automatische Bestandsaktualisierungen und eine Verbindung zur Rechnungsstellung ermöglicht. Die revisionssichere Archivierung nach GoBD-Vorgaben wird von modernen Dokumentenmanagementsystemen sichergestellt.

Der dreifache Lieferschein: Branchenstandard

Es ist am besten, wenn man Lieferscheine in drei Exemplaren erstellt. Der Absender archiviert ein Exemplar für seine Unterlagen, der Spediteur erhält eines als Transportbeleg, und der Empfänger nutzt das dritte zur Kontrolle des Wareneingangs.

Die Dokumentation in drei Exemplaren schafft für alle Beteiligten Rechtssicherheit. Im Falle von Transportschäden oder Lieferverzögerungen haben alle Parteien Zugriff auf dieselben Dokumente. Eine lückenlose Dokumentation ist eine große Hilfe, wenn es darum geht, Unstimmigkeiten zu klären.

In digitalen Systemen wird das Prinzip durch mehrere elektronische Kopien mit unterschiedlichen Zugriffsrechten nachgebildet. So bekommt jeder Akteur genau die Informationen, die für seine Rolle im Lieferprozess wichtig sind. Die digitale Signatur übernimmt immer öfter die Rolle der handschriftlichen Quittierung.

Voraussetzungen je nach Branche

Die Anforderungen an Lieferscheine sind branchenabhängig. Die Dokumentation von Chargennummern, Mindesthaltbarkeitsdaten und Kühlketteninformationen ist in der Lebensmittelindustrie unerlässlich. Um die Rückverfolgbarkeit vom Hersteller bis zum Endverbraucher zu gewährleisten, ist eine lückenlose Dokumentation erforderlich.

Die Pharmaindustrie verlangt, dass temperaturabhängige Arzneimittel mit Seriennummern zur Fälschungssicherheit und Temperaturprotokollen ausgestattet werden. Der Transport von Gefahrgut erfordert spezielle Kennzeichnungen und Sicherheitsdatenblätter als Begleitdokumente.

Im internationalen Warenverkehr ist der Lieferschein oft die Basis für Zolldokumente. Es wird künftig verpflichtend sein, mehrsprachige Dokumente und Zolltarifnummern anzugeben. Die Anpassung an internationale Standards wie UN/CEFACT erleichtert grenzüberschreitende Transaktionen.

Umsetzung im Arbeitsalltag

Starten Sie mit der Nutzung von standardisierten Vorlagen, um Lieferscheine erfolgreich in Ihre Geschäftsprozesse einzuführen. Einheitlich gestaltete Formulare verringern Fehler und beschleunigen den Bearbeitungsprozess. Moderne Anwendungen bieten anpassbare Vorlagen für unterschiedliche Geschäftsfälle.

Eine lückenlose Transparenz wird erreicht, wenn man Lieferscheinnummern und Rechnungsnummern miteinander verknüpft. Alle Ausgangsrechnungen sollten die Lieferscheinnummern als Referenz enthalten. Diese Methode erleichtert die Zahlungszuordnung und sorgt dafür, dass Rückfragen schnell geklärt werden können.

Ihre Mitarbeiter sollten Lieferscheine richtig handhaben – bieten Sie ihnen Schulungen dazu an. Um spätere Konflikte zu vermeiden, ist es entscheidend, die Waren bei ihrer Ankunft gründlich zu kontrollieren und Abweichungen zeitnah festzuhalten. Teillieferungen, Rücksendungen und Reklamationen sollten über eindeutige Abläufe geregelt werden.

Wichtige Erkenntnisse im Überblick

Selbst ohne rechtliche Vorgaben sind Lieferscheine für eine korrekte Warenwirtschaft unerlässlich. Ab 2025 gilt eine neue Regel: Lieferscheine, die als Buchungsbelege dienen, dürfen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Digitalisierung von Lieferscheinen ermöglicht es, Abläufe deutlich zu beschleunigen und Kosten zu minimieren.

Die dreifache Ausfertigung (Absender, Spediteur, Empfänger) ist nach wie vor als Best Practice anzusehen. Branchenspezifische Anforderungen, die über das hinausgehen, was hier beschrieben ist, sind individuell zu berücksichtigen.

Eine professionelle Handhabung von Lieferscheinen verbessert Ihre Position im Geschäftsverkehr. Digitale Lösungen zur Verbesserung von Prozessen sind wertvoll, aber achten Sie immer darauf, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Die Bewältigung aller Herausforderungen der modernen Warenwirtschaft erfordert die richtige Balance zwischen Standardisierung und Flexibilität.