Een betalingsherinnering factuur is het eerste informele stap in het debiteurenbeheer wanneer een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft. Volgens recente cijfers heeft meer dan 60 procent van de Belgische kmo's te maken met betalingsachterstanden. Het gemiddelde openstaande bedrag per debiteur bedraagt ongeveer 15.000 euro.

Deze gids legt uit hoe je een professionele betalingsherinnering factuur opstelt, welke wettelijke vereisten gelden in België en hoe je het proces automatiseert. Je ontdekt het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning, krijgt een praktisch template en leert over moderne automatiseringsmogelijkheden.

Wat is een betalingsherinnering factuur?

Een betalingsherinnering factuur is een vriendelijke herinnering aan een klant dat een factuur nog niet betaald is. Het verschil met een formele aanmaning zit in de toon. Een betalingsherinnering is vriendelijker en minder confronterend, maar heeft dezelfde juridische functie wanneer ze een duidelijke betalingsaanvraag bevat.

In België heeft een betalingsherinnering dezelfde juridische gevolgen als een aanmaning volgens het Wetboek van Economisch Recht. Een debiteur komt in verzuim wanneer de betalingsherinnering duidelijk de betaling eist en de vervaldatum is verstreken.

Wettelijke vereisten in België

Belgische wetgeving bepaalt specifieke regels voor betalingsherinneringen. Het Wetboek van Economisch Recht regelt de betalingsvoorwaarden en de gevolgen van niet-betaling. Daarnaast gelden er BTW-regels die invloed hebben op hoe je betalingsherinneringen verwerkt in je boekhouding.

De 8-dagenregel

Belgische wetgeving kent een wachttijd van 8 dagen na de vervaldatum voordat je een betalingsherinnering mag versturen. Deze periode geeft klanten de tijd om betalingen te verwerken en rekening te houden met bankverwerkingsdagen.

Na deze 8 dagen kun je een eerste betalingsherinnering versturen. Het is verstandig om een nieuwe betalingstermijn van 7 tot 10 dagen te geven. Dit geeft de klant voldoende tijd om te betalen zonder dat je debiteurenbeheer onnodig vertraagt.

BTW-implicaties

Betalingsherinneringen hebben geen directe invloed op de BTW-aangifte. De BTW blijft gebaseerd op het factuurdatum, niet op de datum van de betalingsherinnering. Wel moet je in je boekhouding duidelijk onderscheid maken tussen openstaande facturen en facturen waarvoor een betalingsherinnering is verstuurd.

Belgische BTW-tarieven zijn 21 procent voor de meeste goederen en diensten, 6 procent voor basisproducten en 12 procent voor bepaalde diensten. Deze tarieven blijven ongewijzigd op de betalingsherinnering.

Juridische gevolgen van niet-betaling

Wanneer een klant na een betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, treden automatisch juridische gevolgen in werking:

• Verzuimrente: 8 procent per jaar vanaf de vervaldatum
• Schadevergoeding: Eventuele extra kosten door de betalingsachterstand
• Inkassokosten: Redelijke kosten voor het innen van de vordering

Deze gevolgen gelden automatisch wanneer de betalingsherinnering correct is opgesteld en de vervaldatum is verstreken.

Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?

Het juiste moment voor een betalingsherinnering is cruciaal voor het succes. Verstuur de eerste herinnering 8 tot 10 dagen na de vervaldatum. Deze periode houdt rekening met bankverwerkingsdagen en voorkomt dat je een herinnering stuurt terwijl de betaling al onderweg is.

Een betalingstermijn van 7 tot 10 dagen is ideaal. De klant heeft voldoende tijd om te betalen zonder dat je debiteurenbeheer vertraagt.

Stappen bij niet-betaling

Wanneer een eerste betalingsherinnering geen resultaat heeft, volgt een gestructureerd escalatieproces:

1. Eerste betalingsherinnering: 8 tot 10 dagen na vervaldatum, vriendelijke toon
2. Tweede herinnering: 7 dagen na eerste herinnering, iets formeler
3. Laatste aanmaning: 7 dagen na tweede herinnering, met aankondiging van juridische stappen
4. Inkassoprocedure: Na laatste aanmaning, overdracht aan incassobureau of advocaat

Wat moet erin staan: verplichte elementen

Een rechtsgeldige betalingsherinnering factuur moet alle verplichte elementen bevatten. Een correcte opbouw zorgt voor juridische zekerheid en een professionele uitstraling.

Essentiële onderdelen

• Volledige bedrijfsgegevens: Adres en contactgegevens van je onderneming
• Klantgegevens: Correct adres van de debiteur
• Duidelijke onderwerpregel: "Betalingsherinnering factuur nummer 2026-1234"
• Factuurdetails: Nummer, datum en openstaand bedrag inclusief BTW
• Nieuwe betalingstermijn: Met concrete datum, niet relatief
• Bankgegevens: Actuele IBAN en BIC
• Factuurkopie: Als bijlage toegevoegd

Een opmerking over mogelijke betalingsoverlap ("Mocht uw betaling dit schrijven kruisen...") voorkomt irritatie wanneer de klant al heeft betaald.

Voorbeeld betalingsherinnering: template

Hieronder vind je een compleet template voor een professionele betalingsherinnering factuur in het Nederlands:

Onderwerp: Betalingsherinnering factuur nummer [nummer] van [datum]

Geachte heer/mevrouw,

Bij het doorlopen van onze openstaande posten hebben wij opgemerkt dat factuur nummer [nummer] van [datum] over [bedrag] euro nog niet is betaald. De overeengekomen betalingstermijn van [datum] is reeds verstreken.

Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag uiterlijk [nieuwe datum] over te maken op de volgende rekening:

• Rekeninghouder: [Jouw bedrijf]
• IBAN: [Jouw IBAN]
• BIC: [Jouw BIC]
• Mededeling: Factuur [nummer]

Een kopie van de betreffende factuur hebben wij ter informatie bijgevoegd. Bij vragen over de factuur of als u een betalingsregeling wilt treffen, bereikt u ons op [telefoonnummer] of [e-mailadres].

Mocht uw betaling dit schrijven kruisen, dan kunt u deze herinnering negeren.

Met vriendelijke groet,
[Handtekening]

Hoe schrijf je een betalingsherinnering factuur België: stapsgewijze gids

Volg deze stappen om een rechtsgeldige betalingsherinnering factuur op te stellen:

1. Controleer de vervaldatum: Wacht minimaal 8 dagen na de vervaldatum voordat je de herinnering verstuurt
2. Verzamel alle gegevens: Factuurnummer, datum, bedrag, klantgegevens en je bankgegevens
3. Stel een nieuwe termijn vast: Geef 7 tot 10 dagen voor de nieuwe betalingstermijn
4. Schrijf de herinnering: Gebruik een vriendelijke maar duidelijke toon
5. Voeg factuurkopie toe: Voeg altijd een kopie van de oorspronkelijke factuur bij
6. Controleer op volledigheid: Zorg dat alle verplichte elementen aanwezig zijn
7. Verstuur de herinnering: Per e-mail of aangetekende brief, afhankelijk van de situatie

Automatische betalingsherinneringen

Moderne boekhoudsoftware automatiseert het proces van betalingsherinneringen volledig. Deze systemen monitoren automatisch betalingen, herkennen achterstallige facturen direct en versturen betalingsherinneringen volgens vooraf ingestelde regels.

De introductie van e-facturen versnelt het hele proces. Vanaf 1 januari 2026 is het verplicht om in België alle B2B-facturen elektronisch te versturen via het Peppol-netwerk. Dit maakt automatische betalingsherinneringen nog efficiënter omdat betalingen automatisch kunnen worden gekoppeld aan facturen.

Voordelen van geautomatiseerde systemen

• Directe herkenning: Achterstallige facturen worden automatisch geïdentificeerd
• Rechtsgeldige verzending: E-mailverzending met ontvangstbevestiging
• Meerstaps escalatie: Automatische processen van herinnering tot laatste aanmaning
• Kostenbesparing: Vermindering van werktijd en betalingsuitval
• Peppol-integratie: Volledige integratie met het verplichte e-facturatie netwerk vanaf 2026

Met Informer Invoicing kun je betalingsherinneringen volledig automatiseren. Het systeem herkent automatisch achterstallige facturen en verstuurt herinneringen volgens je ingestelde regels. Via e-facturatie zorg je ervoor dat alle facturen voldoen aan de Belgische wetgeving vanaf 2026.