Wat is Peppol en waarom is het cruciaal voor je onderneming?

De essentie van Peppol: een internationaal netwerk voor veilige uitwisseling

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk waarop bedrijven en overheden veilig en efficiënt elektronische transacties kunnen uitwisselen. Dit beveiligde netwerk verbindt meer dan 1,4 miljoen deelnemers wereldwijd via 300 gecertificeerde Access Points in 98 landen.

Het netwerk werkt volgens een gestandaardiseerd afsprakenkader dat zorgt voor interoperabiliteit tussen verschillende systemen. Je kunt Peppol vergelijken met een telecommunicatienetwerk. Net zoals je met je telefoon iedereen kunt bereiken die aangesloten is op het mobiele netwerk, kun je via Peppol elektronische facturen uitwisselen met iedereen op het netwerk, ongeacht welke software je gebruikt.

De vzw OpenPeppol beheert het netwerk sinds 2018 internationaal. Deze organisatie verenigt 650 leden in meer dan 50 landen en waarborgt effectieve, open en transparante samenwerking. Ze implementeert verschillende overlegorganen en biedt logistieke ondersteuning aan de leden.

Peppol in de Belgische context: van B2G naar B2B

Sinds 1 januari 2016 heeft de FOD BOSA de rol van Belgische Peppol-autoriteit op zich genomen. Deze autoriteit is verantwoordelijk voor de promotie, distributie en het correcte gebruik van Peppol in België. Je kunt op de website van FOD BOSA meer informatie vinden over hun taken en verantwoordelijkheden.

België loopt voorop in Europa met de invoering van verplichte e-facturatie. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in België hun B2B-facturen elektronisch uitwisselen via het Peppol-netwerk. Dit betekent dat traditionele facturen in pdf-formaat of op papier niet langer rechtsgeldig zijn voor zakelijke transacties.

Vandaag zijn al 250.000 bedrijven ingeschreven op Peppol, met dagelijks zo'n 1.500 nieuwe aanmeldingen. Toch blijkt uit recent onderzoek dat slechts 32% van de Belgische ondernemers daadwerkelijk aanwezig is op het netwerk. Veel bedrijven stellen de adoptie uit naar het laatste kwartaal van 2025.

De voordelen voor jou als ondernemer: efficiëntie en automatisering

De automatisering die Peppol mogelijk maakt, elimineert het grootste deel van het administratieve werk dat gepaard gaat met traditionele facturatie. Je bespaart tijd bij het opstellen en opvolgen van facturen. Het gemakkelijke beheer en de geautomatiseerde opslag van facturen zorgen voor een overzichtelijke administratie.

De kostenbesparing is aanzienlijk. Je elimineert verzend- en printkosten en vermindert de kans op menselijke fouten. Studies tonen aan dat bedrijven gemiddeld 6,60 euro per factuur besparen aan de verkoopzijde en 11,20 euro aan de inkoperzijde.

Snellere betalingen zijn een direct gevolg van e-facturatie. Je ontvanger krijgt je factuur binnen 10 minuten na het verzenden. Dit versnelt het hele betalingsproces en verbetert je cashflow aanzienlijk.

Peppol en e-facturatie: de nieuwe standaard in België

De verplichting van e-facturatie: wat verandert er voor je?

De Belgische Wet tot invoering van verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen, gepubliceerd in 2024, bepaalt dat alle Belgische ondernemingen hun verkoopfacturen elektronisch moeten uitwisselen via het Peppol-netwerk. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties.

De FOD Financiën zal toezicht houden op de naleving van deze wet. Bedrijven die niet voldoen aan de verplichting kunnen een administratieve boete krijgen. Bovendien worden facturen die niet via Peppol worden verstuurd als ongeldig beschouwd, wat belangrijke juridische consequenties kan hebben.

De overheid biedt wel ondersteuning bij deze overgang. Sinds 1 januari 2025 is de digitale investeringsaftrek verhoogd naar 20%. Voor de belastbare periodes van 2024 tot 2027 kunnen kmo's en zelfstandigen een verhoogde aftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten en advieskosten.

Het verschil tussen een PDF-factuur en een gestructureerde e-factuur (XML UBL 2.1)

Een PDF-factuur lijkt elektronisch, maar is in feite een digitale kopie van een papieren document. De ontvanger moet de gegevens handmatig invoeren in zijn boekhoudsysteem, wat tijd kost en foutgevoelig is.

Een gestructureerde e-factuur in XML UBL 2.1-formaat bevat dezelfde informatie, maar dan in een machineleesbaar formaat. Dit betekent dat de boekhoudsoftware van je ontvanger de factuur automatisch kan inlezen en verwerken, zonder menselijke tussenkomst.

België gebruikt een eigen variant van de UBL-standaard, genaamd e-fff. Dit formaat zorgt ervoor dat alle nodige gegevens op de juiste plaats staan, zodat software en boekhouders ze automatisch kunnen verwerken. Het voldoet aan de Europese norm EN 16931 die door de werkgroep CENBII is vastgelegd.

Interoperabiliteit: facturen uitwisselen met iedereen, ongeacht het systeem

Een van de grootste voordelen van Peppol is de interoperabiliteit. Je hoeft er geen rekening mee te houden bij welke Access Point je klanten zijn aangesloten. Het netwerk zorgt er automatisch voor dat je factuur naar het Access Point van je klant wordt verstuurd.

Deze interoperabiliteit werkt dankzij strikte standaardisatie. Alle deelnemers op het netwerk moeten ten minste het Peppol-BIS documenttype kunnen ontvangen. Dit is een toepassing van standaard EN16931 die garandeert dat je ontvanger de facturen zonder problemen kan ontvangen en verwerken.

De meest voorkomende softwarepakketten voor facturatie en boekhouding kunnen met deze standaard overweg. Dit betekent dat je als verzender je Access Point kiest dat het beste aan je behoeften voldoet, zonder je zorgen te maken over compatibiliteit.

Hoe werkt Peppol technisch? Toegankelijk uitgelegd

De rol van Access Points (AP's): de 'postbodes' van Peppol

Access Points zijn gecertificeerde technische tussenpersonen die bedrijven en overheden verbinden met het Peppol-netwerk. Je kunt een Access Point vergelijken met je telefoonmaatschappij die je toegang geeft tot het mobiele netwerk.

Deze Access Points communiceren met elkaar in een universal business language (UBL) binnen een four corner model. Ze zorgen voor de veilige en efficiënte uitwisseling van elektronisch gestandardiseerde documenten. Het netwerk heeft een uptime van 99,9% dankzij strikte SLA-vereisten en ISO 27001 certificering.

De hoofdtaken van een Peppol Access Point zijn het waarborgen van compatibiliteit, het beveiligen van data en het optimaliseren van processen. Ze gebruiken open standaarden zoals UBL om naadloze communicatie tussen verschillende systemen mogelijk te maken en versleutelen alle communicatie om documenten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

De Peppol Directory: wie kan ik bereiken via Peppol?

De Peppol Directory is een openbaar register waarin alle bedrijven en overheden staan die aangesloten zijn op het netwerk. Je kunt het vergelijken met een gele gids waarin je alle deelnemers kunt vinden.

Belgische bedrijven zijn in de directory ingeschreven met hun ondernemings- en/of btw-nummer. Je kunt via de Peppol Directory zoeken op naam en bedrijfsnummer om te controleren of een bedrijf facturen kan ontvangen via Peppol. Voor het zoeken op bedrijfsnummer gebruik je de notatie "0208:[KBO-nummer]".

Let op: de directory toont alleen wie documenten kan ontvangen. Het geeft niet aan of een organisatie ook documenten kan verzenden via het netwerk. Als je als ondernemer wilt controleren welke klanten en leveranciers zijn aangesloten, kun je de directory raadplegen voordat je een factuur verstuurt.

De governance van Peppol: de 4 dimensies van interoperabiliteit

Peppol hanteert een gestructureerd governance-model dat gebaseerd is op vier dimensies van interoperabiliteit. Deze dimensies zorgen ervoor dat het netwerk soepel functioneert en dat alle deelnemers volgens dezelfde regels werken.

Organisatorische en juridische aspecten: wie beheert wat?

Op organisatorisch niveau implementeert OpenPeppol verschillende overlegorganen. Raden voor het beheer van domeinveranderingen en coördinerende gemeenschapsvergaderingen zorgen voor effectieve besluitvorming. Het beheerscomité neemt strategische beslissingen, terwijl het Operations Office logistieke ondersteuning biedt aan de leden.

Juridisch treedt OpenPeppol op als centraal orgaan voor het ondertekenen van overeenkomsten met overheden. Elke nationale Peppol Authority, zoals de FOD BOSA in België, is verantwoordelijk voor de promotie en het correcte gebruik van Peppol in haar land. Ze certificeren ook de Access Points en waarborgen de kwaliteit van het netwerk.

Semantische en technische specificaties: de taal van de factuur

Semantisch definieert Peppol exact welke informatie een factuur moet bevatten en hoe deze informatie gestructureerd moet zijn. De Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) beschrijven complete bedrijfsprocessen voor het uitwisselen van verschillende documenttypen.

Technisch gebruikt alle Peppol-communicatie het AS4-protocol. Dit beveiligde transportprotocol zorgt ervoor dat documenten veilig en betrouwbaar worden afgeleverd. De strikte technische standaarden garanderen dat facturen, orders, creditnota's en andere bedrijfsdocumenten correct worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

Peppol in Vlaanderen en België: de praktische implementatie

Mercurius en simpl.ePRIOR: de toegangspoorten voor de overheid

Mercurius is het federale platform dat alle Belgische overheidsinstellingen ontsluit voor e-facturatie. Het fungeert als het Access Point naar de overheid en zorgt ervoor dat alle openbare instellingen in België facturen kunnen ontvangen via Peppol.

Het Mercuriusplatform is omgebouwd tot simpl.ePRIOR, een uitgebreider platform dat zowel inkomende als uitgaande e-facturen en e-kredietnota's kan behandelen. Het ondersteunt ook e-ordering en e-catalogus functionaliteiten. Alle publieke actoren in Vlaanderen maken connectie met simpl.ePRIOR via de diensten van MAGDA-e-invoicing.

Als bedrijf kun je dus e-facturen uitwisselen met de overheid via Mercurius. Je hebt een Belgische eID nodig om verbinding te maken met dit portaal. Het online portaal kun je gebruiken om factuurstatussen te controleren en als tijdelijke oplossing om facturen te sturen naar leveranciers die nog niet aangesloten zijn op Peppol.

De rol van de Belgische Peppol Autoriteit (FOD BOSA)

De FOD BOSA vervult sinds 1 januari 2016 de rol van Belgische Peppol Authority. Deze autoriteit heeft zowel een kritische als concrete rol in het beheer van het Peppol-netwerk in België.

De FOD BOSA is verantwoordelijk voor de promotie van Peppol onder Belgische ondernemers en overheden. Ze zorgt voor de distributie van informatie over het gebruik van Peppol en houdt toezicht op het correcte gebruik ervan. Ook certificeert de autoriteit de Access Points die actief zijn in België.

Door Peppol als minimum op te nemen in de regelgeving die de overgang naar e-facturatie voor btw-plichtigen organiseert, staat België stevig aan de spits van dit type beleid. Deze ontwikkeling is het resultaat van jarenlang werk in overleg met de gefedereerde entiteiten, in het bijzonder het Vlaamse Gewest, en de samenwerking tussen BOSA en de FOD Financiën.

De integratie van Peppol in je boekhoudsoftware (een praktisch voorbeeld)

De meeste moderne boekhoudprogramma's zijn inmiddels Peppol-compatibel. De integratie verloopt meestal via een API-koppeling met een gecertificeerd Access Point. Dit betekent dat je vanuit je vertrouwde software direct facturen kunt versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk.

Voor bedrijven met een laag volume facturen zijn er eenvoudige oplossingen op de markt verschenen. Bij sommige platforms duurt het letterlijk minder dan vijf minuten om Peppol te activeren. Je hoeft alleen je bedrijfsgegevens toe te voegen en je bent klaar om te starten.

Een factuur versturen via Peppol: stap-voor-stap

Het versturen van een factuur via Peppol is verrassend eenvoudig. Je vult het btw-nummer of ondernemingsnummer in van je klant. De software controleert automatisch of deze klant is aangesloten op Peppol door de Peppol Directory te raadplegen.

Vervolgens vul je de rest van je factuur in zoals je gewend bent. Wanneer je op verzenden klikt, herkent de software automatisch dat je klant via Peppol bereikbaar is. Je ziet dan een groene knop "Verstuur via Peppol" verschijnen.

Na het verzenden ontvangt je klant de factuur binnen 10 minuten. Je ontvangt een bevestiging dat de factuur succesvol is afgeleverd. Dit geeft je de zekerheid dat de factuur is aangekomen en zorgt voor transparantie in je debiteurenbeheer.

Een factuur ontvangen via Peppol: wat gebeurt er achter de schermen?

Wanneer een leverancier je een factuur stuurt via Peppol, wordt deze automatisch in je boekhoudsoftware ingeladen. De gestructureerde gegevens worden direct uitgelezen en correct gekoppeld aan de juiste rekeningen in je administratie.

Je software controleert automatisch of alle vereiste velden zijn ingevuld en of de btw-berekening klopt. Fouten worden direct gesignaleerd, zodat je deze kunt opvolgen met je leverancier. Dit voorkomt discussies achteraf en zorgt voor een correcte administratie.

Als je je bankrekening koppelt aan je boekhoudsoftware, worden ingaande facturen automatisch afgepunt zodra de betaling binnenkomt. Dit geeft je een real-time overzicht van je financiële situatie en bespaart je veel handmatig afpuntwerk.

De impact van Peppol op je bedrijfsvoering

Kostenbesparing en snellere betalingen: de financiële voordelen

De financiële voordelen van Peppol zijn direct meetbaar. Je bespaart op portokosten, papier en printkosten. Voor een gemiddeld bedrijf dat 100 facturen per maand verstuurt, loopt dit al snel op tot enkele honderden euro's per jaar.

Belangrijker nog is de tijdsbesparing. Het opstellen van een factuur gaat sneller omdat veel gegevens automatisch worden ingevuld. Het opvolgen van openstaande facturen gebeurt geautomatiseerd, waardoor je klantenbeheer efficiënter wordt.

Snellere betalingen hebben een direct effect op je cashflow. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die via Peppol factureren gemiddeld 5 tot 7 dagen sneller betaald krijgen. Voor een bedrijf met een miljoen euro omzet per jaar kan dit betekenen dat je tienduizenden euro's minder werkkapitaal nodig hebt.

Minder administratieve fouten en verhoogde rechtszekerheid

Handmatige invoer van factuurgegevens leidt onvermijdelijk tot fouten. Een verkeerd bedrag, een ontbrekend btw-nummer of een foutieve omschrijving kunnen leiden tot problemen met de btw-aangifte en discussies met klanten.

Gestructureerde e-facturen elimineren deze fouten grotendeels. De software controleert automatisch of alle vereiste velden zijn ingevuld en of de berekeningen kloppen. Dit verhoogt de kwaliteit van je administratie en vermindert het risico op boetes bij een belastingcontrole.

De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd. Je kunt er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Dit vermindert het risico op factuurfraude aanzienlijk, een groeiend probleem waarbij criminelen valse facturen versturen in naam van bestaande leveranciers.

Klaar voor de toekomst: Peppol als katalysator voor digitale transformatie

Peppol is meer dan alleen een verplichting. Het is een katalysator voor de bredere digitale transformatie van je bedrijf. Eenmaal aangesloten op Peppol, kun je ook andere bedrijfsdocumenten elektronisch uitwisselen, zoals orders, pakbonnen en ontvangstbevestigingen.

De Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) zet in op een EU-brede standaard voor e-facturatie en bijna realtime btw-rapportage. De verwachting is dat e-facturatie op basis van de Europese norm EN 16931 de default wordt en dat alle lidstaten geleidelijk nationale verplichtingen invoeren.

Door nu al op Peppol aan te sluiten, ben je voorbereid op deze toekomstige ontwikkelingen. Je loopt voor op de concurrentie en positioneert je bedrijf als een moderne, digitaal volwassen organisatie. Dit kan een concurrentievoordeel zijn bij het aantrekken van nieuwe klanten en medewerkers.

De overgang naar verplichte e-facturatie via Peppol is per 1 januari 2026 verplicht. Voor veel ondernemers voelt dit als een verplicht nummer, maar het biedt ook kansen. Je bespaart tijd en geld, je krijgt sneller betaald en je administratie wordt minder foutgevoelig. De investering die je nu doet in het aansluiten op Peppol betaalt zich snel terug. Bovendien bereid je je bedrijf voor op de verdere digitalisering die de komende jaren onvermijdelijk is. Wacht niet tot het laatste moment. Hoe eerder je start met Peppol, hoe meer tijd je hebt om je processen aan te passen en je medewerkers te trainen.