Die E-Rechnung 2025: Definition und warum deine PDF keine ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Österreich eine neue Ära der Rechnungsstellung. Das Wachstumschancengesetz in Deutschland hat die elektronische Rechnung für B2B-Transaktionen verpflichtend gemacht. Die zentrale Frage für viele österreichische Unternehmer lautet: Was genau ist eine E-Rechnung und warum zählt meine bisherige PDF-Rechnung nicht dazu?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Der entscheidende Unterschied liegt zwischen semantischen und visuellen Daten. Eine PDF-Datei enthält nur visuelle Informationen, also ein Bild der Rechnung. Maschinen können diese Daten nicht automatisch auslesen und verarbeiten. Eine echte E-Rechnung hingegen enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten in festgelegten Feldern.

Das Bundesministerium der Finanzen in Deutschland klassifiziert PDF-Rechnungen seit 2025 als sonstige Rechnung. In Österreich gelten ähnliche Regelungen: Nur Formate, die der EN 16931 entsprechen, gelten rechtlich als E-Rechnung. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf deine Buchhaltung und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Die B2B-Pflicht ab Januar 2014

In Österreich besteht bereits seit 2014 eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten des öffentlichen Sektors. Für den österreichischen B2B-Bereich gibt es derzeit noch keine allgemeine Pflicht, jedoch wird dies diskutiert und ist zu erwarten.

Die Empfangspflicht betrifft in Deutschland sämtliche B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Portale. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, um die Empfangspflicht zu erfüllen, doch die Weiterverarbeitung der strukturierten Daten erfordert geeignete Software.

Für die Pflichtangaben auf der Rechnung gelten in Österreich die Anforderungen des § 11 UStG. Diese müssen nun in strukturierter Form in den entsprechenden XML-Feldern hinterlegt sein. Das Rechnungsdatum und das Lieferdatum werden als maschinenlesbare Datumsformate übertragen.

ebInterface: Die österreichischen Formate

Österreich nutzt das Format ebInterface, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dieses Format wurde ursprünglich für den österreichischen öffentlichen Sektor entwickelt und ist dort seit 2014 Standard. Das Format enthält strukturierte Daten in festgelegten Feldern.

Für den Austausch mit deutschen Geschäftspartnern werden auch die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD genutzt. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente, das ursprünglich für den deutschen öffentlichen Sektor entwickelt wurde. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, was den Übergang erleichtert.

Beide Formate sind gleichwertig und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl hängt von den eigenen Systemen und den Präferenzen der Geschäftspartner ab. Viele Softwarelösungen für E-Rechnungen unterstützen beide Formate und ermöglichen den automatischen Export.

E-Rechnung in Österreich (Status 2026–2028)

In Österreich ist die E-Rechnung im öffentlichen Sektor (B2G) bereits seit über einem Jahrzehnt etabliert. Im rein geschäftlichen Bereich (B2B) bleibt die elektronische Rechnungsstellung vorerst freiwillig, sofern keine vertragliche Einigung zwischen den Partnern besteht.

Aktueller Stand und Zeitplan

• B2G (Business-to-Government):Bereits seit dem 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes verpflichtet, Rechnungen in strukturiertem elektronischem Format (z. B. ebInterface oder Peppol) zu übermitteln.
• B2B (Business-to-Business):Derzeit gibt es keine gesetzliche Ausstellungspflicht für E-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen. Rechnungen können weiterhin als Papier oder PDF versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ausblick 2028–2030 (ViDA):Österreich orientiert sich an der EU-Initiative „ViDA“. Diese sieht vor, dass grenzüberschreitende Rechnungen in der EU ab ca. 2030 verpflichtend elektronisch ausgestellt werden müssen. Es wird erwartet, dass Österreich zeitgleich eine nationale Pflicht für alle B2B-Umsätze einführt.

Was keine E-Rechnung ist

Viele Unternehmen verschicken bereits digitale Rechnungen per E-Mail. Doch nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Folgende Formate erfüllen die Anforderungen der EN 16931 nicht:

PDF-Dateien ohne eingebettete XML-Daten gelten als sonstige Rechnungen. Auch eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Bilddateien wie JPG oder PNG entsprechen nicht dem geforderten Standard. E-Mails mit Rechnungsinformationen im Textkörper fallen ebenfalls nicht unter die Definition einer E-Rechnung.

Der entscheidende Faktor ist die maschinelle Lesbarkeit der strukturierten Daten. Eine E-Rechnung muss Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze in definierten XML-Feldern enthalten. Nur so können Buchhaltungssysteme die Daten automatisch verarbeiten und die offenen Posten direkt erfassen.

E-Rechnung für Kleinunternehmer in Österreich

Kleinunternehmer in Österreich unterliegen grundsätzlich den gleichen Regelungen wie alle anderen Unternehmer, soweit sie nicht von der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG Gebrauch machen. Für Lieferanten des öffentlichen Sektors gilt die E-Rechnungspflicht unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben möchtest, bieten moderne Softwarelösungen bereits heute die Möglichkeit, E-Rechnungen im ebInterface- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen. Der frühe Umstieg spart langfristig Zeit und erfüllt die kommenden Anforderungen.

E-Rechnung vs. EDI: Der Unterschied

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Computersystemen. EDI-Systeme existieren seit Jahrzehnten und nutzen verschiedene proprietäre Formate wie EDIFACT oder ANSI X12. Diese Formate entsprechen nicht immer der europäischen Norm EN 16931.

Für österreichische Unternehmen, die bereits etablierte EDI-Systeme nutzen, empfiehlt sich die Überprüfung der Kompatibilität mit EN 16931-konformen Formaten. Die Integration von UBL-formatierten Rechnungen in bestehende EDI-Infrastrukturen ist technisch möglich.

Vorteile der E-Rechnung im Überblick

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt messbare Effizienzgewinne. Laut verschiedenen Studien spart eine elektronische Rechnung durchschnittlich 11 bis 15 Euro gegenüber der Papierrechnung. Bei hunderten oder tausenden Rechnungen pro Jahr summiert sich dieser Betrag erheblich.

Die automatische Verarbeitung eliminiert manuelle Dateneingabe. Rechnungsdaten fließen direkt in das Buchhaltungssystem und werden automatisch mit Lieferscheinen und Bestellungen abgeglichen. Fehler durch Tippfehler oder falsche Zuordnungen reduzieren sich deutlich.

Das Forderungsmanagement profitiert von schnelleren Durchlaufzeiten. E-Rechnungen erreichen den Empfänger sofort und können innerhalb von Minuten statt Tagen verarbeitet werden. Dies beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert die Liquidität. Bei Zahlungsverzug lässt sich eine Zahlungserinnerung direkt aus dem System versenden.

Die revisionssichere Archivierung strukturierter Daten erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ohne zusätzlichen Aufwand. Die XML-Dateien sind unveränderbar und enthalten alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format.

DACH-Kontext: Österreich, Deutschland, Schweiz

Die E-Rechnungspflicht betrifft zunächst inländische B2B-Transaktionen. In Österreich besteht bereits seit 2014 eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten des öffentlichen Sektors. Das Format ebInterface entspricht der EN 16931 und ist der österreichische Standard für elektronische Rechnungen.

Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz ab 2025 eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt. Die deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD entsprechen ebenfalls der EN 16931. Für österreichische Unternehmen, die mit deutschen Partnern arbeiten, ist die Kompatibilität mit diesen Formaten wichtig.

Die Schweiz ist als Nicht-EU-Land nicht an europäische Normen gebunden. Hier existiert kein verpflichtendes E-Rechnungsformat. Der elektronische Rechnungsaustausch erfolgt auf freiwilliger Basis, oft über das Swisscom-Netzwerk oder proprietäre Formate. Für grenzüberschreitende Rechnungen zwischen Österreich und der Schweiz gelten die österreichischen Anforderungen für den österreichischen Teil der Transaktion.

Bei Geschäften mit deutschen oder schweizerischen Partnern empfiehlt sich die Absprache über das bevorzugte Format. ZUGFeRD bietet hier Vorteile, da die eingebettete PDF-Komponente auch ohne spezielle Software lesbar ist.

Digitale Bereitschaft nach Branchen

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht variiert stark zwischen verschiedenen Wirtschaftssektoren. Branchen mit hohem Digitalisierungsgrad haben Vorteile bei der Umstellung.

Software-as-a-Service-Anbieter und IT-Dienstleister arbeiten bereits überwiegend mit strukturierten Datenformaten. Hier liegt die geschätzte Compliance-Rate bei über 80 Prozent. Der Großhandel und Finanzdienstleistungssektor erreichen mittlere Werte zwischen 50 und 70 Prozent.

Handwerksbetriebe, Gastronomie und der stationäre Einzelhandel zeigen die größten Lücken. Viele Betriebe arbeiten noch mit Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dokumenten. Die Umstellung erfordert hier oft grundlegende Änderungen in den Arbeitsabläufen.