Factuur opstellen België 2026: complete gids met e-facturatie verplicht

Vanaf 1 januari 2026 is elektronisch factureren verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven in België. Je dient facturen via het Peppol-netwerk te versturen naar andere bedrijven. Deze gids legt uit hoe je een correcte factuur opstelt, wat er verplicht op moet staan en hoe je voldoet aan de nieuwe e-facturatie regels.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Vanaf 2026 moet je:

• Alle facturen naar andere bedrijven elektronisch versturen via Peppol
• Elektronische facturen kunnen ontvangen van andere bedrijven
• Een Peppol Access Point gebruiken om facturen te versturen en ontvangen
• Je facturatiesoftware koppelen aan een Peppol Access Point

B2c-facturen hoef je niet elektronisch te versturen, maar je moet wel elektronische facturen kunnen ontvangen als een consument daarom vraagt.

Implementatietijdlijn

‍

‍

Compliance checklist

Zorg dat je deze punten afvinkt voor 2026:

• Je facturatiesoftware ondersteunt Peppol of kan gekoppeld worden aan een Access Point
• Je hebt een Peppol Access Point gekozen en geconfigureerd
• Je kunt Peppol-ID's van klanten opvragen en opslaan
• Je team is getraind in het gebruik van e-facturatie
• Je hebt een back-up plan voor als het systeem uitvalt

Meer informatie over Peppol en hoe het werkt vind je in onze uitgebreide gids.

Wat moet er op een correcte factuur staan?

Een factuur in België moet verplicht deze gegevens bevatten:

Verplichte vermeldingen voor alle facturen

• Factuurnummer: uniek, opeenvolgend en zonder hiaten
• Factuurdatum: datum waarop de factuur wordt opgemaakt
• Vervaldatum: uiterste betaaldatum (standaard 30 dagen na factuurdatum voor b2b)
• Je bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer
• Klantgegevens: naam en adres van de klant
• Klant btw-nummer: alleen bij b2b-transacties binnen de EU
• Omschrijving: duidelijke beschrijving van geleverde goederen of diensten
• Hoeveelheid: aantal, gewicht of volume
• Eenheidsprijs: prijs per eenheid exclusief btw
• Totaalbedrag: totaal exclusief btw
• Btw-tarief: percentage (6%, 12% of 21%)
• Btw-bedrag: berekend btw-bedrag
• Totaalbedrag inclusief btw: eindbedrag dat de klant moet betalen

Extra verplichtingen voor b2b-facturen

• Peppol-ID van je bedrijf (vanaf 2026)
• Peppol-ID van de klant (vanaf 2026)
• Btw-nummer van de klant bij intracommunautaire leveringen
• Vermelding "intracommunautaire levering" bij leveringen binnen de EU

Taalvereisten

Facturen moeten in het Nederlands zijn voor bedrijven in Vlaanderen, en in het Nederlands of Frans voor bedrijven in Brussel. Voor Waalse bedrijven is Frans verplicht.

Voor klanten buiten België mag je een vertaling toevoegen, maar de Nederlandse of Franse versie heeft voorrang bij geschillen.

Hoe maak je een correcte factuur?

Volg deze stappen om een factuur op te stellen:

Stap 1: verzamel alle gegevens

Zorg dat je deze informatie bij de hand hebt:

• Klantgegevens: naam, adres, btw-nummer (bij b2b), Peppol-ID (vanaf 2026)
• Je eigen bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer, ondernemingsnummer, Peppol-ID
• Details van de levering: wat, hoeveel, wanneer geleverd
• Prijzen: eenheidsprijs exclusief btw
• Btw-tarief: welk percentage geldt voor deze levering

Stap 2: kies een factuurnummer

Gebruik een uniek, opeenvolgend nummer zonder hiaten. Voorbeelden:

• FAC-2026-001
• 2026/001
• INV-001-2026

Begin elk jaar opnieuw met nummeren, of gebruik een doorlopende nummering. Belangrijk: spring geen nummers over.

Stap 3: bepaal de factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur opmaakt. Voor de vervaldatum geldt:

• B2b: standaard 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen
• B2c: redelijke termijn, meestal 14-30 dagen

Stap 4: beschrijf de levering

Geef een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd:

• Voor goederen: type, merk, model, serienummer indien van toepassing
• Voor diensten: wat je hebt gedaan, wanneer, hoeveel uur of dagen
• Voor projecten: fase of onderdeel van het project

Vermijd vage omschrijvingen zoals "diverse diensten" of "goederen". Wees specifiek.

Stap 5: bereken de bedragen

Bereken in deze volgorde:

1. Totaal exclusief btw: hoeveelheid × eenheidsprijs
2. Btw-bedrag: totaal exclusief btw × btw-percentage
3. Totaal inclusief btw: totaal exclusief btw + btw-bedrag

Voorbeeld:

• 10 uur consultancy × 100 euro = 1.000 euro exclusief btw
• Btw 21%: 1.000 × 0,21 = 210 euro
• Totaal: 1.000 + 210 = 1.210 euro

Stap 6: controleer alles

Controleer voor je de factuur verstuurt:

• Alle verplichte velden zijn ingevuld
• Btw-nummers zijn correct
• Bedragen kloppen
• Factuurnummer is uniek en opeenvolgend
• Peppol-ID's zijn toegevoegd (vanaf 2026)
• Taal is correct (Nederlands voor Vlaanderen)

Stap 7: verstuur de factuur

Vanaf 2026 verstuur je b2b-facturen via Peppol. Tot die tijd kun je nog pdf's per e-mail versturen, maar bereid je voor op de overstap.

Voor b2c-facturen blijft e-mail met pdf mogelijk, maar je moet wel elektronische facturen kunnen ontvangen als een klant daarom vraagt.

Factuurtypes en wanneer te gebruiken

Niet alle facturen zijn hetzelfde. Hier zijn de verschillende types:

Standaardfactuur

De meest gebruikte factuur voor eenmalige leveringen van goederen of diensten. Gebruik dit voor:

• Eenmalige verkopen
• Projecten met een duidelijk einde
• Losse diensten

Commerciële factuur

Voor export naar landen buiten de EU. Bevat extra informatie voor douane:

• Land van oorsprong
• Douanewaarde
• Incoterms (FOB, CIF, etc.)
• Douanedocumentnummer

Periodieke factuur

Voor terugkerende leveringen in een vaste periode. Gebruik dit voor:

• Maandelijkse abonnementen
• Huur of lease
• Terugkerende diensten (schoonmaak, onderhoud)

Vermeld duidelijk de periode waarover de factuur gaat (bijvoorbeeld "januari 2026").

Urenstaat (timesheet)

Voor diensten die per uur worden gefactureerd. Bevat:

• Datum per gewerkt uur of dag
• Aantal uren per dag
• Uurtarief
• Totaal aantal uren
• Totaalbedrag

Herhalingsfactuur (recurring)

Automatisch gegenereerde facturen voor vaste bedragen. Gebruik dit voor:

• Vaste maandelijkse abonnementen
• Huurcontracten
• Servicecontracten met vaste prijs

Btw op facturen in België

België kent drie btw-tarieven: 6%, 12% en 21%. Daarnaast zijn er vrijstellingen.

Btw-tarieven

TariefGeldt voorVoorbeelden6%Basisgoederen en -dienstenVoeding, boeken, geneesmiddelen, openbaar vervoer, renovatie van woningen ouder dan 10 jaar12%Specifieke goederen en dienstenRestaurants, sociale huisvesting, bepaalde landbouwproducten21%StandaardtariefMeeste goederen en diensten, consultancy, software, elektronica

Vrijstellingen

Sommige prestaties zijn vrijgesteld van btw:

• Medische en paramedische diensten
• Onderwijs
• Bepaalde financiële diensten
• Verzekeringen
• Postdiensten
• Bepaalde culturele en sportieve activiteiten

Bij vrijstellingen vermeld je op de factuur "vrijgesteld van btw" of "btw-vrij, artikel 44 van de btw-wetboek".

Kleineondernemersregeling

Als je omzet onder de 25.000 euro per jaar blijft, kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je hoeft dan geen btw te berekenen of af te dragen, maar je kunt ook geen btw terugvorderen op je kosten.

Op je facturen vermeld je dan "vrijgesteld van btw, kleineondernemersregeling".

Btw-berekening voorbeelden

Voorbeeld 1: dienst met 21% btw

• Consultancy: 20 uur × 120 euro = 2.400 euro exclusief btw
• Btw 21%: 2.400 × 0,21 = 504 euro
• Totaal: 2.400 + 504 = 2.904 euro

Voorbeeld 2: goederen met 6% btw

• Boeken: 100 stuks × 15 euro = 1.500 euro exclusief btw
• Btw 6%: 1.500 × 0,06 = 90 euro
• Totaal: 1.500 + 90 = 1.590 euro

Voorbeeld 3: gemengde levering

• Goederen (21%): 500 euro exclusief btw
• Diensten (21%): 300 euro exclusief btw
• Boeken (6%): 200 euro exclusief btw
• Btw goederen: 500 × 0,21 = 105 euro
• Btw diensten: 300 × 0,21 = 63 euro
• Btw boeken: 200 × 0,06 = 12 euro
• Totaal btw: 180 euro
• Totaal inclusief btw: 1.280 euro

Factuurdatum en vervaldatum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur opmaakt. Voor de vervaldatum gelden regels.

De 15e dag regel

Volgens de Belgische wetgeving moet je een factuur opmaken uiterlijk op de 15e dag van de maand volgend op de maand waarin je de levering hebt gedaan.

Voorbeeld: als je op 25 maart een dienst levert, moet je de factuur uiterlijk op 15 april opmaken.

Vervaldatum

Voor b2b-facturen geldt een standaard betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum, tenzij je iets anders afspreekt met je klant.

Voor b2c-facturen is er geen vaste termijn, maar een redelijke termijn (meestal 14-30 dagen).

Late betaling

Als een klant te laat betaalt, kun je:

• Een herinnering sturen
• Verzendkosten en administratiekosten in rekening brengen
• Rente vragen over het openstaande bedrag (8% per jaar voor b2b)
• Een incassobureau inschakelen
• Gerechtelijke stappen ondernemen

Meer informatie over betalingsherinneringen versturen vind je in onze gids.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze corrigeert

Fouten op facturen komen vaak voor. Hier zijn de meest voorkomende en hoe je ze oplost.

Verkeerd btw-nummer

Als je een verkeerd btw-nummer op de factuur hebt gezet:

1. Maak een creditnota voor de oorspronkelijke factuur
2. Maak een nieuwe factuur met het juiste btw-nummer
3. Stuur beide documenten naar de klant

Verkeerd bedrag

Als het bedrag te hoog is:

1. Maak een creditnota voor het verschil
2. Stuur de creditnota naar de klant
3. Pas je administratie aan

Als het bedrag te laag is:

1. Maak een aanvullende factuur voor het verschil
2. Stuur deze naar de klant met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Verkeerd btw-tarief

Als je het verkeerde btw-tarief hebt gebruikt:

1. Maak een creditnota voor de oorspronkelijke factuur
2. Maak een nieuwe factuur met het juiste tarief
3. Leg het verschil uit aan de klant

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een document waarmee je een fout op een factuur corrigeert. Het vermindert het bedrag dat de klant moet betalen of het bedrag dat je moet ontvangen.

Een creditnota moet dezelfde verplichte velden bevatten als een factuur, plus:

• Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum)
• Reden voor de creditnota
• Het bedrag dat wordt gecrediteerd

Factuur archiveren en bewaren

Je moet alle facturen bewaren voor controle door de fiscus.

Bewaringstermijn

Bewaar alle facturen minimaal 7 jaar. Dit geldt voor:

• Uitgaande facturen (die je verstuurt)
• Inkomende facturen (die je ontvangt)
• Creditnota's
• Correspondentie over facturen

Digitale archivering

Je mag facturen digitaal bewaren, mits:

• De originele leesbaarheid behouden blijft
• Je ze kunt raadplegen tijdens een controle
• Je een back-up hebt
• De integriteit gewaarborgd is (geen wijzigingen mogelijk)

Vanaf 2026 worden facturen automatisch digitaal opgeslagen via het Peppol-netwerk, wat archivering eenvoudiger maakt.

Voorbereiding op controle

Zorg dat je tijdens een controle snel kunt aantonen:

• Alle facturen zijn genummerd zonder hiaten
• Alle verplichte velden zijn ingevuld
• Btw-bedragen kloppen
• Facturen zijn op tijd opgemaakt (15e dag regel)
• Peppol-facturen zijn correct verstuurd (vanaf 2026)

Facturatiesoftware en tools

Goede software maakt factureren eenvoudiger en voorkomt fouten.

Wat moet goede facturatiesoftware kunnen?

• Automatische factuurnummering
• Btw-berekening
• Peppol-integratie (vanaf 2026 verplicht)
• Koppeling met boekhouding
• Herinneringen voor openstaande facturen
• Rapportages
• Digitale archivering

Peppol-compatibele software

Vanaf 2026 moet je software Peppol ondersteunen. Veel facturatiepakketten bieden dit al aan, of kunnen gekoppeld worden aan een Peppol Access Point.

Kies software die:

• Direct Peppol ondersteunt, of
• Kan koppelen aan een Peppol Access Point via API

Meer informatie over e-facturatie en Peppol vind je op onze website.

Gratis vs betaalde software

Gratis software is vaak beperkt in functionaliteit. Betaalde software biedt meestal:

• Meer factuurtemplates
• Betere rapportages
• Koppeling met boekhouding
• Peppol-integratie
• Support en updates

Voor kleine bedrijven kan gratis software voldoende zijn. Voor grotere bedrijven of bedrijven met veel facturen is betaalde software meestal de moeite waard.

Conclusie

Een correcte factuur opstellen betekent dat je alle verplichte velden invult, het juiste btw-tarief gebruikt en de factuur op tijd opmaakt. Vanaf 2026 komt daar de verplichting bij om b2b-facturen elektronisch te versturen via Peppol.

Bereid je voor door:

• Een Peppol Access Point te kiezen
• Je facturatiesoftware te koppelen aan Peppol
• Je team te trainen in e-facturatie
• Een systeem op te zetten voor het bewaren van facturen

Meer hulp nodig? Bekijk onze e-facturatie oplossingen of neem contact op met ons supportteam.