Was bedeutet Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware gegenüber dem Kunden abrechnet. In Deutschland unterliegt die Rechnungsstellung klaren gesetzlichen Vorgaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder Unternehmer tätig ist, muss diese Anforderungen kennen und umsetzen.

Ab Januar 2025 gilt für B2B-Geschäfte in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Das bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in strukturierten elektronischen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden müssen. Diese Änderung betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Nach §14 UStG muss jede Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, gilt die Rechnung als formell fehlerhaft. Der Rechnungsempfänger kann in diesem Fall den Vorsteuerabzug verlieren.

Die vollständige Liste der Pflichtangaben umfasst den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers. Dazu kommt die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers. Das Rechnungsdatum dokumentiert den Zeitpunkt der Ausstellung.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist zwingend erforderlich. Diese Nummer darf nur einmal vergeben werden und muss eine eindeutige Identifizierung ermöglichen. Das Präfix kannst du frei wählen, zum Beispiel 2025-001 für die erste Rechnung im Jahr 2025.

Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen genau beschrieben werden. Das Lieferdatum oder der Zeitraum der Leistungserbringung gehört ebenfalls auf jede Rechnung.

Das Entgelt muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden. Der anzuwendende Steuersatz (19% oder 7%) sowie der Steuerbetrag sind separat auszuweisen. Bei Rechnungen über 250 Euro brutto sind diese Angaben verpflichtend.

Bei Rechnungsbeträgen über 10.000 Euro brutto muss zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers angegeben werden. Dies gilt auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen unabhängig vom Betrag.

Rechnung schreiben in 6 Schritten

Der Prozess der Rechnungserstellung folgt einem strukturierten Ablauf. Im ersten Schritt sammelst du alle relevanten Informationen zum Auftrag. Dazu gehören die Kundendaten, die erbrachte Leistung und der vereinbarte Preis.

Im zweiten Schritt vergibst du eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese Nummer muss eindeutig sein und darf sich nicht wiederholen. Ein System wie Jahreszahl-Kundennummer-laufende Nummer (2025-K001-0001) sorgt für Übersichtlichkeit.

Der dritte Schritt umfasst die detaillierte Beschreibung der Leistung. Hier gibst du an, welche Dienstleistung du erbracht oder welche Ware du geliefert hast. Je genauer die Beschreibung, desto weniger Rückfragen entstehen.

Im vierten Schritt berechnest du die Beträge. Das Nettoentgelt bildet die Basis. Darauf addierst du die Umsatzsteuer von 19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigter Steuersatz). Das Ergebnis ist der Bruttobetrag.

Der fünfte Schritt betrifft die Zahlungskonditionen. Du legst das Zahlungsziel fest, also bis wann der Kunde die Rechnung begleichen muss. Eine übliche Frist liegt bei 14 oder 30 Tagen. Vergiss nicht, deine Bankverbindung anzugeben.

Im sechsten Schritt versendest du die Rechnung. Bei B2B-Kunden in Deutschland musst du ab 2025 das E-Rechnungsformat nutzen. An Privatkunden darfst du weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail senden.

Kleinunternehmerregelung bei Rechnungen

Kleinunternehmer nach §19 UStG schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis. Diese Regelung gilt für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz unter 22.000 Euro und einem voraussichtlichen Umsatz im laufenden Jahr unter 50.000 Euro.

Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung stehen. Ein üblicher Text lautet: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt dennoch Umsatzsteuer nachfordern.

Die Pflichtangaben bleiben ansonsten identisch. Auch Kleinunternehmer benötigen fortlaufende Rechnungsnummern, vollständige Adressangaben und eine genaue Leistungsbeschreibung.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

Der schwerwiegendste Fehler ist die Überschreitung der 6-Monats-Frist. Nach §14 Abs. 2 UStG muss eine Rechnung spätestens sechs Monate nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Verpasst du diese Frist, drohen Bußgelder bis 5.000 Euro.

Fehlende oder falsche Steuernummern führen dazu, dass der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Prüfe diese Angabe bei jeder Rechnung sorgfältig. Bei einer Betriebsprüfung fallen solche Fehler auf.

Unvollständige Leistungsbeschreibungen verursachen Streitigkeiten mit Kunden. Beschreibe genau, was du geliefert oder geleistet hast. Stundensätze, Mengen und Einzelpreise sollten nachvollziehbar aufgelistet werden.

Doppelt vergebene Rechnungsnummern sind ein häufiges Problem bei manueller Rechnungsstellung. Ein Forderungsmanagement-System verhindert solche Fehler automatisch.

Fristen bei der Rechnungsstellung

Die gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung beträgt sechs Monate ab Leistungserbringung. Diese Deadline gilt für alle steuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmer.

Das Zahlungsziel legst du selbst fest. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt nach BGB eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bei Verbrauchern musst du auf diese Frist in der Rechnung hinweisen, sonst beginnt der Verzug nicht automatisch.

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, kannst du nach Ablauf des Zahlungsziels eine Zahlungserinnerung versenden. Nach der dritten Mahnung steht der Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren offen.

Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Pflicht gilt für alle Geschäftsunterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Bei elektronischen Rechnungen muss das Originalformat erhalten bleiben.

E-Rechnung ab 2025

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet deutsche Unternehmen ab Januar 2025 zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Das PDF ist lediglich ein Bild der Rechnung ohne maschinenlesbare Daten. E-Rechnungen hingegen enthalten strukturierte XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden können.

Die Übergangsfrist staffelt sich nach Unternehmensgröße. Große Unternehmen müssen ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. Bis dahin akzeptieren Empfänger noch PDF-Rechnungen, wenn der Empfänger zustimmt.

Die Umstellung auf E-Rechnungen spart langfristig Kosten. Die automatische Verarbeitung reduziert manuelle Eingaben und Fehlerquellen. Außerdem beschleunigt sich der Zahlungseingang durch schnellere Rechnungsbearbeitung beim Empfänger.

Rechnungen ins Ausland

Bei Rechnungen in andere EU-Länder gilt das Reverse-Charge-Verfahren für B2B-Geschäfte. Du stellst die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Stattdessen schuldet der Leistungsempfänger die Steuer in seinem Land.

Auf der Rechnung muss der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder reverse charge stehen. Zusätzlich gibst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Kunden an.

Bei Rechnungen an Privatkunden im EU-Ausland gelten andere Regeln. Hier fällt grundsätzlich deutsche Umsatzsteuer an. Ab bestimmten Lieferschwellen musst du dich im Zielland registrieren oder das One-Stop-Shop-Verfahren nutzen.

Rechnungen in Drittländer außerhalb der EU stellst du ohne Umsatzsteuer aus. Der Hinweis steuerfreie Ausfuhrlieferung muss auf der Rechnung erscheinen. Die Ausfuhr musst du durch Zolldokumente nachweisen können.

Gutschriften und Stornorechnungen

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Diese Abrechnungsmethode kommt bei Provisionen oder Einkaufsgenossenschaften vor. Beide Parteien müssen dieser Methode zustimmen.

Eine Stornorechnung korrigiert eine fehlerhafte Originalrechnung. Sie storniert die ursprüngliche Rechnung komplett. Anschließend stellst du eine neue, korrekte Rechnung aus. Die Stornorechnung muss auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.

Im Geschäftsalltag bezeichnet man Preisnachlässe oft fälschlicherweise als Gutschrift. Korrekterweise handelt es sich um einen Rabatt oder eine Preisminderung. Die Unterscheidung ist steuerrechtlich relevant.

Software für die Rechnungsstellung

Professionelle Rechnungssoftware wie Informer Invoicing automatisiert den gesamten Prozess. Die Software vergibt fortlaufende Rechnungsnummern automatisch und prüft die Vollständigkeit der Pflichtangaben.

Wiederkehrende Leistungen lassen sich als wiederkehrende Rechnungen anlegen. Das System erstellt und versendet diese Rechnungen zum festgelegten Zeitpunkt automatisch. Das spart Zeit und verhindert vergessene Abrechnungen.

Die Integration mit dem Bankaccount ermöglicht automatischen Zahlungsabgleich. Du siehst sofort, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind. Bei überfälligen Zahlungen versendest du Mahnungen mit einem Klick.

E-Rechnungen im XRechnung-Format erstellst du mit wenigen Klicks. Die Software wandelt deine Rechnungsdaten automatisch in das vorgeschriebene XML-Format um. So erfüllst du die E-Rechnungspflicht ab 2025 ohne technisches Vorwissen.

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