Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor hun B2B-transacties. Een factuur in PDF-formaat per e-mail volstaat dan niet meer. Facturen moeten via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld in een machineleesbaar formaat zoals UBL of XML.

Deze verplichting is vastgelegd in het Belgische Btw-Wetboek en maakt deel uit van de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Het doel is de btw-kloof te verkleinen en administratieve efficiëntie te verhogen. De FOD Financiën beheert de implementatie.

Voor wie is e-facturatie verplicht?

De e-facturatieplicht geldt voor elke onderneming met een actief Belgisch btw-nummer bij B2B-transacties. Dit omvat:

• Alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht grootte of rechtsvorm
• KMO's en grote ondernemingen
• Zelfstandigen (hoofdberoep en bijberoep)
• Eenmanszaken en vennootschappen
• Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (jaaromzet onder €25.000)
• Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling

De verplichting geldt zowel voor het verzenden als het ontvangen van e-facturen. Je moet technisch in staat zijn om facturen via Peppol te verwerken.

Kleine ondernemingen en de vrijstellingsregeling

Ook ondernemingen met een jaaromzet onder €25.000 die genieten van de btw-vrijstellingsregeling vallen onder de e-facturatieplicht. Dit is een veelvoorkomend misverstand. Hoewel deze ondernemingen geen btw-aangifte indienen, moeten ze vanaf 2026 wel e-facturen kunnen verzenden en ontvangen voor hun B2B-transacties.

B2C-ondernemers: de ontvangstplicht

Werk je uitsluitend voor particulieren? Dan hoef je zelf geen e-facturen te verzenden naar je klanten. B2C-transacties vallen niet onder de verzendplicht.

Maar let op: je moet wel e-facturen kunnen ontvangen van je eigen leveranciers. Als een leverancier jou een e-factuur stuurt via Peppol, moet je die kunnen verwerken. De ontvangstplicht geldt dus voor alle btw-plichtigen, ongeacht of ze aan bedrijven of particulieren verkopen.

Wie is vrijgesteld van e-facturatie?

Niet iedereen valt onder de verplichting. De Belgische wetgeving voorziet in specifieke uitzonderingen.

Artikel 44 Btw-Wetboek: vrijgestelde sectoren

Ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op grond van Artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn volledig vrijgesteld van de e-facturatieplicht. Dit omvat:

• Artsen en tandartsen
• Kinesitherapeuten en verpleegkundigen
• Psychologen en paramedische beroepen
• Onderwijsinstellingen
• Vzw's met vrijgestelde activiteiten
• Verzekeringsmakelaars
• Bepaalde sociaal-culturele instellingen

Ben je een gemengde btw-plichtige? Dan val je voor je belastbare handelingen wel onder de verplichting, maar niet voor je vrijgestelde activiteiten onder Artikel 44.

Forfaitaire btw-regeling: uitstel tot 2028

Ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling krijgen uitstel tot 1 januari 2028. Dit betreft voornamelijk bepaalde kleine handelaars en horecazaken die hun btw forfaitair berekenen. Let op: dit is een tijdelijke uitzondering, geen permanente vrijstelling.

Overige uitzonderingen

• Gefaillieerde ondernemingen (geen verzendplicht)
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
• B2C-transacties (facturen aan particulieren)

Boetes en sancties bij niet-naleving

Wie niet voldoet aan de e-facturatieplicht riskeert administratieve geldboetes van de FOD Financiën. De boetestructuur is progressief opgebouwd:

OvertredingBoeteEerste overtreding€1.500Tweede overtreding€3.000Derde en volgende overtredingen€5.000

Tussen twee overtredingen geldt een bufferperiode van drie maanden. Een nieuwe inbreuk binnen die periode wordt niet als aparte overtreding geteld. Na drie maanden start de teller opnieuw.

Tolerantieperiode: januari tot maart 2026

De btw-administratie hanteert een tolerantieperiode van 1 januari tot en met 31 maart 2026. Tijdens deze drie maanden worden geen sancties opgelegd als:

• Je kunt aantonen dat je tijdig en op redelijke wijze voorbereidingen hebt getroffen
• De vertraging te wijten is aan omstandigheden buiten je controle (bijvoorbeeld softwareleveranciers die niet klaar zijn)

Ondernemers die bewust wachten of geen actie ondernemen komen niet in aanmerking voor deze tolerantie. Begin dus nu met je voorbereidingen.

B2B, B2C en B2G: wat is het verschil?

De verplichtingen verschillen per type transactie:

‍

‍

Voor facturatie aan overheden is e-facturatie al verplicht sinds maart 2024 voor overheidsopdrachten gepubliceerd vanaf die datum. Dit geldt voor contracten met een waarde vanaf €3.000 exclusief btw.

Wat is het verschil tussen een PDF en een e-factuur?

Een veelvoorkomend misverstand: veel ondernemers denken dat ze al e-factureren omdat ze PDF-facturen per e-mail versturen. Dit klopt niet.

Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal document in UBL- of XML-formaat. De ontvanger kan deze factuur automatisch inlezen in de boekhoudsoftware, zonder handmatig typen, scannen of overtypen. De data is machineleesbaar.

Een PDF daarentegen is een visuele weergave. De ontvanger moet de gegevens handmatig overnemen of OCR-software gebruiken. Dit is foutgevoelig en tijdrovend.

Vanaf 2026 volstaat een PDF per e-mail niet meer voor B2B-transacties. De wetgeving vereist gestructureerde facturen via het Peppol-netwerk.

Hoe werkt e-facturatie via Peppol?

Het Peppol-netwerk is de standaard voor e-facturatie in België. Het werkt volgens het vierhoekmodel:

1. Verzender maakt een factuur in de boekhoudsoftware
2. De software stuurt de factuur naar een Peppol Access Point
3. Het Access Point van de verzender stuurt de factuur naar het Access Point van de ontvanger
4. De ontvanger ontvangt de factuur in zijn boekhoudsoftware

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die zorgt voor de technische afhandeling, validatie en beveiliging. Alle Access Points moeten gecertificeerd zijn door OpenPeppol.

Je Belgische Peppol ID

In België heeft je Peppol ID het formaat: 0208: gevolgd door je KBO/BCE-nummer. Bijvoorbeeld: 0208:0123456789. Dit nummer wordt automatisch gegenereerd wanneer je je aanmeldt bij een Access Point of e-facturatiesoftware.

Via het Peppol Directory kun je controleren of je klanten al klaar zijn voor Peppol.

Fiscale voordelen bij de overstap

De Belgische overheid biedt fiscale stimulansen om de overstap naar e-facturatie te vergemakkelijken:

120% kostenaftrek (2024-2027)

KMO's en zelfstandigen kunnen een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op:

• Abonnementskosten voor e-facturatiesoftware
• Advieskosten voor de implementatie

Betaal je €1.000 per jaar voor software? Dan mag je €1.200 aftrekken van je belastbare winst. Deze maatregel geldt voor de belastbare periodes 2024 tot en met 2027.

20% investeringsaftrek (vanaf 2025)

Sinds 1 januari 2025 geldt een verhoogde digitale investeringsaftrek van 20% voor investeringen in e-facturatie. Dit komt bovenop de reguliere afschrijvingen.

VLAIO ondersteuning

VLAIO biedt opleidingen en een overzicht van goedgekeurde softwarepakketten om Vlaamse ondernemingen te ondersteunen bij de overstap.

Voorbereidingschecklist: 5 stappen

Wacht niet tot december 2025. Bereid je nu voor met deze stappen:

1. Controleer je btw-status: Bepaal of je onder de verplichting valt of in aanmerking komt voor een vrijstelling
2. Kies geschikte software: Zorg dat je facturatiesoftware gestructureerde facturen kan verzenden en ontvangen via Peppol
3. Registreer bij Peppol: Activeer je Peppol ID via een gecertificeerd Access Point
4. Controleer klantgegevens: Zorg dat alle btw-nummers van klanten en leveranciers correct in je systeem staan
5. Test voor de deadline: Verstuur en ontvang testfacturen om zeker te zijn dat alles werkt

Met Informer Invoicing regel je e-facturatie via Peppol zonder technische kennis. De software is gratis beschikbaar tot 1 januari 2029.

Toekomst: ViDA en e-reporting

De Belgische e-facturatieplicht loopt vooruit op de Europese ViDA-richtlijn, die e-facturatie vanaf 2030 verplicht stelt voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU.

België plant daarnaast een overgang naar het 5-corner model tegen 2028. Dit betekent dat facturen in realtime worden gerapporteerd aan de fiscus (e-reporting) voor continue transactiecontrole. Door nu te investeren in Peppol en e-facturatie ben je voorbereid op deze toekomstige ontwikkelingen.

Belangrijkste punten samengevat

• Deadline: 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties
• Wie: alle Belgische btw-plichtigen, inclusief kleine ondernemingen
• Hoe: gestructureerde facturen via Peppol (geen PDF per e-mail)
• Boetes: €1.500 tot €5.000 bij niet-naleving
• Tolerantie: januari-maart 2026 mits aantoonbare voorbereiding
• Voordelen: 120% kostenaftrek en 20% investeringsaftrek

Begin vandaag met je voorbereidingen. De overstap naar e-facturatie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je administratie te automatiseren en kosten te besparen.