Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige bedrijven in België wettelijk verplicht om hun B2B-facturen via het Peppol-netwerk te versturen en ontvangen. De Belgische overheid heeft recent een tolerantieperiode aangekondigd voor het eerste kwartaal van 2026: bedrijven die aantoonbaar voorbereidingen hebben getroffen, krijgen tot eind maart 2026 de tijd zonder sancties. Dit betekent echter geen uitstel van de verplichting zelf.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische documenten zoals facturen veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen. Vergelijk het met e-mail voor facturen: je hebt een afzender, een ontvanger en een betrouwbaar netwerk dat de bezorging garandeert.

Het netwerk werkt via gecertificeerde toegangspunten (Access Points) die als tussenstations fungeren. Je boekhoudsoftware verbindt met een Access Point, dat de factuur vervolgens via het Peppol-netwerk naar het Access Point van je klant stuurt. Van daaruit komt de factuur automatisch in het boekhoudsysteem van de ontvanger terecht.

Wereldwijd zijn meer dan 1,4 miljoen organisaties aangesloten op Peppol, verspreid over meer dan 50 landen. In België coördineert de Belgian Peppol Authority (BPA), ondergebracht bij FOD BOSA, het gebruik van het netwerk. De technische standaarden worden beheerd door OpenPeppol, een internationale non-profitorganisatie.

Waarom wordt Peppol verplicht in België?

De Belgische overheid verwacht een besparing van 3,5 miljard euro per jaar wanneer alle facturen elektronisch worden verstuurd via Peppol. België verwerkt jaarlijks ongeveer 1 miljard facturen en de omschakeling naar e-facturatie elimineert de kosten van papier, verzending, handmatige invoer en foutcorrectie.

De verplichting sluit aan bij de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) die alle lidstaten verplicht om over te schakelen op gestructureerde elektronische facturatie. België loopt hiermee voorop binnen de EU.

Voor overheidsopdrachten (B2G) is e-facturatie via het Mercurius-platform al verplicht sinds 1 maart 2024. De B2B-verplichting vanaf 2026 is de logische volgende stap.

Wie moet Peppol gebruiken vanaf 2026?

De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die B2B-transacties uitvoeren. Dit omvat eenmanszaken, zelfstandigen, bv's, nv's en alle andere rechtsvormen die btw-aangifte doen.

Concreet betekent dit dat je geen PDF-facturen of papieren facturen meer mag versturen naar andere bedrijven. Alle facturen moeten in gestructureerd UBL-formaat (Universal Business Language) via het Peppol-netwerk worden verzonden.

Hoe werkt Peppol technisch?

Het Peppol-netwerk is opgebouwd uit twee lagen. De backbone vormt de centrale infrastructuur die alle Access Points met elkaar verbindt. Gecertificeerde softwareleveranciers en dienstverleners beheren de Access Points waarmee bedrijven verbinden.

Elke deelnemer aan het netwerk krijgt een Peppol-ID. In België is dit meestal gebaseerd op je btw-nummer, bijvoorbeeld BE:0123.456.789. Dit ID deel je met je zakelijke partners zodat zij facturen naar je kunnen versturen.

Facturen worden verstuurd in UBL-formaat (Peppol BIS 3.0 standaard). Dit is een gestructureerd XML-bestand waarin alle factuurgegevens op een vooraf bepaalde manier zijn georganiseerd. Je boekhoudsoftware genereert dit automatisch. Je ziet er zelf niets van, maar de gestructureerde opbouw zorgt ervoor dat de factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het systeem van de ontvanger.

In 5 stappen starten met Peppol

1. Stap 1: Controleer je huidige software.
   Neem contact op met je softwareleverancier om te verifiëren of je huidige boekhoud- of facturatiesoftware Peppol ondersteunt. Og nog beter: stap nu over naar e-facturatie met Informer Invoicing!
2. Stap 2: Registreer je Peppol-ID.
   ‍Je softwareleverancier regelt doorgaans de registratie van je Peppol-ID. Bij Informer Invoicing is de Peppol-registratie gratis inbegrepen. Je Peppol-ID wordt gekoppeld aan je btw-nummer.
3. Stap 3: Voer testfacturen uit.
   Verstuur eerst testfacturen naar je eigen bedrijf of naar een testpartner. Zo controleer je of de facturen correct worden gegenereerd en ontvangen.
4. Stap 4: Integreer met je boekhouding.
   Zorg dat inkomende Peppol-facturen automatisch worden verwerkt in je boekhouding. Koppel je bankrekening voor automatische betalingsverwerking en uitgavenbeheer.
5. Stap 5: Informeer je partners.
   Deel je Peppol-ID met al je zakelijke contacten. Voeg het toe aan je e-mailhandtekening, vermeld het op je website en communiceer actief naar leveranciers en klanten dat je via Peppol factureert.

Voordelen van Peppol

De overstap naar Peppol levert concrete voordelen op voor je bedrijfsvoering.

• Tijdsbesparing: Facturen worden automatisch verwerkt zonder handmatige invoer. Dit scheelt gemiddeld 10 tot 15 minuten per factuur.
• Minder fouten: Gestructureerde data elimineert typefouten en verkeerde boekingen. De factuurgegevens worden 1-op-1 overgenomen.
• Snellere betaling: Facturen komen direct in het systeem van je klant. Er is geen vertraging door postbezorging of handmatige verwerking.
• Lagere kosten: Geen papier, postzegels of printkosten. De gemiddelde besparing bedraagt 5 tot 10 euro per factuur.

Fiscale voordelen

De Belgische overheid stimuleert de digitale transitie met aantrekkelijke fiscale maatregelen. Je kunt gebruikmaken van een verhoogde investeringsaftrek van 20% op de aankoop van facturatiesoftware. Daarnaast geldt een verhoogde kostenaftrek van 120% op de aanschafprijs, wat betekent dat je meer kunt aftrekken dan je daadwerkelijk hebt betaald.

Boetes bij niet-naleving

De FOD Financiën heeft sancties vastgelegd voor bedrijven die na de tolerantieperiode niet voldoen aan de e-facturatieverplichting.

Eerste overtreding: 1.500 euro boete. Tweede overtreding: 3.000 euro boete. Derde en volgende overtredingen: 5.000 euro boete per overtreding.

Let op: de tolerantieperiode van Q1 2026 geldt alleen voor bedrijven die aantoonbaar voorbereidingen hebben getroffen. Als je in maart 2026 nog geen stappen hebt ondernomen, riskeer je vanaf april 2026 direct een boete.

Tolerantieperiode Q1 2026

De FOD Financiën heeft in december 2025 aangekondigd dat bedrijven die redelijke inspanningen hebben geleverd om te voldoen aan de e-facturatieverplichting, geen sancties zullen ontvangen gedurende het eerste kwartaal van 2026. Dit is uitdrukkelijk geen uitstel van de wet: de verplichting gaat in op 1 januari 2026.

Om aanspraak te maken op de tolerantieperiode moet je kunnen aantonen dat je actief bezig bent met de implementatie. Dit betekent minimaal: een overeenkomst met een Peppol-compatibele softwareleverancier of Access Point, een geregistreerd Peppol-ID, en documentatie van je implementatietraject.

Grote banken zoals ING en KBC communiceren actief naar hun zakelijke klanten over deze verplichting. De boodschap is duidelijk: begin nu met je voorbereidingen.

Blik vooruit: e-Reporting vanaf 2028

België werkt aan een uitbreiding van het systeem met e-Reporting, gepland voor 2028. Dit zogenaamde 5-corner model voegt de belastingdienst toe als vijfde partij die real-time inzicht krijgt in alle B2B-transacties. Deze ontwikkeling past binnen het Europese ViDA-initiatief.

Daarnaast verandert vanaf januari 2026 de btw-afrondingsregel: afronding is alleen nog toegestaan op het totaalbedrag per btw-tarief, niet meer per factuurregel. Controleer of je software deze wijziging correct verwerkt.

Peppol-software kiezen

Informer Invoicing is volledig voorbereid op de Belgische e-facturatieverplichting. De software fungeert als gecertificeerd Peppol Access Point, wat betekent dat je geen aparte dienstverlener nodig hebt.

Praktische voordelen van Informer voor Belgische ondernemers:

Gratis Peppol-registratie inbegrepen in je abonnement. Automatische generatie van UBL-facturen bij elke factuur die je verstuurt. Klantenbeheer met Peppol-ID opslag per relatie. Automatische import en verwerking van inkomende Peppol-facturen. Nederlandse en Belgische btw-regelgeving volledig ondersteund.

Bekijk de prijzen of neem contact op met support voor persoonlijk advies.