Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit betekent dat je facturen naar andere bedrijven niet meer als PDF per e-mail mag versturen. In plaats daarvan moet je gebruik maken van gestructureerde elektronische facturen die automatisch verwerkt kunnen worden.

E-facturatie is de geautomatiseerde uitwisseling van een gestructureerd factuurdocument tussen leverancier en klant. In tegenstelling tot een PDF die je per e-mail verstuurt, is een echte e-factuur machineleesbaar. Dit betekent dat de factuur automatisch geïmporteerd kan worden in de boekhoudsoftware van de ontvanger zonder handmatige invoer, scannen of typen.

Belangrijk: Er is geen overgangsperiode. Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 volledig compliant zijn.

E-factuur versus digitale factuur: het PDF-probleem

Veel bedrijven denken dat ze al e-factureren omdat ze PDF's per e-mail versturen. In de wereld van moderne belastingcompliance en automatisering is er echter een groot verschil.

Een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt, voldoet NIET aan de Belgische e-facturatie verplichting. Alleen gestructureerde formaten zoals UBL of XML via het Peppol-netwerk voldoen aan de wetgeving vanaf 2026.

E-facturatie verplicht in België vanaf 2026: wat verandert er?

De Belgische overheid heeft besloten om e-facturatie verplicht te stellen voor alle B2B-transacties vanaf 1 januari 2026. Deze wijziging is vastgelegd in het BTW-wetboek en maakt deel uit van een bredere Europese trend naar digitale belastingadministratie.

De wetgeving is gebaseerd op het ontwerp van december 2023 en wordt beheerd door FPS BOSA (Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning). Het doel is om de BTW-kloof te verkleinen en administratieve efficiëntie te verhogen.

B2B versus B2C: wie is verplicht?

De verplichting geldt specifiek voor:

Er zijn enkele uitzonderingen, zoals kleine landbouwbedrijven en bepaalde vrijgestelde sectoren. Voor de meeste Belgische bedrijven geldt de verplichting echter volledig.

Geen overgangsperiode

Belangrijk om te weten: er is geen overgangsperiode. Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 volledig compliant zijn. Dit betekent dat je je voorbereidingen nu moet treffen, niet pas eind 2025.

Als je na 1 januari 2026 nog steeds PDF-facturen per e-mail verstuurt naar andere bedrijven, voldoe je niet aan de wetgeving. Dit kan leiden tot problemen bij belastingcontroles en mogelijke boetes.

Financiële voordelen: 120% kostenaftrek voor e-facturatie software

Om Belgische bedrijven te helpen bij de overstap naar e-facturatie, biedt de overheid een belangrijke financiële stimulans: een verhoogde kostenaftrek van 120% voor investeringen in e-facturatie software.

Deze maatregel geldt voor belastbare periodes van 2024 tot en met 2027. Dit betekent dat als je softwareabonnementen voor e-facturatie betaalt, je 120% van deze kosten mag aftrekken van je belastbare winst, in plaats van de normale 100%.

Hoe werkt de 120% kostenaftrek?

Stel je betaalt 1.000 euro per jaar voor een e-facturatie softwareabonnement. In plaats van 1.000 euro mag je 1.200 euro aftrekken van je belastbare winst. Dit resulteert in een belastingvoordeel dat afhankelijk is van je belastingtarief.

Voor kleine en middelgrote ondernemingen en zelfstandigen kan dit een aanzienlijk voordeel opleveren. Het maakt de investering in compliant software financieel aantrekkelijker en helpt bij het versnellen van de digitale transitie.

VLAIO subsidies en opleidingen

Naast de fiscale aftrek biedt VLAIO (Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen) ook subsidies en opleidingsprogramma's aan voor bedrijven die overstappen naar e-facturatie. Deze programma's helpen je om de juiste software te kiezen en je team op te leiden.

Meer informatie over VLAIO subsidies vind je op de officiële VLAIO website.

Hoe werkt het proces: het vierhoekmodel

De meeste moderne e-facturatiesystemen gebruiken het zogenaamde vierhoekmodel, vaak aangedreven door het Peppol-netwerk. Dit zorgt ervoor dat zelfs als verzender en ontvanger verschillende boekhoudsoftware gebruiken, de data nog steeds met elkaar kunnen "spreken".

Opmerking over "Clearance": In veel landen is er een "Hoek 5" - de belastingautoriteit. Voordat de factuur de koper bereikt, moet deze naar de overheid worden gestuurd voor validatie en een digitale "stempel" van goedkeuring.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde serviceprovider die je verbindt met het Peppol-netwerk. Deze Access Points zorgen voor:

In België zijn er verschillende gecertificeerde Access Points beschikbaar. Je boekhoudsoftware kan rechtstreeks verbonden zijn met een Access Point, of je kunt kiezen voor een aparte Access Point provider.

Alle Access Points moeten gecertificeerd zijn door OpenPeppol om te garanderen dat ze voldoen aan de veiligheids- en kwaliteitsstandaarden.

Peppol in België: Belgische Peppol ID en Directory

Het Peppol-netwerk gebruikt unieke identificatienummers om bedrijven te vinden en te verbinden. In België heeft je Peppol ID een specifiek formaat.

Belgische Peppol ID formaat

Je Peppol ID in België heeft het formaat 0208:gevolgd door je KBO/BCE-nummer. Bijvoorbeeld: 0208:1234567890.

Het KBO-nummer (Kruispuntbank van Ondernemingen) of BCE-nummer (Banque-Carrefour des Entreprises) is het unieke identificatienummer van je bedrijf in België. Dit nummer wordt automatisch gebruikt om je Peppol ID te genereren.

Peppol Directory opzoeken

Je kunt controleren of je klanten al klaar zijn voor Peppol door het Peppol Directory te gebruiken op directory.peppol.eu.

In het directory kun je zoeken op:

Als een bedrijf al geregistreerd is in het Peppol Directory, betekent dit dat ze e-facturen kunnen ontvangen via het Peppol-netwerk. Dit maakt het eenvoudiger om te bepalen welke klanten klaar zijn voor de overstap.

Technische standaarden: Peppol-BIS en EN16931

Belgische e-facturen moeten voldoen aan de Peppol-BIS 3.0 standaard, die gebaseerd is op de Europese norm EN16931. Deze standaard definieert precies welke gegevens een e-factuur moet bevatten en hoe deze gestructureerd moeten zijn.

Peppol-BIS gebruikt UBL 2.1 (Universal Business Language) als technische syntax. Dit zorgt ervoor dat facturen uit verschillende systemen compatibel zijn en automatisch verwerkt kunnen worden.

Deze technische standaarden garanderen dat je facturen voldoen aan de Belgische wetgeving en automatisch geaccepteerd worden door de ontvanger.

Waarom de wereld overstapt op e-facturatie

Er zijn twee hoofdredenen voor de verschuiving: efficiëntie en wetgeving.

Voor bedrijven: efficiëntie

Voor overheden: compliance

Overheden stellen e-facturatie verplicht om de "BTW-kloof" (ongeïnde belastinginkomsten) te verkleinen. Door elke transactie in realtime te zien, kunnen belastingautoriteiten belastingontduiking vrijwel elimineren.

In België maakt e-facturatie deel uit van een bredere digitale transformatie van de belastingadministratie. Het helpt de overheid om belastingfraude te voorkomen en de administratieve efficiëntie te verhogen.

E-facturatie software voor kleine ondernemingen

Als kleine onderneming of zelfstandige heb je verschillende opties voor e-facturatie:

Access Point providers

Access Point providers zijn gespecialiseerde dienstverleners die je verbinden met het Peppol-netwerk. Ze zorgen voor de technische infrastructuur en beveiliging. Je betaalt meestal per factuur of een maandelijkse vergoeding.

End-user software

End-user software zoals Informer Invoicing integreert e-facturatie direct in je boekhoudproces. Je maakt facturen zoals je gewend bent, en de software zorgt automatisch voor de Peppol-verbinding en compliance.

Dit is vaak eenvoudiger voor kleine bedrijven omdat je geen aparte technische kennis nodig hebt. De software regelt alles automatisch.

Welke optie past bij jou?

Voor de meeste kleine ondernemingen en zelfstandigen is end-user software de beste keuze omdat:

Voorbereidingschecklist: 5 stappen naar e-facturatie compliance

Om je voor te bereiden op de verplichting vanaf 1 januari 2026, volg je deze stappen:

1. Check je software

Het boekhoudpakket of ERP moet facturen kunnen verzenden en ontvangen in UBL-formaat. Een PDF is wettelijk niet meer voldoende.

2. Activeer Peppol

Registreer de onderneming op het Peppol-netwerk via een Access Point (vaak ingebouwd in Informer Invoicing). Uw KBO-nummer fungeert hierbij als uw digitale adres.

3. Clean je data

Zorg dat de btw-nummers van al je klanten en leveranciers correct in je systeem staan. Zonder een valide btw-nummer kan een e-factuur niet correct worden afgeleverd via het netwerk.

4. Digitaal Archiveren

Bewaar de ontvangen XML/UBL-bestanden (de broncode), niet alleen de leesbare PDF-weergave. De digitale data is vanaf nu de enige juridisch geldige factuur.

5. Benut het Fiscale Voordeel

Maak gebruik van de 120% kostenaftrek voor investeringen in e-facturatie software en advies. Overleg met je accountant hoe je dit optimaal toepast in je aangifte.

Toekomstperspectief: EU ViDA en e-reporting

De Belgische e-facturatie verplichting maakt deel uit van een bredere Europese trend naar digitale belastingadministratie. Het EU ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) streeft naar verplichte e-reporting tegen 2028, wat verder gaat dan alleen facturatie.

Door nu te investeren in Peppol en e-facturatie, ben je voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Het netwerk zal blijven groeien en nieuwe functionaliteiten toevoegen, waardoor je investering toekomstbestendig is.

Belangrijkste inzichten

Begin tijdig met je voorbereidingen. De overstap naar e-facturatie is niet alleen een verplichting, maar ook een kans om je administratie te automatiseren en kosten te besparen.