E-facturatie is de geautomatiseerde uitwisseling van een gestructureerd factuurdocument tussen leverancier en klant. In tegenstelling tot een PDF die je per e-mail verstuurt, is een echte e-factuur machineleesbaar. Dit betekent dat de factuur automatisch geimporteerd kan worden in de boekhoudsoftware van de ontvanger zonder handmatige invoer, scannen of typen.

Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in Belgie. Lees alles over wie moet voldoen aan de e-facturatieplicht, de uitzonderingen en boetes.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal factuurdocument in een gestructureerd formaat zoals UBL of XML. De factuurdata worden rechtstreeks uitgewisseld tussen softwaresystemen via het Peppol-netwerk.

Het verschil met een PDF-factuur per e-mail:

• Een PDF is een visuele weergave die handmatig moet worden overgetypt
• Een e-factuur is machineleesbaar en wordt automatisch verwerkt
• Een PDF voldoet niet aan de Belgische wetgeving vanaf 2026

Hoe werkt e-facturatie via Peppol?

Het Peppol-netwerk gebruikt het vierhoekmodel voor de uitwisseling van e-facturen:

1. De verzender maakt een factuur in de boekhoudsoftware
2. De software stuurt de factuur naar een Peppol Access Point
3. Het Access Point stuurt de factuur naar het Access Point van de ontvanger
4. De ontvanger ontvangt de factuur automatisch in zijn software

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die zorgt voor de technische afhandeling, validatie en beveiliging. Alle Access Points moeten gecertificeerd zijn door OpenPeppol.

Je Belgische Peppol ID

In Belgie heeft je Peppol ID het formaat: 0208: gevolgd door je KBO/BCE-nummer. Bijvoorbeeld: 0208:0123456789. Via het Peppol Directory kun je controleren of je klanten al geregistreerd zijn.

Technische standaarden

Belgische e-facturen moeten voldoen aan de Peppol-BIS 3.0 standaard, gebaseerd op de Europese norm EN16931. Peppol-BIS gebruikt UBL 2.1 (Universal Business Language) als technische syntax.

Voordelen van e-facturatie

E-facturatie biedt voordelen voor zowel verzenders als ontvangers:

• Automatische verwerking zonder handmatig typen
• Minder fouten door directe data-uitwisseling
• Snellere betalingen door efficienter proces
• Lagere administratiekosten
• Betere traceerbaarheid van facturen
• Voldoen aan de Belgische wetgeving

E-facturatie verplicht vanaf 2026

De Belgische overheid heeft e-facturatie verplicht gesteld voor alle B2B-transacties vanaf 1 januari 2026. De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, inclusief KMO's, zelfstandigen en kleine ondernemingen.

Lees meer over:

• Voor wie is e-facturatie verplicht?
• Welke uitzonderingen zijn er?
• Welke boetes riskeer je bij niet-naleving?

Fiscale voordelen

De Belgische overheid biedt fiscale stimulansen voor de overstap naar e-facturatie:

• 120% kostenaftrek voor softwareabonnementen en advieskosten (2024-2027)
• 20% investeringsaftrek voor digitale investeringen (vanaf 2025)

Meer informatie over subsidies en opleidingen vind je bij VLAIO.

E-facturatie software

Om e-facturen te verzenden en ontvangen heb je facturatiesoftware nodig die verbonden is met het Peppol-netwerk. De software zorgt voor:

• Het aanmaken van facturen in het juiste formaat (UBL)
• Verzending via een gecertificeerd Access Point
• Ontvangst en verwerking van inkomende e-facturen
• Archivering van de XML/UBL-bestanden

Met Informer Invoicing regel je e-facturatie via Peppol zonder technische kennis. De software is GRATIS tot 1 januari 2029!