Peppol: Das europäische Netzwerk für elektronische Rechnungen

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online und bezeichnet ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Mit über 380.000 registrierten Teilnehmern in Europa hat sich Peppol zum führenden Übertragungskanal für E-Rechnungen entwickelt.

Dieser Leitfaden erklärt dir, wie das Peppol-Netzwerk funktioniert, welche Kosten entstehen und wie du eine Peppol-ID beantragst.

Das Roaming-Prinzip: So funktioniert Peppol

Peppol funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie internationale Mobilfunknetze. Das Roaming geschieht im Hintergrund, ohne dass du technische Einstellungen vornehmen musst.

• Access Points: Diese übernehmen die Rolle der Mobilfunkbetreiber. Jeder Teilnehmer verbindet sich mit einem Access Point seiner Wahl.
• Sichere Zustellung: Der Access Point stellt Rechnungen an jeden anderen Teilnehmer im Netzwerk zu, unabhängig davon, welchen Anbieter der Empfänger nutzt.
• Interoperabilität: Ein österreichisches Unternehmen benötigt keinen direkten Draht zu einer ausländischen Behörde; der Access Point lokalisiert den Empfänger automatisch.

Peppol Directory: Geschäftspartner im Netzwerk finden

Das Peppol Directory (directory.peppol.eu) ist ein öffentliches Verzeichnis aller Teilnehmer. Hier kannst du prüfen, ob deine Partner bereits E-Rechnungen empfangen können.

• Suchkriterien: Unternehmensname, Land oder Peppol-ID.
• B2G in Österreich: Für öffentliche Auftraggeber ist das ebInterface-Format seit 2014 vorgeschrieben. Für den Austausch mit deutschen Partnern kann auch XRechnung genutzt werden, da dieses Format ebenfalls EN 16931-konform ist.

Sicherheit und Verschlüsselung: Schutz vor Rechnungsbetrug

E-Mail-Rechnungen sind anfällig für Manipulationen (z. B. CEO-Fraud). Peppol eliminiert dieses Risiko durch:

1. Verschlüsselung: Kommunikation nach dem AS4-Standard.
2. Authentifizierung: Alle Teilnehmer nutzen digitale Zertifikate.
3. Validierung: Die Pflichtangaben einer Rechnung werden automatisch geprüft.
4. Transparenz: Du erhältst Zustellbestätigungen in Echtzeit, was bei der Forderungsverwaltung hilft.

Internationale Kompatibilität: Peppol öffnet Türen

Das Netzwerk expandiert weltweit. Länder wie Singapur, Australien und Neuseeland nutzen Peppol bereits als nationalen Standard.

• Europa-Trend: Frankreich, Polen und Belgien erweitern kontinuierlich ihre Peppol-Kapazitäten. Österreich hat Peppol bereits seit 2014 für B2G-Geschäfte etabliert.
• Regulatorik: Die E-Rechnungspflicht für B2G existiert in Österreich bereits seit 2014. Eine allgemeine B2B-Pflicht ist derzeit noch nicht eingeführt, wird aber diskutiert.

Peppol Access Point: Anbieter und Verbindung

Dein Access Point ist der technische Zugang zum Netzwerk. Er übernimmt Verschlüsselung, Validierung und Archivierung.

• Integration: Moderne Software wie Informer Invoicing integriert die Peppol-Funktionalität direkt.
• Zertifizierung: Achte auf die Zertifizierung durch OpenPeppol, um Sicherheitsstandards zu garantieren.

Peppol Kosten: Preismodelle im Vergleich

Die Kosten variieren je nach Anbieter:

• Transaktionsbasiert: Abrechnung pro Rechnung (ca. 0,20 € bis 1,50 €). Ideal für geringes Volumen.
• Monatliche Pauschalen: Bieten Planungssicherheit (ab ca. 15 €/Monat).
• Einsparungspotenzial: Manuelle Verarbeitung kostet oft 10 € bis 30 € pro Dokument – Peppol amortisiert sich daher schnell durch Zeitersparnis.

Peppol-ID beantragen: Schritt für Schritt

Die Peppol-ID ist deine eindeutige Adresse. Sie basiert meist auf deiner UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) oder D-U-N-S-Nummer.

1. Provider wählen: Registrierung erfolgt über deinen Access Point.
2. Daten übermitteln: Firmenname, Rechtsform, UID-Nr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) bereitstellen.
3. Freischaltung: Erscheint im Directory meist innerhalb weniger Werktage.

Peppol BIS 3.0: Der Nachrichtenstandard

Peppol BIS 3.0 legt fest, wie Datenfelder strukturiert sein müssen.

• Basis: Basiert auf UBL 2.1, einem internationalen XML-Standard.
• Kompatibilität: Das österreichische ebInterface-Format und die deutsche XRechnung sind vollständig kompatibel mit Peppol BIS 3.0, da beide auf EN 16931 basieren.
• Präzision: Felder wie Rechnungsdatum und Lieferdatum sind exakt definiert.

Peppol vs. E-Mail: Direkter Vergleich

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Peppol lässt sich nahtlos in Forderungsmanagement-Systeme integrieren. Bei offenen Posten hast du durch den Zustellnachweis eine bessere Basis für die Zahlungserinnerung.

Peppol für verschiedene Geschäftsmodelle

• B2G: Unverzichtbar für Geschäfte mit österreichischen Behörden (ebInterface-Pflicht seit 2014). Für deutsche Behörden ist XRechnung erforderlich.
• B2B: Zunehmend relevant, auch wenn in Österreich derzeit noch keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht besteht. Die Vorbereitung auf elektronische Rechnungen ist sinnvoll.
• Automatisierung: Wiederkehrende Rechnungen profitieren massiv vom Wegfall manueller Schritte.

Die Zukunft des Peppol-Netzwerks

Die Roadmap von OpenPeppol sieht Erweiterungen für den gesamten Beschaffungsprozess vor. Initiativen wie die Einführung der E-Rechnung in immer mehr Ländern werden die Netzwerkeffekte verstärken: Je mehr Teilnehmer, desto wertvoller das System für alle.

Für österreichische Unternehmen ist Peppol bereits heute essentiell für B2G-Geschäfte. Eine mögliche zukünftige B2B-Pflicht würde die Bedeutung des Netzwerks weiter erhöhen.

Wichtigste Erkenntnisse

1. Zukunftssicher: Peppol erfüllt die aktuellen und kommenden gesetzlichen Anforderungen für österreichische Unternehmen.
2. Sicher: Schützt effektiv vor Manipulation und Rechnungsbetrug.
3. Effizient: Senkt die Prozesskosten um bis zu 80 % durch Automatisierung.
4. Global: Vernetzt Unternehmen über Grenzen und Kontinente hinweg.