E-Rechnung Pflicht: Der vollständige Leitfaden für deutsche Unternehmen 2025 bis 2028

Die E-Rechnung Pflicht verändert ab 2025 grundlegend, wie deutsche Unternehmen Rechnungen austauschen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten XML-Format empfangen können. Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 legt die rechtliche Grundlage für diese Umstellung fest und definiert klare Fristen für die Umsetzung.

Dieser Leitfaden erklärt dir die konkreten Anforderungen, Übergangsfristen und Ausnahmen der E-Rechnung Pflicht. Du erfährst, welche Umsatzgrenzen für dein Unternehmen relevant sind, wie du den Vorsteuerabzug sicherst und welche Sanktionen bei Verstößen drohen.

Die 800.000 € Umsatzgrenze: Ab wann gilt die volle E-Rechnung Pflicht?

Die Übergangsfrist für die E-Rechnung Pflicht staffelt sich nach dem Vorjahresumsatz deines Unternehmens.

• Ab 1. Januar 2025 (Empfangspflicht): Jedes inländische Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.x zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten erfüllt diese Anforderung nicht.
• Ab 1. Januar 2027 (Versandpflicht Stufe 1): Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen sämtliche B2B-Rechnungen als strukturierte elektronische Rechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2028 (Versandpflicht Stufe 2): Unternehmen mit einem Umsatz unter der 800.000 € Grenze fallen nun ebenfalls unter die volle Versandpflicht.

Hinweis zur Umsatzprüfung: Die Prüfung erfolgt jeweils für das Vorjahr. Wenn dein Unternehmen im Jahr 2025 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € erzielt, fällt es ab dem 1. Januar 2027 unter die volle Versandpflicht. Hierbei zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG inklusive steuerfreier Umsätze.

Rechtliche Konsequenzen: So sicherst du deinen Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Ab 2025 gelten elektronische Rechnungen im strukturierten Format als Standard für B2B-Transaktionen. Akzeptierst du eine Rechnung im falschen Format, riskierst du bei einer Betriebsprüfung die Aberkennung des Vorsteuerabzugs.

Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben auch bei der E-Rechnung bestehen. Dazu gehören Angaben zum Leistungsempfänger, zur Steuernummer oder USt-IdNr., zum Entgelt und zum Steuersatz. Eine Rechnungskorrektur erfolgt durch eine neue E-Rechnung oder eine Stornorechnung.

Das BMF-Schreiben 2024: Die offiziellen Anwendungshinweise

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15. Oktober 2024 das finale Anwendungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht, um Zweifelsfragen zu klären:

• Kleinbetragsrechnungen: Bis 250 € brutto können Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise: Tickets des ÖPNV sind von der Pflicht ausgenommen (§ 34 UStDV).
• Gemischte Rechnungen: Enthält eine Rechnung mindestens einen steuerpflichtigen Umsatz, gilt die E-Rechnung Pflicht für den gesamten Inhalt.
• Formate: Eine UBL-konforme Rechnung erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.

GoBD und digitale Aufbewahrung: Anforderungen an dein Archiv

E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML) aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

• Unveränderbarkeit: Jede E-Rechnung muss mit einem Zeitstempel und einer eindeutigen Dokumenten-ID versehen werden.
• Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss in der Lage sein, Rechnungen nach Kriterien zu filtern. Die maschinelle Auswertbarkeit der XML-Daten erleichtert dies.
• Buchhaltung: Strukturierte Daten ermöglichen einen direkten Abgleich deiner offenen Posten mit deiner Buchhaltung.

E-Rechnung Pflicht für Freiberufler & Vermieter

Freiberufler

Freiberufler unterliegen der Pflicht, sobald sie steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmer (B2B) im Inland erbringen. Die Kleinunternehmerregelung befreit nicht von der Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025. Achte beim Rechnung schreiben auf alle Angaben, besonders bei Rechnungen für Dienstleistungen.

Vermieter

Vermieter von Gewerbeimmobilien, die zur Umsatzsteuer optiert haben, müssen Mietrechnungen als E-Rechnung ausstellen. Dies betrifft auch wiederkehrende Rechnungen. Für den Vorsteuerabzug des Mieters sind das Rechnungsdatum und das Lieferdatum besonders relevant.

Alle Ausnahmen auf einen Blick

• Kleinbetragsrechnungen: Unter 250 € brutto.
• Fahrausweise: Personenbeförderung nach § 34 UStDV.
• B2C-Geschäfte: Leistungen an Endverbraucher.
• Steuerfreie Umsätze: Nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG (z.B. Heilbehandlungen).
• Baugewerbe: Vorfakturierung und Nachfakturierung müssen im B2B-Bereich dennoch als E-Rechnung erfolgen.
• Gutschriften: Auch Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne müssen als E-Rechnung ausgestellt werden.

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse Charge

Bei Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten gilt die deutsche E-Rechnung Pflicht nicht direkt; hier greifen die Regeln des Empfängerlandes. Das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) ändert jedoch nichts an der Pflicht für inländische Umsätze: Der leistende Unternehmer muss dennoch eine E-Rechnung ausstellen.

Für das Peppol-Netzwerk ergeben sich neue Chancen, da dieser Standard den grenzüberschreitenden Austausch massiv vereinfacht.

Sanktionen: Was droht bei Verstößen?

Es gibt keine direkten Bußgelder, aber erhebliche finanzielle Risiken:

1. Versagung des Vorsteuerabzugs: Der Empfänger verliert den Steueranspruch.
2. Nachzahlungszinsen: 0,5% pro Monat auf die geforderte Summe.
3. Schätzung: Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen zu deinen Ungunsten schätzen.

Ein effektives Forderungsmanagement hilft dir, den Überblick zu behalten.

Risikorechner: Potenzieller Vorsteuerverlust

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Die Investition in eine Lösung wie Informer Invoicing amortisiert sich im Vergleich zu diesem Risiko sofort.

Technische Umsetzung: Formate und Wege

Es werden zwei Hauptformate akzeptiert, die der Norm EN 16931 entsprechen: XRechnung und ZUGFeRD.

• XRechnung: Rein maschinenlesbares XML.
• ZUGFeRD 2.x: Hybridformat (PDF + eingebettetes XML).
• Empfang: Du solltest für die Annahme von E-Rechnungen eine zentrale E-Mail-Adresse definieren.

Mehr Details findest du in unserem Glossar zur Fachsprache der E-Rechnung.

Praktische Umsetzung mit Informer Invoicing

Informer Invoicing bietet eine Komplettlösung für die neue Gesetzgebung:

• Erstellung: Automatisches Generieren von XRechnung oder ZUGFeRD.
• Verarbeitung: Eingehende Rechnungen fließen direkt in dein Ausgabenmanagement.
• Archiv: GoBD-konforme Speicherung über 10 Jahre.
• Zahlungen: Nahtlose Integration für die Zahlungsabwicklung.

Key Takeaways

1. Ab 01.01.2025: Empfangsbereitschaft für alle B2B-Unternehmen ist Pflicht.
2. Übergangsfristen: Versandpflicht ab 2027 (> 800k € Umsatz) bzw. 2028 (alle).
3. Vorsteuer: Nur E-Rechnungen sichern langfristig den Vorsteuerabzug.
4. Archivierung: 10 Jahre unveränderbare digitale Speicherung ist zwingend.