E-Rechnung Pflicht: Der vollständige Leitfaden für österreichische Unternehmen

Die E-Rechnung Pflicht ist in Österreich seit 2014 für Lieferanten des öffentlichen Sektors (B2G) etabliert. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen an österreichische Behörden und öffentliche Auftraggeber im elektronischen Format ebInterface ausgestellt werden. Für den B2B-Bereich existiert derzeit noch keine allgemeine Pflicht, jedoch wird eine Ausweitung diskutiert.

Dieser Leitfaden erklärt dir die konkreten Anforderungen für österreichische Unternehmen, welche Formate akzeptiert werden und wie du deine Rechnungen rechtssicher ausstellst. Du erfährst, welche Ausnahmen gelten und wie du dich auf mögliche zukünftige Änderungen vorbereitest.

Die E-Rechnungspflicht im öffentlichen Sektor (B2G) seit 2014

Seit dem 1. Jänner 2014 besteht in Österreich eine verpflichtende E-Rechnung für alle Lieferanten, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Diese Regelung betrifft:

• Bundesbehörden: Alle Rechnungen an den Bund müssen elektronisch im ebInterface-Format eingereicht werden.
• Länderbehörden: Die österreichischen Bundesländer haben die E-Rechnungspflicht ebenfalls umgesetzt.
• Gemeinden: Abhängig von der Größe und den regionalen Regelungen.

Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Umsatz. Sobald du als Lieferant Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst, musst du das ebInterface-Format verwenden.

ebInterface: Der österreichische Standard

Österreich nutzt das Format ebInterface, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dieses XML-Format wurde speziell für den österreichischen Markt entwickelt und ist seit 2014 der verbindliche Standard für Rechnungen an den öffentlichen Sektor.

• ebInterface: Reines XML-Format nach österreichischem Standard, basierend auf EN 16931.
• ZUGFeRD: Wird für den Austausch mit deutschen Partnern genutzt, ist EN 16931-konform und kann in Österreich ebenfalls verwendet werden.

Für österreichische Unternehmen, die sowohl mit öffentlichen Auftraggebern als auch mit deutschen Geschäftspartnern arbeiten, empfiehlt sich die Unterstützung beider Formate. Viele Softwarelösungen für E-Rechnungen unterstützen sowohl ebInterface als auch ZUGFeRD.

Rechtliche Grundlagen in Österreich

Die E-Rechnungspflicht in Österreich basiert auf mehreren rechtlichen Grundlagen:

• Bundesabgabenordnung (BAO): Regelt die Aufbewahrungspflichten und die revisionssichere Archivierung.
• § 11 UStG: Definiert die Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich.
• § 6 Abs. 1 Z 27 UStG: Kleinunternehmerregelung in Österreich.

Die Pflichtangaben einer Rechnung nach österreichischem Recht müssen auch bei E-Rechnungen vollständig vorhanden sein. Dazu gehören Angaben zum Leistungsempfänger, zur UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), zum Entgelt und zum Steuersatz (20% oder 10% bzw. 13% in Österreich).

BAO und digitale Aufbewahrung: Anforderungen an dein Archiv

E-Rechnungen müssen in Österreich nach der Bundesabgabenordnung (BAO) aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Unveränderbarkeit: Jede E-Rechnung muss mit einem Zeitstempel und einer eindeutigen Dokumenten-ID versehen werden.
• Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss in der Lage sein, Rechnungen nach Kriterien zu filtern. Die maschinelle Auswertbarkeit der XML-Daten erleichtert dies erheblich.
• Buchhaltung: Strukturierte Daten ermöglichen einen direkten Abgleich deiner offenen Posten mit deiner Buchhaltung.

Die revisionssichere Archivierung muss den Anforderungen der BAO entsprechen. Moderne Buchhaltungssoftware erfüllt diese Anforderungen automatisch.

E-Rechnung für Kleinunternehmer in Österreich

Kleinunternehmer in Österreich, die von der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG Gebrauch machen, unterliegen dennoch der E-Rechnungspflicht, sobald sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Die Regelung befreit nicht von der Formatpflicht für B2G-Geschäfte.

Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben möchtest, bieten moderne Softwarelösungen bereits heute die Möglichkeit, E-Rechnungen im ebInterface-Format zu erstellen. Achte besonders bei Rechnungen für Dienstleistungen auf alle erforderlichen Angaben.

Ausnahmen und Sonderfälle

• B2B-Geschäfte: Derzeit besteht für den reinen B2B-Bereich zwischen privaten Unternehmen noch keine allgemeine E-Rechnungspflicht in Österreich. Eine Ausweitung wird diskutiert, ist aber noch nicht beschlossen.
• B2C-Geschäfte: Leistungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
• Steuerfreie Umsätze: Nach österreichischem UStG können bestimmte Umsätze steuerfrei sein, dies ändert jedoch nichts an der Formatpflicht bei B2G-Geschäften.
• Gutschriften: Auch Gutschriften an öffentliche Auftraggeber müssen im ebInterface-Format ausgestellt werden.

Grenzüberschreitende Geschäfte und Reverse Charge

Bei Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten gelten die Regeln des jeweiligen Landes. Österreichische Unternehmen, die Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber stellen, müssen das XRechnung-Format verwenden. Für deutsche B2B-Geschäftspartner kann ZUGFeRD genutzt werden, da dieses Format ebenfalls EN 16931-konform ist.

Das Reverse-Charge-Verfahren nach österreichischem UStG ändert nichts an der Formatpflicht: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen weiterhin elektronisch ausgestellt werden, auch wenn die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt.

Für das Peppol-Netzwerk ergeben sich neue Chancen für österreichische Unternehmen, da dieser Standard den grenzüberschreitenden Austausch vereinfacht.

Zukünftige Entwicklungen

Eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht wie in Deutschland wird für Österreich diskutiert. Sollte diese eingeführt werden, würde sie voraussichtlich ähnliche Übergangsfristen wie in Deutschland umfassen. Es ist jedoch noch nicht absehbar, wann und in welcher Form eine solche Regelung in Österreich kommen könnte.

Österreichische Unternehmen, die bereits heute E-Rechnungen für den öffentlichen Sektor erstellen, sind gut auf mögliche zukünftige Änderungen vorbereitet.

Technische Umsetzung: Formate und Wege

Für österreichische Unternehmen sind folgende Formate relevant:

• ebInterface: Verbindlich für Rechnungen an österreichische öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD: Für den Austausch mit deutschen Geschäftspartnern, EN 16931-konform.
• XRechnung: Erforderlich bei Rechnungen an deutsche Behörden.

Du solltest für die Annahme von E-Rechnungen eine zentrale E-Mail-Adresse definieren. Mehr Details findest du in unserem Glossar zur Fachsprache der E-Rechnung.

Praktische Umsetzung mit Informer Invoicing

Informer Invoicing bietet eine Komplettlösung für österreichische Unternehmen:

• Erstellung: Automatisches Generieren von ebInterface-Rechnungen für österreichische Behörden.
• Verarbeitung: Eingehende Rechnungen fließen direkt in dein Ausgabenmanagement.
• Archiv: BAO-konforme Speicherung über 7 Jahre.
• Zahlungen: Nahtlose Integration für die Zahlungsabwicklung.