Was bedeutet Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware gegenüber dem Kunden abrechnet. In Österreich unterliegt die Rechnungsstellung klaren gesetzlichen Vorgaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmer tätig ist, muss diese Anforderungen kennen und umsetzen.

Seit 2014 gilt für B2G-Geschäfte in Österreich die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Diese müssen im Format ebInterface ausgestellt werden. Für den B2B-Bereich besteht derzeit noch keine allgemeine Pflicht, jedoch wird eine Ausweitung diskutiert. Für den Austausch mit deutschen Geschäftspartnern können auch die Formate XRechnung oder ZUGFeRD genutzt werden.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Nach § 11 UStG muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, gilt die Rechnung als formell fehlerhaft. Der Rechnungsempfänger kann in diesem Fall den Vorsteuerabzug verlieren.

Die vollständige Liste der Pflichtangaben umfasst den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Dazu kommt die Steuernummer oder UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Rechnungsstellers. Das Rechnungsdatum dokumentiert den Zeitpunkt der Ausstellung.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist zwingend erforderlich. Diese Nummer darf nur einmal vergeben werden und muss eine eindeutige Identifizierung ermöglichen. Das Präfix kannst du frei wählen, zum Beispiel 2025-001 für die erste Rechnung im Jahr 2025.

Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen genau beschrieben werden. Das Lieferdatum oder der Zeitraum der Leistungserbringung gehört ebenfalls auf jede Rechnung.

Das Entgelt muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden. Der anzuwendende Steuersatz (20%, 10% oder 13% in Österreich) sowie der Steuerbetrag sind separat auszuweisen. Bei Rechnungen über 250 Euro brutto sind diese Angaben verpflichtend.

Bei Rechnungsbeträgen über 10.000 Euro brutto muss zusätzlich die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Leistungsempfängers angegeben werden. Dies gilt auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen unabhängig vom Betrag.

Rechnung schreiben in 6 Schritten

Der Prozess der Rechnungserstellung folgt einem strukturierten Ablauf. Im ersten Schritt sammelst du alle relevanten Informationen zum Auftrag. Dazu gehören die Kundendaten, die erbrachte Leistung und der vereinbarte Preis.

Im zweiten Schritt vergibst du eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese Nummer muss eindeutig sein und darf sich nicht wiederholen. Ein System wie Jahreszahl-Kundennummer-laufende Nummer (2025-K001-0001) sorgt für Übersichtlichkeit.

Der dritte Schritt umfasst die detaillierte Beschreibung der Leistung. Hier gibst du an, welche Dienstleistung du erbracht oder welche Ware du geliefert hast. Je genauer die Beschreibung, desto weniger Rückfragen entstehen.

Im vierten Schritt berechnest du die Beträge. Das Nettoentgelt bildet die Basis. Darauf addierst du die Umsatzsteuer von 20% (Regelsteuersatz), 10% oder 13% (ermäßigte Steuersätze in Österreich). Das Ergebnis ist der Bruttobetrag.

Der fünfte Schritt betrifft die Zahlungskonditionen. Du legst das Zahlungsziel fest, also bis wann der Kunde die Rechnung begleichen muss. Eine übliche Frist liegt bei 14 oder 30 Tagen. Vergiss nicht, deine Bankverbindung mit IBAN und BIC anzugeben.

Im sechsten Schritt versendest du die Rechnung. Bei B2G-Geschäften mit österreichischen Behörden musst du seit 2014 das ebInterface-Format verwenden. Für B2B-Geschäfte kannst du weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail senden, es sei denn, es besteht eine vertragliche Vereinbarung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Kleinunternehmerregelung bei Rechnungen

Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis. Diese Regelung gilt für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz unter 35.000 Euro und einem voraussichtlichen Umsatz im laufenden Jahr unter 100.000 Euro.

Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen. Ein üblicher Text lautet: Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt dennoch Umsatzsteuer nachfordern.

Die Pflichtangaben bleiben ansonsten identisch. Auch Kleinunternehmer benötigen fortlaufende Rechnungsnummern, vollständige Adressangaben und eine genaue Leistungsbeschreibung.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

Der schwerwiegendste Fehler ist die Überschreitung der 6-Monats-Frist. Nach § 11 UStG muss eine Rechnung spätestens sechs Monate nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Verpasst du diese Frist, drohen Bußgelder bis 5.000 Euro.

Fehlende oder falsche Steuernummern oder UID-Nummern führen dazu, dass der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Prüfe diese Angabe bei jeder Rechnung sorgfältig. Bei einer Betriebsprüfung durch das österreichische Finanzamt fallen solche Fehler auf.

Unvollständige Leistungsbeschreibungen verursachen Streitigkeiten mit Kunden. Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast. Stundensätze, Mengen und Einzelpreise sollten nachvollziehbar aufgelistet werden.

Doppelt vergebene Rechnungsnummern sind ein häufiges Problem bei manueller Rechnungsstellung. Ein Forderungsmanagement-System verhindert solche Fehler automatisch.

Fristen bei der Rechnungsstellung

Die gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung beträgt sechs Monate ab Leistungserbringung. Diese Deadline gilt für alle steuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmer.

Das Zahlungsziel legst du selbst fest. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt nach österreichischem Recht eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bei Verbrauchern musst du auf diese Frist in der Rechnung hinweisen, sonst beginnt der Verzug nicht automatisch.

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, kannst du nach Ablauf des Zahlungsziels eine Zahlungserinnerung versenden. Nach der dritten Mahnung steht der Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren offen.

Rechnungen müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht gilt für alle Geschäftsunterlagen nach der Bundesabgabenordnung (BAO). Bei elektronischen Rechnungen muss das Originalformat erhalten bleiben.

E-Rechnung in Österreich

Seit 2014 besteht in Österreich die E-Rechnungspflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Diese müssen im Format ebInterface ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931.

Eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Das PDF ist lediglich ein Bild der Rechnung ohne maschinenlesbare Daten. E-Rechnungen hingegen enthalten strukturierte XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden können.

Für den B2B-Bereich besteht derzeit noch keine allgemeine E-Rechnungspflicht in Österreich. Eine Ausweitung wird diskutiert, ist aber noch nicht beschlossen. Für den Austausch mit deutschen Geschäftspartnern können auch die Formate XRechnung oder ZUGFeRD genutzt werden, da diese ebenfalls EN 16931-konform sind.

Die Umstellung auf E-Rechnungen spart langfristig Kosten. Die automatische Verarbeitung reduziert manuelle Eingaben und Fehlerquellen. Außerdem beschleunigt sich der Zahlungseingang durch schnellere Rechnungsbearbeitung beim Empfänger.

Rechnungen ins Ausland

Bei Rechnungen in andere EU-Länder gilt das Reverse-Charge-Verfahren für B2B-Geschäfte. Du stellst die Rechnung ohne österreichische Umsatzsteuer aus. Stattdessen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer in seinem Land.

Auf der Rechnung muss der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder reverse charge stehen. Zusätzlich gibst du deine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und die des Kunden an.

Bei Rechnungen an Privatkunden im EU-Ausland gelten andere Regeln. Hier fällt grundsätzlich österreichische Umsatzsteuer an. Ab bestimmten Lieferschwellen musst du dich im Zielland registrieren oder das One-Stop-Shop-Verfahren nutzen.

Rechnungen in Drittländer außerhalb der EU stellst du ohne Umsatzsteuer aus. Der Hinweis steuerfreie Ausfuhrlieferung muss auf der Rechnung erscheinen. Die Ausfuhr musst du durch Zolldokumente nachweisen können.

Gutschriften und Stornorechnungen

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Diese Abrechnungsmethode kommt bei Provisionen oder Einkaufsgenossenschaften vor. Beide Parteien müssen dieser Methode zustimmen.

Eine Stornorechnung korrigiert eine fehlerhafte Originalrechnung. Sie storniert die ursprüngliche Rechnung komplett. Anschließend stellst du eine neue, korrekte Rechnung aus. Die Stornorechnung muss auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.

Im Geschäftsalltag bezeichnet man Preisnachlässe oft fälschlicherweise als Gutschrift. Korrekterweise handelt es sich um einen Rabatt oder eine Preisminderung. Die Unterscheidung ist steuerrechtlich relevant.

Software für die Rechnungsstellung

Professionelle Rechnungssoftware wie Informer Invoicing automatisiert den gesamten Prozess. Die Software vergibt fortlaufende Rechnungsnummern automatisch und prüft die Vollständigkeit der Pflichtangaben.

Wiederkehrende Leistungen lassen sich als wiederkehrende Rechnungen anlegen. Das System erstellt und versendet diese Rechnungen zum festgelegten Zeitpunkt automatisch. Das spart Zeit und verhindert vergessene Abrechnungen.

Die Integration mit dem Bankaccount ermöglicht automatischen Zahlungsabgleich. Du siehst sofort, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind. Bei überfälligen Zahlungen versendest du Mahnungen mit einem Klick.

E-Rechnungen im ebInterface-Format erstellst du mit wenigen Klicks. Die Software wandelt deine Rechnungsdaten automatisch in das vorgeschriebene XML-Format um. So erfüllst du die E-Rechnungspflicht für österreichische Behörden ohne technisches Vorwissen.

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