Sinds 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen voor B2B-transacties. Toch blijkt uit onderzoek van december 2025 dat minder dan de helft van de Belgische bedrijven hier klaar voor was. Ben je nog niet voorbereid? Dan legt dit artikel je stap voor stap uit hoe je e-facturen ontvangt, verwerkt en archiveert.

Hoe ontvang ik een e-factuur?

Een e-factuur is geen PDF die je via e-mail ontvangt. Het is een gestructureerd digitaal bestand in XML-formaat (meestal UBL) dat rechtstreeks door je boekhoudsoftware of invoicing software kan worden ingelezen. De uitwisseling gebeurt via het beveiligde Peppol-netwerk, een internationale standaard die in heel Europa wordt gebruikt.

Het ontvangstproces verloopt automatisch. Zodra je geregistreerd bent op Peppol, kunnen leveranciers je facturen rechtstreeks naar je software sturen. Je hoeft geen e-mails te openen, bijlagen te downloaden of gegevens over te typen. De factuurdata komt direct in je systeem terecht, klaar voor verwerking.

Waarom moet je e-facturen kunnen ontvangen?

De Belgische overheid heeft e-facturatie verplicht gesteld om de btw-kloof te dichten en administratieve lasten te verminderen. De verplichting geldt voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

De wetgeving maakt geen onderscheid tussen verzenden en ontvangen. Als ondernemer moet je beide kunnen. Een PDF-factuur via e-mail voldoet niet meer aan de wettelijke eisen voor B2B-transacties. Leveranciers die nog PDF's sturen, handelen niet conform de nieuwe regelgeving.

Lees hier meer over de verplichtingen en uitzonderingen van e-facturatie.

Wat gebeurt er nadat je een e-factuur ontvangt?

Het ontvangen van een e-factuur is slechts het begin. De echte tijdwinst zit in de geautomatiseerde verwerking die daarna volgt.

Automatische gegevensextractie

Omdat een e-factuur gestructureerde data bevat, kan de software, zoals Informer Invoicing, alle relevante informatie direct uitlezen: leveranciersnaam, factuurnummer, datum, bedragen, btw-tarieven en betalingsgegevens. Geen handmatig overtypen, geen OCR-fouten.

Boekingsvoorstellen

Moderne uitgavenbeheersoftware doet automatisch een boekingsvoorstel op basis van historische data. Kocht je eerder bij dezelfde leverancier? Dan stelt het systeem dezelfde grootboekrekening voor. Je hoeft alleen te bevestigen.

Goedkeuringsworkflow

Voor bedrijven met meerdere medewerkers kan een digitale goedkeuringsworkflow worden ingesteld. De factuur gaat automatisch naar de juiste persoon voor akkoord voordat betaling wordt vrijgegeven.

Tijdsbesparing

Handmatige factuurverwerking kost gemiddeld 12 minuten per factuur. Met geautomatiseerde e-factuurverwerking daalt dit naar ongeveer 2 minuten. Bij 50 inkomende facturen per maand bespaar je meer dan 8 uur administratietijd.

E-facturen archiveren

Ontvangen e-facturen moet je bewaren volgens de wettelijke voorschriften. Sinds de wet van 20 november 2022 geldt een bewaartermijn van 10 jaar. De termijn start op 1 januari van het jaar volgend op de factuurdatum.

Je mag kiezen voor digitale of papieren archivering. Digitaal verdient de voorkeur omdat je dan de voordelen van automatisering behoudt. De archivering moet voldoen aan drie eisen:

• Authenticiteit: de herkomst moet verifieerbaar zijn
• Integriteit: de inhoud mag niet gewijzigd zijn
• Leesbaarheid: het document moet gedurende de hele termijn leesbaar blijven

Cloud-archivering is toegestaan, zolang de facturen bij een controle onmiddellijk toegankelijk zijn vanuit België. Informer hanteert strenge databeveiliging en slaat alle gegevens op binnen de EU.

Voor facturen gerelateerd aan onroerend goed gelden langere bewaartermijnen: 15 jaar voor de herzieningstermijn bij gebouwen, tot 25 jaar voor nieuwbouw onder het optionele btw-regime.

Tolerantieperiode januari tot maart 2026

De Belgische btw-administratie heeft een tolerantieperiode van drie maanden ingesteld. Van januari tot en met maart 2026 worden geen boetes opgelegd aan ondernemingen die nog niet volledig klaar zijn, mits zij kunnen aantonen dat ze redelijke stappen hebben ondernomen.

Dit is geen algemeen uitstel. Je moet bewijzen dat je te goeder trouw bent: software besteld, in implementatie, wachtend op technische ondersteuning. Gevallen worden individueel beoordeeld.

Wat als je klant nog niet klaar is?

Ben je als leverancier wel klaar, maar kan je klant technisch nog geen e-facturen ontvangen? Dan mag je tijdens de tolerantieperiode tijdelijk een traditionele factuur (PDF of papier) uitreiken zonder sancties. Voorwaarde is dat jij als leverancier zelf wel compliant bent.

Software kiezen voor e-facturen ontvangen

Bij het kiezen van software voor e-factuurontvangst let je op de volgende punten:

‍

‍

Informer biedt een complete oplossing voor e-facturatie die zowel verzenden als ontvangen ondersteunt. Met geïntegreerd bankieren kun je goedgekeurde facturen direct betalen vanuit dezelfde omgeving.

Bekijk de prijzen en pakketten om te zien welke optie past bij jouw bedrijfsgrootte. Voor vragen over implementatie kun je terecht bij onze support.

Veelgestelde vragen

Hieronder vind je antwoorden op de meest voorkomende vragen over het ontvangen van e-facturen in België.