Spookfactuur herkennen België 2026: complete gids + checklist

Factuurfraude kost Belgische bedrijven jaarlijks miljoenen euro's. Volgens FOD Economie ontvangen duizenden ondernemers elk jaar vervalste facturen of spookfacturen. Deze frauduleuze facturen lijken legitiem, maar zijn volledig nep. Ze komen van bedrijven die niet bestaan of voor diensten die nooit geleverd zijn.

Sinds 2026 is e-facturering via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-transacties in België. Deze nieuwe regelgeving helpt ook bij het voorkomen van spookfacturen. Maar tot die tijd moeten bedrijven zelf waakzaam blijven.

Deze gids legt uit wat spookfacturen zijn, hoe je ze herkent, wat je moet doen als je er een ontvangt, en hoe je ze voorkomt. We geven je een praktische checklist en concrete voorbeelden uit de Belgische praktijk.

Wat zijn spookfacturen?

Een spookfactuur is een factuur voor diensten of producten die je nooit besteld hebt en die ook nooit geleverd zijn. Het bedrijf achter de factuur bestaat vaak niet echt, of heeft nooit iets voor je gedaan. De factuur ziet er echter professioneel uit, met een correct logo, BTW-nummer en bankgegevens.

Spookfacturen zijn anders dan vervalste facturen. Bij een vervalste factuur kopieert een fraudeur een echte factuur van een legitiem bedrijf. Ze veranderen alleen de bankrekening waar je naartoe moet betalen. Bij een spookfactuur is de hele factuur nep, inclusief het bedrijf dat hem verstuurt.

Fraudeurs gebruiken verschillende methodes om spookfacturen te versturen:

• Facturen voor niet-bestaande abonnementen, zoals website hosting of telefoonlijnen die je nooit afgesloten hebt
• Facturen met opgeblazen bedragen voor diensten die wel geleverd zijn, maar tegen een veel lagere prijs
• Facturen voor producten die je nooit besteld hebt
• Facturen die lijken op echte facturen van bekende leveranciers, maar met kleine verschillen in bedrijfsnaam of adres

De facturen komen meestal per e-mail binnen, soms ook per post. Ze bevatten vaak een dreigende tekst over incassokosten of gerechtelijke stappen als je niet snel betaalt.

Verschil tussen spookfactuur en vervalste factuur

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een spookfactuur en een vervalste factuur. Beide zijn frauduleus, maar werken anders.

‍

‍

Bij beide soorten fraude is het belangrijk om altijd de IBAN te controleren voordat je betaalt. Vergelijk de IBAN op de factuur met de IBAN die je eerder van het bedrijf ontvangen hebt. Zijn ze anders, neem dan direct contact op met het bedrijf via een bekend telefoonnummer of e-mailadres, niet via de gegevens op de factuur.

Hoe herken je een spookfactuur?

Spookfacturen zien er vaak professioneel uit, maar er zijn altijd signalen die je kunnen waarschuwen. Gebruik deze checklist om spookfacturen te herkennen:

1. Je hebt niets besteld
   Controleer eerst of je daadwerkelijk iets besteld hebt bij dit bedrijf. Check je e-mail, bestelbevestigingen en contracten. Als je niets kunt vinden, is de factuur waarschijnlijk nep.
2. Het bedrijf is onbekend
   Ken je het bedrijf niet en heb je er nooit zaken mee gedaan, wees dan extra voorzichtig. Zoek het bedrijf online op en controleer of het bestaat. Check de Kruispuntbank van Ondernemingen om te zien of het bedrijf geregistreerd staat.
3. Dreigende taal
   Legitieme facturen gebruiken geen dreigende taal. Als een factuur spreekt over "onmiddellijke betaling vereist" of "gerechtelijke stappen", is dat een waarschuwingsteken. Echte leveranciers sturen eerst een vriendelijke herinnering.
4. Vreemde IBAN
   Controleer altijd de IBAN. Is het een buitenlandse rekening terwijl het bedrijf Belgisch lijkt, of komt de IBAN niet overeen met eerdere facturen van hetzelfde bedrijf, betaal dan niet. Neem eerst contact op met het bedrijf via een bekend telefoonnummer.
5. Geen contactgegevens of vage contactgegevens
   Legitieme facturen bevatten altijd duidelijke contactgegevens. Als er alleen een e-mailadres staat zonder telefoonnummer of adres, of als het adres vaag is, wees dan voorzichtig.
6. BTW-nummer klopt niet
   Controleer het BTW-nummer op de officiële website. Als het nummer niet bestaat of niet overeenkomt met de bedrijfsnaam, is de factuur nep.
7. Bedrag lijkt te hoog
   Als het bedrag veel hoger is dan je verwacht, of als er kosten op staan die je niet herkent, vraag dan uitleg voordat je betaalt.
8. Factuur komt uit het niets
   Je hebt nooit eerder van het bedrijf gehoord en plotseling ontvang je een factuur. Dit is een duidelijk waarschuwingsteken.
9. Geen ordernummer of referentie
   Legitieme facturen bevatten meestal een ordernummer of referentie die je kunt controleren. Als deze ontbreekt, vraag dan om verduidelijking.
10. Vreemde producten of diensten
    Staan er producten of diensten op de factuur die je niet herkent, zoals "website hosting" of "telefoonlijn" die je nooit afgesloten hebt, dan is de factuur waarschijnlijk nep.

Als meerdere van deze signalen aanwezig zijn, betaal de factuur dan niet. Neem contact op met je boekhouder of accountant en meld de factuur bij de FOD Economie.

Wat te doen bij een spookfactuur

Als je een spookfactuur ontvangt, volg dan deze stappen:

1. Betaal niet
   Betaal de factuur niet, ook niet als er dreigende taal gebruikt wordt. Echte leveranciers begrijpen dat je eerst wilt controleren.
2. Bewaar alle documenten
   Bewaar de factuur, de envelop als je hem per post ontvangen hebt, en alle e-mails. Deze heb je nodig voor aangifte.
3. Controleer je administratie
   Zoek in je administratie of je iets besteld hebt bij dit bedrijf. Check bestelbevestigingen, contracten en eerdere correspondentie.
4. Neem contact op met je bank
   Als je al betaald hebt, neem dan direct contact op met je bank. Zij kunnen proberen de betaling terug te draaien, vooral als je snel handelt.
5. Doe aangifte bij de politie
   Doe aangifte bij de lokale politie. Neem alle documenten mee. De politie kan het onderzoek starten en de fraudeur mogelijk opsporen.
6. Meld bij FOD Economie
   Meld de spookfactuur bij de FOD Economie via meldpunt.belgie.be. Dit helpt andere bedrijven te waarschuwen en geeft de overheid inzicht in fraudepatronen.
7. Waarschuw je medewerkers
   Informeer je medewerkers over de spookfactuur, zodat zij ook alert zijn op vergelijkbare facturen.

Als je twijfelt of een factuur legitiem is, neem dan altijd contact op met het bedrijf via een telefoonnummer dat je uit een andere bron kent, niet via de gegevens op de factuur zelf. Legitieme bedrijven begrijpen dat je eerst wilt controleren.

Spookfacturen voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Met goede interne procedures en waakzaamheid kun je het risico op spookfacturen sterk verminderen.

Interne procedures

Stel duidelijke procedures op voor het behandelen van facturen:

• Alle facturen moeten goedgekeurd worden door minimaal twee personen voordat ze betaald worden
• Controleer altijd de IBAN voordat je betaalt, vooral bij nieuwe leveranciers
• Houd een lijst bij van goedgekeurde leveranciers met hun IBAN-nummers
• Bij nieuwe leveranciers, controleer eerst of het bedrijf bestaat via de Kruispuntbank
• Vergelijk nieuwe facturen met eerdere facturen van hetzelfde bedrijf

Volgens Febelfin is twee-kanaals verificatie belangrijk. Dit betekent dat je belangrijke informatie, zoals bankrekeningnummers, via een apart kanaal verifieert. Bijvoorbeeld telefonisch naast de e-mailfactuur.

Medewerkers trainen

Zorg dat alle medewerkers die facturen verwerken weten hoe ze spookfacturen kunnen herkennen. Organiseer regelmatig trainingen en deel voorbeelden van recente spookfacturen. Maak duidelijk dat het beter is om een legitieme factuur te laat te betalen dan een nep factuur te snel te betalen.

E-facturering en Peppol netwerk

Vanaf 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturering via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-transacties in België. Dit helpt ook bij het voorkomen van spookfacturen.

Het Peppol-netwerk is een veilig internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten zoals facturen. Via Peppol kunnen bedrijven facturen veilig en gestructureerd uitwisselen. Omdat alle deelnemers geverifieerd zijn en het systeem gestructureerd werkt, is het veel moeilijker om nep facturen te versturen.

Bedrijven die nu al voorbereiden op Peppol-compliance verbeteren tegelijkertijd hun fraudepreventie. Door over te stappen op e-facturering software krijg je automatisch meer controle over je facturen en kun je makkelijker verifiëren of een factuur legitiem is.

Meer informatie over de verplichting vind je op efactuur.belgium.be. Er is geen uitstel gepland, dus bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 operationeel zijn. Overtredingen kunnen boetes opleveren van 1.500 tot 5.000 euro bij herhaling.

Geautomatiseerde verificatie

Gebruik software die automatisch facturen verifieert. Moderne facturatiesoftware kan IBAN-nummers controleren, BTW-nummers verifiëren en waarschuwen als er afwijkingen zijn ten opzichte van eerdere facturen van hetzelfde bedrijf.

Voorbeelden van spookfacturen

Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van spookfacturen die Belgische bedrijven ontvangen:

Voorbeeld 1: Nep website hosting factuur

Een bedrijf ontvangt een factuur van 450 euro voor "website hosting en domeinregistratie". Het bedrijf heeft echter al jarenlang hosting bij een andere provider en heeft nooit iets besteld bij het bedrijf op de factuur. De factuur ziet er professioneel uit met een logo en BTW-nummer, maar het bedrijf bestaat niet in de Kruispuntbank.

Voorbeeld 2: Opgeblazen factuur van bekende leverancier

Een bedrijf ontvangt een factuur van een bekende leverancier voor 2.500 euro. De factuur lijkt identiek aan eerdere facturen, maar het bedrag is veel hoger dan normaal. Bij controle blijkt dat de IBAN anders is dan op eerdere facturen. De fraudeur heeft een echte factuur gekopieerd en alleen de bankrekening veranderd.

Voorbeeld 3: Factuur voor niet-bestaand abonnement

Een ondernemer ontvangt een factuur voor een "zakelijke telefoonlijn" die hij nooit afgesloten heeft. De factuur bevat dreigende taal over incassokosten als hij niet binnen 7 dagen betaalt. Het bedrijf op de factuur bestaat wel, maar heeft nooit een contract met deze ondernemer afgesloten.

Deze voorbeelden tonen aan hoe belangrijk het is om altijd te controleren voordat je betaalt. Zelfs als een factuur van een bekend bedrijf lijkt te komen, controleer dan altijd de IBAN en het bedrag.

Conclusie

Spookfacturen zijn een serieus probleem voor Belgische bedrijven. Door waakzaam te zijn, goede procedures op te stellen en medewerkers te trainen, kun je het risico sterk verminderen. Controleer altijd de IBAN, het BTW-nummer en of je daadwerkelijk iets besteld hebt voordat je betaalt.

Vanaf 2026 helpt de verplichte e-facturering via Peppol ook bij het voorkomen van spookfacturen. Bedrijven die nu al voorbereiden op deze verplichting verbeteren tegelijkertijd hun fraudepreventie.

Als je een spookfactuur ontvangt, betaal deze dan niet. Bewaar alle documenten, doe aangifte bij de politie en meld het bij de FOD Economie via meldpunt.belgie.be. Door te melden help je andere bedrijven te waarschuwen.

Wil je meer weten over e-facturering en hoe dit helpt bij fraudepreventie, bekijk dan onze informatie over e-facturatie of lees meer over Peppol compliance.