Vanaf 1 januari 2026 zijn alle BTW-geregistreerde bedrijven in België verplicht om elektronische facturen te versturen via het Peppol netwerk in UBL formaat. Deze verplichting maakt deel uit van de Europese ViDA (VAT in the Digital Age) initiatief, dat digitale facturering harmoniseert in de hele Europese Unie. België loopt voorop met deze implementatie, ruim voor de EU-brede verplichting voor grensoverschrijdende facturen in juli 2030.

Als je nog niet bekend bent met UBL, of als je je afvraagt wat dit betekent voor jouw bedrijf, dan helpt deze gids je op weg. We leggen uit wat UBL precies is, hoe het werkt, waarom het verplicht wordt, en hoe je ermee aan de slag gaat.

Wat is UBL precies?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationale standaard voor elektronische documenten, ontwikkeld door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). UBL gebruikt XML om facturen, orders, en andere zakelijke documenten in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat te coderen.

Een UBL factuur is geen PDF. In plaats daarvan is het een gestructureerd XML bestand dat automatisch kan worden verwerkt door boekhoudsoftware, ERP systemen, en andere bedrijfsapplicaties. Dit betekent dat handmatige invoer overbodig wordt, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.

In België gebruikt het Peppol netwerk UBL 2.1 als basisformaat, uitgebreid met de Belgische UBL.BE standaard. Deze combinatie zorgt ervoor dat facturen voldoen aan zowel internationale als Belgische specifieke vereisten.

UBL in België 2026: Wat verandert er voor Belgische bedrijven?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle BTW-geregistreerde bedrijven in België die facturen versturen aan andere Belgische bedrijven (B2B), dit doen via het Peppol netwerk in UBL formaat. Deze verplichting geldt voor alle facturen, ongeacht het bedrag.

Volgens de Belgische belastingdienst moeten facturen worden verstuurd via een gecertificeerd Peppol Access Point. Het gebruik van e-mail, PDF bijlagen, of andere niet-gestructureerde formaten voldoet niet meer aan de nieuwe vereisten.

Bedrijven die niet voldoen aan deze verplichting riskeren boetes en kunnen problemen krijgen met hun BTW-aangifte. Het is daarom belangrijk om tijdig voorbereid te zijn en de juiste software en netwerkverbindingen te hebben.

Wie is verplicht om UBL facturen te gebruiken?

De verplichting geldt voor:

• Alle BTW-geregistreerde bedrijven in België
• B2B facturen (bedrijf naar bedrijf)
• Facturen binnen België (grensoverschrijdende facturen volgen later, in juli 2030)
• Alle facturen, ongeacht het bedrag

Zelfstandigen zonder BTW-nummer zijn voorlopig niet verplicht, maar kunnen wel vrijwillig overstappen op UBL facturering.

Wat is de compliance timeline?

De overgangsperiode loopt tot 1 januari 2026. Vanaf die datum is de verplichting volledig van kracht. Bedrijven die nu al overstappen, kunnen profiteren van de voordelen en hebben meer tijd om hun processen aan te passen.

UBL.BE: De Belgische standaard

UBL.BE is een Belgische uitbreiding van de internationale UBL standaard, specifiek ontwikkeld voor het Peppol BIS3 formaat. Deze standaard wordt beheerd door UBL.BE vzw en zorgt ervoor dat UBL facturen voldoen aan alle Belgische fiscale en administratieve vereisten.

UBL.BE bouwt voort op de internationale UBL 2.1 standaard en voegt Belgische specifieke velden en validatieregels toe. Dit maakt het mogelijk om facturen te versturen die zowel internationaal compatibel zijn als volledig voldoen aan de Belgische regelgeving.

Het belangrijkste verschil tussen UBL en UBL.BE is dat UBL.BE extra validaties en velden bevat die specifiek zijn voor de Belgische markt. Wanneer je facturen verstuurt via Peppol naar Belgische klanten, gebruik je automatisch het UBL.BE formaat.

Hoe werkt UBL met Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden op een veilige en eenvoudige manier elektronische documenten kunnen uitwisselen, zoals facturen en orders.

Wereldwijd zijn meer dan 1,4 miljoen organisaties aangesloten, verspreid over 98 landen, via ongeveer 300 gecertificeerde Access Points. Dankzij vaste afspraken en standaarden kunnen verschillende systemen probleemloos met elkaar communiceren. Hierdoor verloopt digitaal zakendoen sneller, betrouwbaarder en zonder technische drempels.

Het Peppol netwerk werkt volgens het principe "connect once, connect to everyone". Dit betekent dat je je slechts één keer hoeft aan te sluiten op het netwerk via een Peppol Access Point, en daarna automatisch kunt communiceren met alle andere aangesloten bedrijven.

Wat is een Peppol Access Point?

Een Peppol Access Point is een gecertificeerde serviceprovider die de verbinding verzorgt tussen jouw bedrijf en het Peppol netwerk. Je hebt een Access Point nodig om UBL facturen te kunnen versturen en ontvangen.

Veel facturatiesoftware, zoals Informer Invoicing, biedt geïntegreerde Peppol Access Point functionaliteit. Dit betekent dat je geen aparte Access Point provider hoeft te kiezen, maar direct via je facturatiesoftware kunt factureren.

Het Peppol netwerk gebruikt AS4 beveiligingsstandaarden om ervoor te zorgen dat alle gegevens veilig worden verzonden. Dit maakt het netwerk betrouwbaarder en veiliger dan traditionele e-mail facturering.

Hoe werkt UBL technisch?

Een UBL factuur is een XML bestand dat gestructureerd is volgens de UBL specificaties. Het bevat alle factuurgegevens in een hiërarchische structuur die zowel door mensen als door machines kan worden gelezen.

Het proces werkt als volgt:

1. Je maakt een factuur aan in je facturatiesoftware
2. De software converteert de factuur automatisch naar UBL XML formaat
3. De UBL factuur wordt via het Peppol netwerk verzonden naar je klant
4. De klant ontvangt de factuur in zijn systeem
5. De boekhoudsoftware van de klant verwerkt de factuur automatisch

Dit hele proces gebeurt zonder handmatige tussenkomst, wat betekent dat fouten worden geminimaliseerd en de verwerkingstijd drastisch wordt verkort.

UBL gebruikt een gestandaardiseerde XML structuur die bestaat uit verschillende secties, zoals factuurgegevens, leveranciersinformatie, klantgegevens, factuurregels, en BTW berekeningen. Elke sectie heeft specifieke velden die moeten worden ingevuld volgens de UBL specificaties.

UBL versies

De huidige UBL standaard is versie 2.4, goedgekeurd door OASIS in juni 2024. België gebruikt UBL 2.1 via het Peppol BIS3 formaat. Alle UBL versies vanaf 2.0 zijn achterwaarts compatibel, wat betekent dat oudere versies nog steeds worden ondersteund.

UBL vs PDF: Waarom PDF niet meer voldoet

Veel bedrijven denken dat een PDF factuur hetzelfde is als een elektronische factuur. Dat is niet correct. Vanaf 2026 moeten facturen machine-leesbaar zijn, wat betekent dat ze in een gestructureerd formaat moeten worden verzonden, zoals UBL XML.

AspectPDF FactuurUBL FactuurMachine-leesbaarNee, vereist handmatige invoerJa, volledig automatisch verwerkbaarVerwerkingstijdMinuten tot uren per factuurSeconden, volledig automatischFoutgevoeligheidHoog, door handmatige invoerLaag, geautomatiseerde validatieVoldoet aan EN 16931NeeJa, volledig compliantVerzending via PeppolNiet mogelijkJa, standaard formaatKosten per factuur€6-€10 (papier, post, verwerking)Minimaal, alleen softwarekosten

De Europese norm EN 16931 vereist dat elektronische facturen machine-leesbaar zijn. PDF bestanden zijn visuele representaties van documenten, maar bevatten geen gestructureerde data die automatisch kan worden verwerkt. UBL XML daarentegen bevat alle factuurgegevens in een gestructureerd formaat dat direct kan worden geïmporteerd in boekhoudsoftware.

Dit betekent dat bedrijven die nog steeds PDF facturen versturen, vanaf 2026 niet meer voldoen aan de nieuwe verplichtingen. Ze moeten overstappen op een gestructureerd formaat zoals UBL.

Voordelen van UBL facturen

Het gebruik van UBL facturen biedt tal van voordelen voor zowel verzenders als ontvangers:

Kostenbesparing

UBL facturen kunnen tot €6-€10 per factuur besparen in vergelijking met traditionele papieren of PDF facturen. Deze besparing komt voort uit:

• Geen papier- en drukwerkosten
• Geen postzegels of verzendkosten
• Geen handmatige verwerkingstijd
• Minder fouten en correcties

Voor een bedrijf dat 100 facturen per maand verstuurt, betekent dit een besparing van €600-€1000 per maand, of €7200-€12000 per jaar.

Automatische verwerking

UBL facturen kunnen tot 100% automatisch worden verwerkt. Wanneer een klant een UBL factuur ontvangt, kan zijn boekhoudsoftware deze direct importeren zonder handmatige tussenkomst. Dit betekent:

• Geen handmatige invoer meer
• Directe verwerking in het boekhoudsysteem
• Automatische BTW berekening en validatie
• Onmiddellijke beschikbaarheid voor betaling

Snellere betalingen

Omdat UBL facturen direct kunnen worden verwerkt, worden ze sneller goedgekeurd en betaald. Studies tonen aan dat elektronische facturen gemiddeld 7-10 dagen sneller worden betaald dan traditionele facturen.

Minder fouten

Handmatige invoer is foutgevoelig. UBL facturen elimineren deze fouten door automatische verwerking en validatie. Dit betekent minder correcties, minder vertragingen, en betere relaties met klanten.

Compliance en audit trail

UBL facturen via Peppol bieden een volledige audit trail. Elke factuur wordt geregistreerd en kan worden getraceerd, wat helpt bij BTW controles en administratieve verificaties.

Milieuvriendelijk

Door over te stappen op UBL facturen, elimineer je papiergebruik en verminder je je ecologische voetafdruk. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar kan ook een positief effect hebben op je bedrijfsimago.

Hoe begin je met UBL in Informer Invoicing?

Als je klaar bent om over te stappen op UBL facturering, dan is Informer Invoicing een eenvoudige oplossing. Informer Invoicing maakt automatisch UBL facturen aan en verstuurt ze via het Peppol netwerk.

‍

‍

Conclusie

UBL facturering is niet langer optioneel voor Belgische bedrijven. Vanaf 1 januari 2026 is het verplicht voor alle BTW-geregistreerde bedrijven die B2B facturen versturen. De overstap naar UBL biedt echter veel meer dan alleen compliance: het bespaart kosten, versnelt processen, en vermindert fouten.

Met Informer Invoicing maak je eenvoudig de overstap naar UBL facturering. De software zorgt voor alle technische details, van UBL conversie tot Peppol verzending, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf.

Begin vandaag nog met UBL facturering en profiteer van de voordelen voordat de verplichting ingaat. Bekijk onze prijzen en start je gratis proefperiode.

Meer informatie over gerelateerde onderwerpen vind je in onze gidsen over Peppol, e-facturatie, en e-facturatie verplichtingen.