XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchst du?

Die elektronische Rechnungsstellung ist im deutschen Geschäftsverkehr des Jahres 2026 längst zum Standard geworden. Nachdem Lieferanten bereits seit 2020 Rechnungen an Bundesbehörden im XRechnung-Format übermitteln mussten, ist die E-Rechnung seit 2025 auch im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht gereift. Zwei Formate dominieren dabei den Markt: XRechnung und ZUGFeRD. Dieser Leitfaden erklärt dir die technischen Unterschiede sowie Einsatzgebiete und hilft dir bei der Entscheidung für das passende Format.

XRechnung: Das reine XML-Format für Behörden

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde vom IT-Planungsrat als verbindlicher Standard für die öffentliche Verwaltung festgelegt.

Eine XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten ohne visuelle Darstellung. Computer können diese Daten direkt verarbeiten, während Menschen eine spezielle Software zur Anzeige benötigen. Die Pflichtangaben einer Rechnung werden in einem definierten Schema übertragen, was die automatische Prüfung und Verarbeitung durch Behörden ermöglicht.

Technische Merkmale von XRechnung

• Syntax: Verwendet UBL 2.1 (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII.
• Leitweg-ID: Jede XRechnung benötigt zwingend eine Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Empfängers innerhalb der Verwaltung.
• Übermittlung: Erfolgt meist über das Peppol-Netzwerk oder Portale wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes).

ZUGFeRD: Das Hybridformat für den B2B-Bereich

ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten. Der Name steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Dieses Hybridformat löst ein praktisches Problem: Empfänger ohne spezialisierte Buchhaltungssoftware können die Rechnung einfach als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig ermöglicht das eingebettete XML die automatische Verarbeitung im Hintergrund. Diese Dualität macht ZUGFeRD besonders für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) attraktiv.

Profile und Konformitätsstufen

ZUGFeRD definiert verschiedene Profile, um unterschiedliche Anforderungen abzudecken:

• MINIMUM: Enthält nur grundlegende Buchhaltungsdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und USt-ID.
• BASIC: Erfüllt die Mindestanforderungen der EN 16931 für eine vollständige Rechnung.
• COMFORT: Erweitert BASIC um Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und präzise Angaben zum Lieferdatum.
• EXTENDED: Bietet den vollen Funktionsumfang für komplexe Prozesse, branchenspezifische Felder und mehrere Lieferadressen.
• XRECHNUNG: Ein spezielles Profil, das ZUGFeRD-Dokumente kompatibel mit den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung macht.

Die Entscheidungsmatrix: Wann welches Format?

Die Wahl zwischen den Formaten hängt primär von deinem Kundenstamm ab.

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Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

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ERP-Kompatibilität und Umsetzung

Führende Systeme unterstützen heute beide Standards:

• DATEV: Verarbeitet beide Formate im Im- und Export für die nahtlose Übertragung an den Steuerberater.
• SAP (Business One / S/4HANA): Native Unterstützung über das Output Management.
• Lexoffice / sevDesk: Automatisierte Erstellung beim Rechnungsversand.
• Informer Invoicing: Ermöglicht es dir, einfach eine E-Rechnung zu erstellen und validiert automatisch gegen die aktuellen Regeln, um Fehler zu vermeiden.

Factur-X vs. ZUGFeRD: Identisch oder verschieden?

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass es sich um völlig unterschiedliche Formate handelt. Factur-X und ZUGFeRD sind technisch identisch. Sie wurden gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelt. Ein in Deutschland erstelltes ZUGFeRD-Dokument (ab Version 2.x) wird in französischen Systemen problemlos als Factur-X erkannt und verarbeitet.

Validierung und Pflichtfelder

Um sicherzustellen, dass deine Dokumente nicht abgelehnt werden, ist die Einhaltung der Business Terms (BT) nach EN 16931 entscheidend.

Wichtige Pflichtfelder im Überblick:

• BT-1 (Rechnungsnummer): Eindeutige Kennung.
• BT-2 (Rechnungsdatum): Pflicht in beiden Formaten.
• BT-44 bis BT-52 (Käuferdaten): Name und Adresse. Bei XRechnung zusätzlich die Leitweg-ID.
• BT-110 bis BT-115 (Steuer): Aufschlüsselung der Sätze und Beträge.

Wenn du beim Rechnungen schreiben unsicher bist, helfen dir Begriffe aus der E-Rechnung Fachsprache weiter. Auch zusätzliche Informationen wie Rabatte oder Referenzen zum Lieferschein müssen korrekt in den XML-Tags abgebildet werden.

Was du jetzt tun kannst

Die technologische Umstellung ist komplex, aber mit den richtigen Tools bewältigbar. Überprüfe zunächst, welchen Anteil deiner Kunden öffentliche Behörden ausmachen, um zu entscheiden, ob eine reine XML-Strategie oder ein Hybrid-Ansatz für dich sinnvoller ist.