Anzahlung: Liquidität sichern bei Projekten - Definition und Praxis für KMU 2025

Eine Anzahlung ist eine Teilzahlung, die vertraglich vereinbart wird, bevor eine Leistung vollständig erbracht oder eine Lieferung erfolgt ist. Für die 3,1 Millionen KMU in Deutschland, die 99,3 Prozent aller Unternehmen ausmachen, ist die richtige Handhabung von Anzahlungen entscheidend für die Liquiditätssicherung.

Definition und rechtliche Grundlagen

Eine Anzahlung stellt einen Vorschuss auf eine noch zu erbringende Leistung oder Lieferung dar. Der Zahlende leistet eine Teilzahlung basierend auf einem geschlossenen Vertrag oder einem verbindlichen Angebot. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) bildet die rechtliche Grundlage, wobei Anzahlungen als schwebende Geschäfte betrachtet werden.

Nach § 266 HGB werden geleistete Anzahlungen auf immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen oder Vorräte in drei Positionen bilanziert. Im Gegensatz zur Abschlagszahlung liegt der Zeitpunkt der Leistungserbringung unterschiedlich: Anzahlungen werden vor Beginn der Leistung erbracht, Abschlagszahlungen nach Teilleistungen.

Die Vorauskasse unterscheidet sich durch die Höhe: Während der Kunde bei der Vorauskasse den Gesamtbetrag im Voraus zahlt, begleicht er bei der Anzahlung nur einen vereinbarten Teil.

Wann Anzahlungen für KMU sinnvoll sind

Anzahlungen sichern Ihre Liquidität in folgenden Situationen:

• Hochwertige Projekte: Bei Aufträgen über 10.000 Euro senkt eine 30-prozentige Anzahlung Ihr Ausfallrisiko erheblich
• Individuelle Fertigungen: Anzahlungen zwischen 30 und 70 Prozent des Gesamtbetrags sind gerechtfertigt
• Neukunden: Mit einer 50-prozentigen Anzahlung schaffen Sie Verbindlichkeiten und testen die Zahlungsbereitschaft
• Langzeitprojekte: Projekte über drei Monate profitieren von gestaffelten Anzahlungen für kontinuierlichen Cashflow

Anzahlungsquote berechnen

Die Anzahlungsquote ist das Verhältnis der erhaltenen Anzahlungen zum Gesamtauftragsvolumen, multipliziert mit 100. Mit einer Quote von 40 Prozent erhalten Sie durchschnittlich 40 Prozent des Auftragswertes als Vorauszahlung.

Steuerliche Behandlung von Anzahlungen

Umsatzsteuer bei Anzahlungen

Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen wird sofort fällig. Die Steuerschuld entsteht mit dem Zahlungseingang gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG. Das gilt unabhängig von der gewählten Besteuerungsart (Soll- oder Istversteuerung).

Pflichtangaben auf Anzahlungsrechnungen

Gemäß § 14 UStG sind folgende Pflichtangaben auf einer Anzahlungsrechnung erforderlich:

• Vollständige Rechnungsangaben
• Kennzeichnung als Anzahlungsrechnung
• Voraussichtlicher Leistungszeitpunkt
• Korrekte Umsatzsteuerausweisung

Fehlt eine dieser Angaben, riskieren Sie den Vorsteuerabzug beim Kunden.

Verrechnung in der Schlussrechnung

In der Schlussrechnung wird die Anzahlung gegengerechnet. Der Gesamtbetrag verringert sich um den Bruttobetrag der Anzahlung. Die bereits abgeführte Umsatzsteuer wird mit der Gesamtsteuerschuld verrechnet.

Buchhaltung: Anzahlungen richtig verbuchen

Erhaltene Anzahlungen buchen Sie auf das Konto 1718 (SKR 03) "Erhaltene Anzahlungen". Das Konto ist Teil der Verbindlichkeiten und befindet sich auf der Passivseite der Bilanz. Die Buchung erfolgt brutto, das heißt, die Umsatzsteuer ist bereits enthalten.

Der Buchungssatz lautet: Erhaltene Anzahlungen an Bank. Mit der Schlussrechnung wird die Anzahlung aufgelöst. Sie buchen: Erhaltene Anzahlungen an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Geleistete Anzahlungen erfassen Sie auf dem Aktivkonto 1518 "Geleistete Anzahlungen auf Anlagevermögen" oder 1511 "Geleistete Anzahlungen auf Vorräte". Die Vorsteuer kann sofort abgezogen werden, sobald eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Branchenspezifische Anzahlungsregelungen

Baugewerbe

Im Baugewerbe sind Anzahlungen von 30 bis 40 Prozent üblich. Die VOB/B legt die Einzelheiten für öffentliche Aufträge fest. Private Bauherren stimmen gestaffelten Zahlungen nach Baufortschritt zu.

IT-Dienstleister und Berater

IT-Dienstleister und Berater arbeiten oft mit Anzahlungen zwischen 25 und 50 Prozent. Bei Festpreisprojekten gewährleistet dies die Projektbindung.

Maschinenbau

Im Maschinenbau sind die Zahlungsmodalitäten: 30 Prozent bei Bestellung, 40 Prozent beim Produktionsstart und 30 Prozent bei Lieferung.

Risikomanagement bei Anzahlungen

Anzahlungen senken Ihr Ausfallrisiko, sind jedoch kein Ersatz für eine Bonitätsprüfung. Bei Neukunden sollten Sie über Wirtschaftsauskunfteien eine Prüfung durchführen. Bei Bestandskunden untersuchen Sie das Zahlungsverhalten der Vergangenheit.

Falls die Anzahlung ausbleibt, setzen Sie eine Nachfrist von sieben Tagen. Verbinden Sie diese mit einem Rücktrittsrecht: "Falls die vereinbarte Anzahlung bis zum [Datum] nicht geleistet wird, behalten wir uns vor, vom Vertrag zurückzutreten."

Wichtige Erkenntnisse

• Anzahlungen sind ein effektives Mittel zur Liquiditätssicherung und Risikominimierung
• Die Umsatzsteuer ist mit dem Zahlungseingang fällig, unabhängig vom Zeitpunkt der Leistung
• Branchenüblich sind Anzahlungen zwischen 10 und 70 Prozent des Auftragswerts
• Die korrekte Buchung erfolgt auf Konto 1718 (erhaltene) oder 1518/1511 (geleistete Anzahlungen)
• Digitale Tools automatisieren die Verwaltung und helfen, Steuerfehler zu vermeiden
• Anzahlungen sollten systematisch in die Zahlungsbedingungen eingefügt werden

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